高校迎新系统建设方案——以上海民航职业技术学院为例

文/上海民航职业技术学院 谭晓东

每年9月左右的高校迎新，是一项重要的工作，人员众多、流程复杂，涉及职能部门广（招生办、学生处、教委处、财务处、宿管办、信息中心、后勤保障处）。很多高校都在积极布署智慧校园建设工作，而大数据存储、保管、应用等功能为智慧校园建设创造极大的价值，迎新管理系统是智慧校园建设的一个基础平台，为推动智慧校园建设提供了良好的基础数据服务和平台支撑。

一、系统功能描述及架构实现

迎新系统主要是迎新当天学生通过统一认证快速、无误地办理已设计好的迎新环节，省时省力，快速统计报到率，提高迎新效率。系统主要对应两大角色，分别是管理员和学生，管理员又分校管理员和系部管理员。

（一）校管理员功能描述（系统最高权限）。1.公告发布。在学生登录终端首页发布迎新相关细节，如将办理流程、联系方式、报到须知等供学生查阅参考。2.基础数据维护。维护迎新批次：每年至少一个批次，如2021年9月迎新；维护新生基本信息，如姓名、身份证、联系方式、录取专业、班级等信息录入，并可新增、修改、删除、查询等；维护录入专业、班级、辅导员等相关信息，并可新增、修改、删除、查询等。3.迎新环节设置。设置迎新各个环节，如到校报到（身份确认）、财务缴费、绿色通道、院系报到、住宿办理等，并决定是否启用。4.环节明细设置。财务收费的各项明细，如学费、住宿费、军训费、服装费、国防教育活动费等；绿色通道明细，如家庭困难、申请缓缴。5.迎新办理授权。具备所有迎新环节办理权限，可为资助中心、财务处、各院系现场办理业务的教师授予相应的办理权限或权限撤回，同时予以各系部查询功能权限。6.所有统计查询。学生登录系统、全校报到、系部报到，各环节已办理或者未办理查询、统计等。

（二）系部管理员功能描述。1.基础数据查询。系部新生基本信息查询，系部新生班级名单查询等。2.统计查询。系部报到情况、系部各环节办理或者未办理查询、统计。

（三）学生端功能描述。1.公告查看。系部新生基本信息查询，系部新生班级名单查询。2.基本数据维护。学生可查看自己的基本信息，修改密码，补录其他信息，如个人证件照、家庭成员信息、兴趣爱好等。3.在线缴费。可在系统在线缴费，包括学费、住宿费、军训费等，也可在学校微信公共号缴费，两边实时同步，保持一致。4.绿色通道申请。迎新前可登录系统申请，申请时上传相关资料，教师在线批准。

（四）系统架构实现。系统采用B/S架构，在WEB浏览器端进行操作，在学生收到录取通知书时，附上迎新系统登录方式。系统认定身份证号为唯一认证标准，避免了用户数据泄露，信息安全方面具备一定保证。

二、迎新流程和系统功能实现

（一）迎新流程。迎新流程设计是保证整个迎新过程有序、高效顺利完成的最重要保障。以上海民航职业技术学院为例。首先是到校现场身份确认，通过身份证或者人脸识别技术确认新生身份，然后根据是否缴费情况安排后续流程。如果新生已缴费，则直接去院系报到。如果未缴费，现场缴费或者申请绿色通道。完成后再去院系报到，完成院系报到后，可入住学生公寓，整个流程结束（见图1）。

图1 迎新流程图

（二）迎新系统功能实现。1.迎新准备。首先从招生办拿到数据后，按照系统模板整理好学生信息、专业信息、导入系统，并完成分班任务，设置迎新批次、收费标准、绿色通道、迎新环节、迎新流程等。2.迎新发布。校管理员将相关通知公告、办理流程、联系方式、报到须知等上传至系统供学生查阅参考，且自己可以编辑、删除、修改、设置截止日期等。3.迎新环节、流程设置。校管理员设置迎新环节：到校报到（身份确认）、财务缴费、绿色通道、院系报到、住宿办理等，并按照迎新流程图设置事务办理顺序，现场办理时必须按照流程顺序为新生办理。4.缴费数据同步。在迎新当天之前，要准备好缴费数据，已缴费学生在“财务缴费”环节应显示“该环节已完成”。可以使用两种方式来完此次操作。第一种，迎新系统与财务系统使用ODI技术或者WEB service 技术做集成，以学生基本信息为桥梁，系统后台提取数据库字段，把学生收费标准情况同步到迎新系统。迎新当天，学生在财务系统中进行缴费。迎新系统根据财务系统传递过来的实缴金额，与学生应缴金额进行比对，匹配则缴费成功，否则返回错误信息。财务系统网络安全方面要求极其严格，这种方式是双系统对接，有一定的网络安全风险存在，系统缺少很高的网络安全“等级保护”，不建议实施。第二种，财务系统中设置缴费截止日期，截止日期必须在迎新现场之前，截止到财务缴费系统自动关闭，导出缴费信息，按照迎新系统中模板手动处理数据后，导入迎新系统。这种方式虽然耗费一定人力和时间，但是网络安全风险相对很低。5.编码规范。为了规范基础数据标准，保证基础数据在采集、处理、交换、传输过程中遵循统一的规范，保证信息的唯一性和适用性，消除“信息孤岛”，最大限度实现校内信息资源的共享与交换，系统建设过程中必须遵循相应的规范，遵循唯一性、可扩展性、规范性3个原则。

三、现场报到

迎新当天，现场人流大，时间紧迫，事务繁忙，现场业务办理人员面临很大的工作压力。数字迎新的同时结合人脸识别技术，加速了办事效率。

在迎新现场各个需要办理业务的计算机上配备二代身份证识别器，学生办理时，只需刷身份证系统就会弹出对应学生个人信息，包括身份证号、专业、班级等等。然后马上自动跳转至此人办理页面，每个办理环节均如此，且现场办理的流程的系部管理员可在当前页面上看清该生上个迎新流程是否也办理，如未办理，提醒该生返回上一流程办理，如已办，点击确认，学生即刻进入下一流程。

数字迎新能快速无误地处理业务，但是地理环境、设备组装、人员配置、网络布线等因素受局限，在数字迎新的基础上，结合人脸识别技术，通过移动APP实现移动迎新，双管齐下，移动和PC端可以同时进行且互不影响，更加高效、快捷，并且实现移动办理，保证顺利完成迎新工作。

迎新前通知新生完成手机端APP注册，通过人脸识别技术生成专属自己的迎新二维码。迎新报到时，到系部迎新办理人员手机端扫码即可。

教师手机APP端，需要提前以院系迎新办理人员身份注册，办理现场识别生成专属二维码，查询学生缴费信息，如果已缴费，且学生已上传院系所需资料，则点击学院报到办理，完成该生报到。该过程移动端和PC网页端实时同步。在不影响正确性的情况下，极大提高了迎新办理效率。

四、迎新统计

系统将各类信息根据不同条件进行统计分析。可根据新生报到情况、系新生报到明细、新生缴费、绿色通道、报到前缴费、现场缴费等查询现场办理情况，各二级学院可查看本学院的现场报到情况。同时学院定制设计了校园迎新大屏，业务管理部门可以通过大屏查看新生报到的全景数据图（如图5.2）。通过LED大屏，学校相关部门、新生及家长都可以实时了解报到情况，实现新生信息数据的统一管理、集中共享和报到实时大数据可视化，系统实时汇总信息，同时也为管理和决策提供了依据。依托数据平台产生的大数据，实时掌握迎新数据，及时调动资源，保障迎新过程安全、有序。系统还按照查询条件生成对应的柱状图、饼状图等（如图2），所有查询结果可通过EXCEL表格形式导出，方便工作需要。通过这样的数字化迎新，极大提高了迎新工作质量和效率，更彰显了学校以学生为本的人文关怀和服务意识。

图2 迎新统计柱状图

五、结语

信息化技术的发展为高校各项业务提供了高效便捷的方式，也促进了高校教育信息化的改革，加快智慧校园建设，真正让数据跑起来，为学校开展后续工作奠定良好的基础，继而提升学校的服务水平，实现信息资源共享。通过信息化系统的实现，加强各部门之间的协作，保证学生各项数据在各个环节的一致性，为后续学生在校期间教育管理工作提供了准确的数据源。