建筑企业合同管理信息化发展方向分析

倪 婧

（东华理工大学 经济与管理学院，南昌 330032）

0 引言

近年来，随着计算机、互联网等现代科技的发展，信息化时代已经悄然到来，并深刻影响着人们的生产、生活，推动着各行业的转型变革。在这样的时代背景下，面对愈加激烈的市场经济竞争，建筑企业进行了不断深入的信息化建设探索，并取得了显著成效。自国务院印发《中国制造2025》战略文件以来，工业化与信息化引导着现代企业的前行方向，并成为现代企业重要的探究课题。建筑企业本身从属于传统行业，整体信息化水平有限。虽然在“互联网+”战略引导下，建筑企业信息化建设取得了一定成效，但是在转型升级的道路上尚有很长的路要走。合同管理作为串联建筑企业生产经营与财务管理的关键部分，与业务管理紧密相连，其信息化建设亦是相当重要和必要的。在信息化发展的新时代背景下，建筑企业要重视以信息化技术为依托的现代化转型发展，更要将合同管理信息化纳入现代化转型发展战略任务当中，并予以高度重视，以此来提高建筑企业的合同管控水平，促进建筑企业健康可持续发展。

1 合同管理信息化的意义

在市场经济条件下，合同可视作企业间订立的“法律”，有效约束着各方行为，是企业的建设蓝图、理顺业务的抓手、组织延伸的桥梁，直接关系到其切身利益。现如今，企业的经营发展都有赖于业务，业务是其管理的中心，合同是业务的最终落脚点。管理合同就是管理业务交易，而且合同管理本身具有专业性、复杂性的特点，包括合同起草、合同审批、合同签订、合同实施、合同变更等。

科技发展改变了信息化时代格局，“互联网+”战略作为一项重要的国家战略，推动着各行各业的深刻变革，建筑行业亦是如此。将合同管理信息化放在建筑企业信息化转型升级的需求框架下审视，可全面窥探其现实价值及意义，其集中表现在业务协同、闭环管控、穿透管理、预警监测及智能管理等几个方面。具体而言，建筑企业合同管理信息化可实现其与预算管理、资金管理等工作的协同，并将合同管理的各项工作有机串联起来，包括起草、订立、履行、变更等，从而生成良性闭环系统，实现在全业务链条上的可控制、可追踪、可分析、可评价，进而根据相关动态数据反馈发出预警，规避可能发生的风险，保证建筑企业合法利益，并通过高效的智能管理提升工作成效。

2 建筑企业合同管理信息化的现状

2.1 取得的成效

合同管理本身存在内容繁多、信息分散的现实特点。传统手工操作式的合同管理模式涉及的管理部门较多，更在一定程度上造成了合同信息汇总的不便，对合同管理效率、管理质量的提升造成了诸多影响，在很多时候人员操作的疏忽导致了合同重要信息的泄露、遗失，对企业可持续健康发展造成了严重的阻碍。面对信息化时代的到来，越来越多的建筑企业开始认识到合同管理信息化的重要性，并开始立志于“精细化”合同管理模式的打造。建筑企业不仅组织相关专业人员围绕企业合同管理信息化从整体布设、规则制定等角度展开理论研讨，更从实践行动上开展相关系统开发、软件设计工作，极大地促进了我国建筑行业整体合同管理水平的提升。

例如，为了满足广大建筑企业合同管理信息化的需求，致远互联合同管理平台被逐渐引入建筑行业当中。平台通过对建筑企业相关项目、供方、分包、材料、劳务等信息进行数据信息化整合，依托平台自身强大的电子化合同管理功能，打造成极具建筑企业特色的合同数据档案平台，使建筑企业对合同信息的调用更为灵活。此外，该平台依托流程化的合同档案审批、管理优势，还可以辅助建筑企业对合同内容进行审核、论证，并与业务方进行在线签约，大大提高了合同管理效率。此外，中铁建设物资公司在2020 年11月举办的华北建筑产业链创新发展大会上获得了建筑产业信息化建设先锋奖。据悉，自2012 年起，中铁建设物资公司就制定了信息化发展战略，在“互联网+”的作用下研发出了企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）业务系统，实现了包括合同管理一体化在内的业务信息化操控管理。

近年来，建筑企业在合同管理信息化方面作出了巨大努力，建筑行业合同管理信息化整体发展态势良好。

2.2 存在的问题

受各方面现实因素的影响，我国建筑企业合同管理信息化在发展过程中也不可避免地出现了一些问题和不足，对合同管理优化改革造成了一定的负面影响。具体来讲，这些问题可以归结为以下几点。

一是第三方合同信息化管理软件使用效果不佳。个别软件开发企业在进行合同信息化管理系统开发过程中，并未组织人员对建筑企业合同管理流程进行深入研究，只是简单地对建筑企业合同管理需求、特点等进行简单的信息汇总，导致开发出的系统软件存在模板化倾向，在建筑企业合同管理中的适用性不高，无法发挥出软件系统的应有作用。

二是建筑企业欠缺合同管理信息化的准备。合同管理信息化不仅意味着合同管理方式方法的变革，同样意味着合同管理工具的变革，是对合同管理整个流程的重新再造。合同管理信息化的实现需要建筑企业拥有充足的准备，其中不仅包含了财力、物力方面的准备，更包含了人力方面的准备。但反观目前的建筑企业，虽然购置了先进的合同信息化管理软件，开发了极具企业特色的合同信息化管理系统，但缺少既懂建筑工程合同管理业务，又懂信息化技术操作的高级复合型人才，这导致建筑企业合同管理信息化发展出现停滞不前的现实状况，造成了资源的浪费。

3 建筑企业合同管理信息化发展方向及策略

3.1 管理机制趋于动态化

3.1.1 发展趋势

传统工作模式下，建筑企业合同管理暴露出了较为严重的效率问题和风险问题，更深层次揭露了内部协同上的不足。简单来讲，合同管理本身作为一项复杂的系统化工作，伴随着业务的发生与进展实施，与业务管理之间有着紧密的关联性，需要精准切入各环节工作，因而衔接效率甚为关键。此外，合同风险管理集中反映在履约管控和闭环管控上，本质可解读为其与业务执行的协作问题。因此，合同与业务的协同不足将会诱发一系列问题。建筑企业合同管理信息化则提供了有效的协同问题解决思路，引发深层次的理念变革，生成以合同为主导的经营决策价值体系，并由此支持预算管理、资金管理、盈利评估等工作，进而提升管理工作整体成效。

3.1.2 发展策略

未来，建筑企业在合同管理信息化发展的进程中，要逐步建立预算对合同、合同对资金支付的自动化控制机制，并基于结构化的数据支持动态监测合同履约风险，服务经营决策。同时，以业务发展为轴线，打造合同管理全生命周期闭环系统，基于信息化技术支持，将其有机地嵌入整个业务链条上，实现可控制、可追踪、可分析、可评价的动态管理。

3.2 管理制度趋于完善化

3.2.1 发展趋势

建筑企业合同管理信息化重置了相关工作模式，引发了各个操作流程的改变，使传统制度表现出了诸多的不适用，并且凸显了某些方面规制存在的漏洞。建筑企业合同管理信息化发展推动着该项工作的闭环化、标准化建设，对相关工作开展提出了新的要求和挑战。事实上，在当前的语境环境下，建筑企业现行的合同管理规范、流程、标准等章程与信息化主导的合同穿透管理要求尚存较大差距，很大程度上可能会造成系列风险的发生，继而影响企业经营发展效果。为此，随着建筑企业合同管理信息化发展转型，在国家相关部门的引导下，建筑企业合同管理信息化相关规划将得到进一步调整，尤其是源于现实需求的导引，在社会各界的共同作用下，相关配套制度会逐渐向完善化、规范化的方向发展，由此来促使建筑企业尽快通过优化组织结构提升信息化穿透管理能力。

3.2.2 发展策略

在此过程中，建筑企业要结合自身所属行业特点，以信息化穿透管理为着力点，深度解析对合同管理的要求，综合考量各相关要素，做好全方位、立体化把握，编制系列、具体、可操作的制度，配置统一的合同分类分层标准，梳理其在流程、数据及系统等各方面的层次结构，由此将各层次的合同管理统筹起来，为实施穿透管理奠定基础。

3.3 管理标准趋于规范化

3.3.1 发展趋势

在建筑企业系统的合同管理结构中，管理标准作为一类关键的构成要素，是支撑各项管理制度贯彻落地的可执行工具。建筑企业合同管理信息化发展的未来是重点创造一种内部协同的语言，搭建起横跨各职能部门、纵贯各管理层级的交互通道，并有效解决相关运行系统的集成问题，如此才能支撑新型建构制度的落地，提升合同管理信息化的穿透能力。简单来讲，这种语言就是建立的统一的能够覆盖建筑企业合同管理全生命周期的标准。

3.3.2 发展策略

在此过程中，建筑企业要通过结构化的数据表示管理要求，明确合同管理与其他相关管理事务之间的紧密关系，规范合同操作，包括签署、执行等，了解合同过程管理中的核心要素和关联信息，继而梳理清楚其基本定义、技术要求、统计口径等，动态、全面地掌控合同信息，从而为建立建筑企业合同管理信息化平台的数据架构提供依据，促进各环节工作实现有效互通互联。除此之外，建筑企业对合同管理信息化发展驱动的闭环化需求考量，未来还需建立科学的合同全生命周期管理流程标准，为在全面预算管理、成本核算管理及绩效考核管理等工作领域的功能价值发挥提供结构性框架标准，更好地支持上层经营决策。

3.4 管理系统趋于整合化

3.4.1 发展趋势

建筑企业合同管理信息化还将朝着系统整合的方向发展。随着建筑企业信息化转型步伐的加快，建筑企业将逐步搭建起更高水平的信息化管理运行平台，并由此生成内部交织关系复杂的互动通道，为推动合同管理的闭环化，有必要对所有与合同管理相关的系统进行整合，从而提升协同效能，实现信息共享目标。

3.4.2 发展策略

在此过程中，建筑企业需树立“互联网+”战略思维和意识，从全局出发，统筹好经营管理的各环节，并进行统一的梳理和规划，明确各运行系统之间的边界、定位及功能，确定对接标准，以合同的全生命周期为着眼点、立足点，按照科学的发展脉络理顺管理关系，不断消除管理上的断点，逐步减少重复性的人工操作，进而提升合同管理效率及质量。例如，建筑企业根据经营发展需求，认真明确合同管理、物资采购、生产经营等业务系统的功能边界，找准其在整个框架结构中的定位，继而梳理其相互间的协同关系、影响作用，将其有机地统筹起来；建立信息平台、即有统建系统、各单位自建系统中的集成架构，筹划建筑企业合同管理信息化平台总体架构，从而最大限度地发挥合同全生命周期管理的功能价值。

4 结语

建筑企业合同管理信息化发展十分重要和必要，是其适应新时代语境的重要选择，更是自身发展内需的客观要求。作为一项庞杂的系统化工程，合同管理未来将朝着理念变革、制度完善、标准统一、系统整合4 个方向进展。建筑企业要将之嵌入建筑企业发展战略筹划中，全方位给予支持，构建科学的运行系统结构，从而进一步提升合同管理实效。