烟草连锁商贸公司经营管理评审与研究——以某市HS 连锁商贸公司为例

陈 辉

（福建省烟草专卖局（公司）财务处，福州 350001）

0 引言

在实体零售创新转型的大背景下，国家烟草专卖局提出要坚持监管与投资发展并重，始终把防风险、强监管放在突出位置，防范化解投资决策风险和生产经营管理风险。HS 连锁商贸公司作为烟草企业下属的国有全资公司如何加强经营管理，进一步结合创新发展和规范经营情况，建立适应融合发展的制度规范，为企业发展增添动力，成为财务管理亟待探讨的一个重要课题。

1 连锁商贸公司管理评审背景

1.1 连锁商贸公司经营管理特征

烟草行业的连锁商贸公司采用的是直营连锁方式，所有门店在总部的直接领导下统一经营，总部对各个门店的人、财、物及资金流、业务流进行统一管理，在调度资金、经营战略和利用企业整体资源方面具有优势，可以充分规划企业的发展方向。连锁商贸公司普遍具有门店数量多、商品种类多、销量季节性显著、资金流动快、闲置资金比例小及结算和收款方式多样等特点。受到总部流程效率、机构设置、门店人员素质等条件的约束，其规范经营管理的重点一般落在采购与付款规范化、销售与收款规范化、资金及时回笼等方面。

1.2 连锁商贸公司经营管理常见风险

1.2.1 会计核算和监督不到位

连锁商贸公司门店众多，需要财务部门开展高效有序的会计核算工作。随着烟草行业企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）和财务业务一体化进程的推进，信息化系统对提高财务核算效率起到了巨大的促进作用，但仍然存在一些问题：一是连锁商贸公司的信息系统不完善，对系统的应用停留在简单的数字记账上，ERP 系统读取业务信息时无法转换为准确的财务信息，特别是遇到多元组合的促销方式，容易出现业务系统与财务系统数据脱节的现象；二是连锁商贸公司的财务制度不够完善，会计信息处理缺乏操作规程，处理过程随意性增大，财务人员分工不明确，遇到问题无法根据规范妥善解决，导致会计处理结果失真；三是连锁商贸公司由于自身经营的特殊性——经营商品种类多、数量大、门店多，会计进销存核算需要经过多重流程，一定程度上增强了会计信息处理的复杂性。

1.2.2 资金流风险把控不到位

连锁商贸公司的资金流是随着商品实物的转移而引起资金往来的流程，其主要风险如下：一是资金流的内控管理不到位，未开展全面的内控管理工作，内部控制设计不完善，造成财务决策不当，使企业面临较大的财务风险；二是资金流周转不及时，企业盲目进行采购决策，在未深入开展市场调研的情况下进行采购，造成投资浪费和货品滞销，导致资金周转率下降；三是资金的回收管理不到位，商品销售和收款环节管控不足，门店未及时收款或随意进行赊销，导致资金未及时收回。

1.2.3 业务流风险把控不到位

业务流是企业采购物资并向顾客销售商品货物的流程，包括与供应商合作、存货管理、门店销售等环节。其主要风险：一是商品采购过程风险，如商品到库未及时入库确认、供应商未按约定及时供货等，易导致业务流源头失控；二是商品库存管理风险，如商品滞销导致临期、保管不善导致霉变、门店间未按照程序调拨等，易造成实物管理和系统数据脱节；三是商品销售过程风险，如经营过程缺乏流程、规范、表单，门店管理无章可循，管理难度加大，门店发生白条抵库、违规寄售和赊销的问题，导致企业资产损失。

2 连锁商贸公司管理评审的应用

2.1 管理评审的目的

一是保证经营环境符合内部控制强制性要求。内部控制是现代企业规范运行的重要保证，连锁商贸公司必须根据内控要求开展不相容岗位分离、流程管控和制度建设等活动。二是及时开展监督评价工作，系统全面地梳理主要业务流程和资金活动流程，检查和评价经营活动的薄弱环节，评估各类风险发生的可能性和严重性。三是建立风险防范的长效机制，挖掘、研究问题产生的原因并寻求解决办法，为经营发展提供长期的管理服务支持。

2.2 管理评审的方法

根据连锁商贸公司经营活动特点构建评审框架，从制度体系建立情况和制度执行情况两方面开展评审工作。①对制度体系建立情况的评审：注重测试制度的健全性和合理性，从门店管理、采购和付款管理、销售和收款管理、商品库存管理等方面入手，评审制度体系是否完善、制度是否与经营管理实际相匹配、职能设置是否起到牵制作用。②对制度执行情况的评审：以内控流程的符合性测试为基础，找准业务流程和资金流程的关键控制点，采取“重点突破、全面开展”的形式，对重点环节进行实质性测试，选择有代表性的交易事项和管理流程进行穿行测试。最后，汇总各类风险和薄弱环节，形成风险矩阵，进一步分析原因并提出对策。文章接下来以某市HS 连锁商贸公司为例，探讨连锁商贸公司经营管理评审的关键点与方法，研究连锁商贸公司经营环境的风险管理和防控措施。

3 某市HS 连锁商贸公司的管理评审

3.1 公司情况简介

某市HS 连锁商贸公司成立于2005 年3 月，注册资金1 000 万元，是国有全资公司。X 市烟草公司为其控股母公司，持有80%的股份；Y 省HS 营销发展有限公司持股20%。某市HS 连锁商贸公司受X 市烟草公司和Y 省HS 营销发展有限公司的双重管理，公司下设综合部、财务部、营销部、物业部4 个职能部门，是以连锁方式经营零售门店的现代商贸企业，具有完善的组织架构和明确的战略目标。公司库存管理采用1 个总库加32 家分库（门店）的布局，门店间商品调剂通过销售系统进行。在销商品种类较多，日常在销种类约1 300 种，其中卷烟商品约400 种、非烟商品约900 种。商品性质多元，非烟商品采用自营、代销、代购等销售方式，其中自营商品约200 种、代销电商类商品约500 种、代购业务类商品（为集团客户订单采购的商品）约200 种。商品涉及税率多样，增值税率有17%、11%、免税农产品等多个档次。促销方案多样，有买一送一、买二送一、积分兑换等活动形式。

3.2 HS 连锁商贸公司各方面的管理评审情况

3.2.1 制度体系建立情况评审

该公司纳入控股母公司的制度体系管理，按照ISO 9001:2008 和OHSAS 18001:2007 标准、《企业内部控制基本规范》及其配套指引建立内部控制体系。评审发现，该公司制度体系存在以下几类问题：一是内控制度覆盖面不足。该公司已建立涵盖经营目标考核、门店管理、非烟商品管理等内容的制度，但缺少发展战略、人力资源、采购业务、资产管理、销售业务、商品调价等方面的管理规定。二是内控制度的内容不完善，如对门店经营风险点缺乏具体的规定，未对门店间移库寄售作出详细规定，未对促销赠品、换货流程作出详细规定，财务制度对先货后款无相关规定，未制定总账与进销存、银行存款科目与银行对账单等核对要求。三是制度与经营实际不匹配，如销售管理中规定“对外销售实行‘钱货两清’，严禁赊销商品”，但在实际经营中赊销现象无法杜绝，对赊销现象缺乏具有可操作性的规定。各连锁店在交接班或当日销售完成后，必须对库存商品和资金进行盘点，办理交接。实际上库存盘点耗时长，无法每日进行所有项目的库存交接盘点。

3.2.2 业务流执行情况评审

经过符合性测试，笔者发现该公司业务流部分的内控制度未得到全部遵循，如门店商品离店未录入销售系统、门店间移库未经过销售系统登记审核。笔者选择该公司卷烟商品和非烟商品两个主要业务内容进行实质性测试，并对商品出库和门店销售进行穿行测试。对卷烟商品检查后发现商品出库未录入销售系统，而是用字条另行登记；门店间移库寄售未经过销售系统登记审核，导致系统与实物不符；卷烟因滞销或保管不善引起损毁、霉变。对非烟商品检查后发现商品保管不当，影响销售；促销赠品直接从库存实物中列支，未另行入库管理，导致盘点时账实不符。

3.2.3 资金流执行情况评审

经过符合性测试，该公司资金流部分的内控制度未得到全部遵循，如财务总账数据与进销存系统数据未及时核对导致出现偏差，货款未按要求及时入账。笔者选择该公司门店资金结算流程和财务管理流程进行穿行测试。结果发现货款核对时间过长，财务资金监管存在漏洞；赊销情况无法避免；购销业务入账不及时，部分商品购进未及时确认入库。

3.3 管理风险矩阵

根据评审结果，笔者设计了两种类别4 种形态的管理风险矩阵，分别是卷烟商品风险管理矩阵（业务流）、非烟商品风险管理矩阵（业务流）、门店资金结算风险矩阵（资金流）、财务监督管理风险矩阵（资金流），包括结算形态、风险项目、风险点描述、风险岗位、现有制度及不足、防控建议等维度。某市HS 连锁商贸公司的主要风险存在于现行的管理制度与经营实际不匹配、门店资金结算存在货款风险、商品白条抵库、财务监督不及时不到位等方面，矩阵同时列示了具体的管理建议，包括完善收款方式、定期组织盘点、提升存销管理水平、加强赠品管理等。

4 案例对完善连锁商贸公司经营管理体系的启示

上述评审案例是一次立足于连锁商贸公司提升内部控制和规范管理水平、突破传统内部财务监督的有益尝试。进一步总结与提炼该案例中的管理经验，对连锁商贸公司强化内控治理、完善经营管理体系具有一定的启示和推进作用，具体总结如下。

4.1 要依据企业特点构建管理体系

内控的建设是促进企业发展的重要动力。国有企业的规范要求和零售业态的特殊灵活性决定了烟草连锁商贸企业管理上的特殊性，因此连锁商贸公司必须根据企业实际情况制定管理流程，反复测试控制措施和步骤，不断补充和完善管理方式，建立一套能够控制市场经营、财务管理和综合管理等系列风险的内控制度。对于经营实际与制度不匹配的现象，应建章立制或及时修订原有制度，以全面立体的制度体系防控风险。同时，保障企业经营运行高效有序，防止在经营过程中被僵化的制度体系束缚经营策略。还要关注制度的适用性和可操作性，制度修订应结合企业业务特点和作业流程，避免过于笼统或“一刀切”。

4.2 推进业务和财务一体化

业财融合持续贯穿于连锁商贸公司的日常管理工作中，进一步加强财务与业务的深度配合有助于提高企业内控效率。对此，企业可从以下方面入手：一是要实现业务水平提升，通过管理流程的系统固化和操作过程的痕迹化，让所有岗位人员能够清晰地认识到自己的岗位职责，做到每个落实环节、每个修正步骤都有据可查，避免随意调整系统的现象。二是要实现财务水平提升，对财务内控管理机制进行动态化和细致化的管理，既要做到核算准确，不失管控，及时全面反映经营活动，确保资产资金安全；又要做到严格规范，不失灵活，在保障规范经营的基础上，与业务实际紧密结合。业财融合的重点在于财务管理要定位准确，不失大局，基于市场化、竞争性的企业要转变财务工作思维，由关注账务转变为注重企业经营状况，立足全局为决策层提供财务支撑，从记账控制型财务转化为价值创造型财务。

4.3 加强日常自查和风险评估

利用日常自查，及时解决积存的“疑难杂症”，化解管理风险。一是要核查数据，对业务系统、财务系统之间存在的异常数据定时组织相关人员逐项核对，查找差异形成原因，及时解决已经发现的问题，避免因时间延续造成问题积累扩大。二是要核查流程，挖掘流程中隐含的风险，将风险矩阵中的管理建议融入实际经营工作，加强节点管理，优化工作流程，以事前研判和风险防控代替事后追责。

4.4 加强人员队伍培养

面对现代经营模式的不断变化，连锁商贸公司要快速发展，离不开专业化、高素质的人才。一是要加强对员工队伍的职业培训，对店长、店员要进行相应的连锁店经营技巧、规范管理知识等方面的针对性培训，使员工整体素质不断提高。二是要探索引入“职业经理人”，打破垄断企业特质，通过公开市场寻求合适的专业人才，带领队伍积极成长，以满足开拓市场、开展业务的需要。