行政事业单位内部控制情况分析

罗伟伦

深圳市居民家庭经济状况核对中心 广东·深圳

一、引言

长时间以来，行政事业单位资金使用的稳定性，以及收支业务的规范性都比较好。因此，行政事业单位的内部控制建设较为缓慢。行政事业单位建设科学合理的内部控制体系，可以保证各项业务活动顺利开展，避免违规现象，促进行政事业单位可持续发展。因此，行政事业单位需要认真对待，不断完善内部控制体系。

二、行政事业单位内部控制的重要性

1.有利于增强公信力

行政事业单位规范地开展各项业务活动，是政府部门增强公信力的重要途径。如果行政事业单位缺乏监督，没有制度约束，容易出现决策失误。只有建立完善的内部控制制度，才能规范行政事业单位的业务活动，同时增强政府部门的公信力。

2.有利于理顺内部运行机制

行政事业单位通过完善内部控制制度，对业务活动进行风险评估，理顺内部运行机制，防范各种风险问题。通过加强内部控制建设，行政事业单位能够完善各项运行机制，强化内部管理，减少人为操作的空间；同时，促进各项业务活动有序开展，减少违规问题，营造风清气正的工作环境。

3.有利于提高决策准确性

部分行政事业单位不重视内部控制建设，造成单位运营混乱，管理决策较为随意，面临较大的风险问题。内部控制制度弱化，给行政事业单位发展造成了较大阻碍。行政事业单位加强内部控制建设，通过风险评估等方式，及时排查风险和漏洞。特别是重大决策，必须经过集体研究，进行充分讨论和可行性分析，使管理决策更加科学合理，避免重大失误。

三、内部控制情况分析

根据财政部门的相关要求，行政事业单位每年需要填报上一年度的单位内部控制情况。此外，财政部门还要对部分单位开展现场检查，进行深入了解和沟通，查阅纸质与电子资料。财政部门和上级主管部门对内部控制建设的要求越来越高，不仅要求书面评审，还需要现场检查，从而全面地掌握行政事业单位的内部控制建设情况。

1.重视内部控制制度建设

许多行政事业单位都制订了内部控制工作方案，不断规范经济活动和业务活动，以信息系统为支撑，突出重点领域、关键岗位的内部控制，逐步将内部控制对象从经济活动拓展到全部业务活动。

按照财政部门的相关要求，行政事业单位应该建立权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力、管理科学的内部控制体系。同时，应该充分重视内部控制制度建设，完善内部控制制度，涉及预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、合同管理、建设项目管理等经济活动，把内部控制融入各项经济活动，保证各项工作顺利开展。

2.加强风险评估

行政事业单位开始重视内部控制建设，并开展风险评估工作；通过风险评估，对单位的组织架构、运行机制、关键岗位、制度体系、信息系统、预算收支、政府采购、国有资产、建设项目、合同管理等业务，进行全面梳理，编制了风险清单；通过制度文件检查、凭证抽取、访谈调查、大数据分析等风险评估方法，对单位层面和业务层面的相关风险，以及风险应对方式进行分析，全面排查风险点，综合评估行政事业单位的风险管理水平。同时，针对存在的问题及风险点，进行原因分析及研讨，提出整改意见；结合工作过程中出现的问题，对内部控制制度进行完善，堵塞管理漏洞和制度漏洞，提升内部控制管理水平。

3.内部控制成果显著

（1）单位组织方面。召开内部控制工作会议，提升全体员工对内部控制的重视程度；起草了内部控制学习与落实检查方案，明确内部控制学习计划和内部控制落实检查制度，推动各项工作规范化、制度化。

（2）内部控制制度建设方面。大力推进内部控制制度建设，起草了内部控制关键岗位说明书、员工轮岗制度、合同管理办法、固定资产及物资管理制度、政府采购管理办法等，规范了业务标准和流程。

（3）信息系统管理方面。对公共财政资金管理系统进行了优化升级。

（4）内部控制业务层面。对财务管理制度进行了修订，完善了报销流程，以及公务卡使用及印章管理制度。

（5）政府采购方面。修订了服务和货物类政府采购管理制度，明确流程步骤和采购小组职责，建立供应商评价机制，制定采购档案归档清单，并编制流程图。成立采购管理小组，完善了政府采购项目验收报告的格式，由采购管理小组组织采购项目履约验收和供应商履约评价，为采购工作提供组织保障。

（6）资产管理方面。修订了固定资产管理制度，规范资产管理业务，严格按照财政部门的相关要求，每年对固定资产进行盘点并出具资产报告；出纳每日盘点现金，财务负责人每月进行一次现金盘点检查，完善现金管理，预防风险。此外，还完善了资产领用、资产保管、维修维护、资产卡片、资产标签等内容，建立了物资盘点机制，定期进行盘点并建立台账。

四、行政事业单位内部控制存在的问题

1.内部控制意识不强

内部控制贯穿行政事业单位各项业务活动的始终，具有重要作用和意义。然而，部分单位对内部控制的认识不足，认为只要做好业务工作就行了，对内部控制工作不够重视、不够了解。有些单位认为内部控制工作就是财务风险防范工作，认为只要交给财务部门就可以，和其他部门没有太大的关系。

其实，内部控制是一项全局性工作，不仅仅是某个部门的工作。内部控制涉及的范围非常广、内容非常丰富，需要行政事业单位增强内部控制意识，给予足够的重视，这样才能真正地做好内部控制工作。

2.轮岗制度不完善

内部控制体系中的一项重要内容就是关键岗位的轮岗制度。预算业务、收支业务、政府采购业务、国有资产业务、建设项目业务、合同业务等岗位，需要建立轮岗制度，并定期进行轮岗。很多单位的轮岗制度不完善，存在较大的风险隐患。

（1）部分单位对轮岗工作不够重视，没有制定相应的轮岗制度。

（2）部分单位虽然制定了轮岗制度，但是由于人手不足等原因，没有严格落实。

（3）部分单位的轮岗记录表不完善，难以满足内部控制工作的相关要求。

（4）部分单位的规模较小，人员有限，不具备轮岗条件，但是也没有建立专项审计机制。

3.合同管理有待加强

部分行政事业单位的合同管理制度需要进一步完善，并建立关键管控点的相关制度。一些单位在合同管理的过程中，没有设置专门岗位和安排专人，对合同进行分类、编号、跟进、检查、保管。很多单位的合同签订由业务处室办理，并由管理人员签字，没有法律顾问审查等环节，不符合内部控制的相关要求。

4.信息化建设滞后

行政事业单位加强信息化建设，有利于提升内部控制管理水平。通过信息化手段，让内部控制管理覆盖单位的日常工作，让内部控制发挥更大作用。行政事业单位的内部控制信息化建设，主要包括以下几个方面的内容。

（1）单位内部控制信息化的覆盖情况，有多少业务工作能够通过信息化手段来完成。

（2）单位内部控制信息化的模块联通情况，各个业务活动的信息化模块能否通过系统进行联系。

（3）是否连接了会计核算模块，内部控制信息化是否涉及财务核算工作。

现阶段，大多数单位都运用信息化手段，积极开展业务活动，但是在信息联通、信息化监管等方面还存在不足。

5.内部控制应用有待加强

很多行政事业单位虽然建立了内部控制体系，但是在应用和落实方面还存在很多不足，甚至存在应付上级部门检查的现象。尤其在人员选拔任用及监督问责方面，没有将内部控制工作情况作为重要参考。

五、行政事业单位内部控制的优化建议

1.高度重视，落实责任

内部控制是一项专业性较强的工作，许多行政事业单位不够重视，导致内部控制建设滞后。因此，行政事业单位需要积极转变思维观念，管理人员要发挥带头作用，积极落实内部控制工作职责。

行政事业单位可以要求各部门签订内部控制责任状，将内部控制工作责任落实到人。同时，还可以建立内部控制考评体系，定期对各部门和各岗位进行考核，对内部控制工作成效较好的部门和岗位进行奖励，对工作成效较差的部门和岗位进行处罚。

2.自查自纠，加大执行力度

行政事业单位需要根据内部控制工作情况，针对存在的风险问题、薄弱环节等，进行自查自纠，加强整改，加大内部控制执行力度。

（1）对关键岗位实施轮岗制度，主要包括预算业务、收支业务、政府采购业务、国有资产业务、建设项目业务、合同业务等岗位。同时，规范轮岗记录表，从而满足内部控制要求。针对不具备轮岗条件的关键岗位，必须采取专项审计等措施，对内部控制关键岗位的经济活动进行专项审计，确保关键岗位的工作人员严格履行职责。

（2）进一步规范合同签订程序，合同签订应该由相关部门把关，增加法律顾问审批环节。

（3）重视内部控制工作，定期举行内部控制会议及培训，并形成会议纪要和培训记录。

（4）完善内部控制制度和流程图。完善预算管理制度，增加决算编报流程图；健全国有资产管理制度，增加无形资产管理内容。

3.完善内部控制机制

行政事业单位为了提高内部管理水平，规范内部控制，加强廉政建设，应该遵循全面性、重要性、制衡性、适应性等原则，不断完善内部控制管理的各项制度，并严格按照制度要求，开展各项管控工作。

（1）单位人员要加强对内部控制的学习和培训，全体员工应该积极参与内部控制工作。通过加强宣传和培训等方式，让全体员工熟练掌握内部控制的相关要求，积极转变管理理念，合理地运用内部控制方法，从而建立系统、规范、高效的内部控制机制。

（2）进一步完善责任机制，将内部控制责任落实到具体部门及人员，并纳入岗位考核范围，促进内部控制工作深入开展。

（3）强化财政部门、审计部门、主管部门和社会公众的监督作用，不断完善内部控制建设。

（4）加强对内部控制人才的培养和储备。财政部门应该积极举办内部控制培训及交流会，可以在每年的内部控制评价结束后，选出几家优秀单位作为示范。

（5）优化业务流程，建立相互监督、相互制约的工作模式，加强内部稽核，对各项业务、各个环节进行全过程监督，做到事前有防范、事中有控制、事后有监督，从而完善内部控制体系。

（6）加强内部控制信息化建设。建立完善的信息系统，实现内部控制信息化全覆盖。

4.促进内部控制工作常态化

内部控制贯穿行政事业单位所有的业务活动，只有把内部控制工作当作日常工作，才能真正落实内部控制工作，充分发挥内部控制的积极作用。行政事业单位的各部门在日常工作过程中，需要将内部控制措施和业务工作进行有机结合。

尤其是在重大项目建设和管理决策的过程中，行政事业单位要充分运用内部控制措施，排查风险点和问题隐患，让内部控制覆盖所有业务流程和工作岗位，避免管理盲区。

5.建立联动机制，强化内部监督

行政事业单位需建立内部控制工作小组，确立内部控制牵头部门，全面负责内部控制工作，加强内部控制培训，建立各部门之间的联动机制，强化内部监督，对各部门的内部控制工作情况进行考核，并出具内部控制报告。

各部门要明确内部控制责任人，落实单位的内部控制工作方案。加强部门沟通和协调配合，共同推进内部控制工作。对于涉及多个部门的内部控制措施，需要形成管理合力，避免互相推诿的情况发生。

此外，行政事业单位还可以建立检查制度，定期抽查各部门的内部控制工作情况，及时发现和解决内部控制问题，加强内部监督，避免风险扩散。通过建立内部控制联动机制，各部门应该同心协力，加强内部控制建设，促进行政事业单位稳定发展。