基于构建社会救助体系下如何做好档案工作探析

摘 要：近几年，各部门都在为完成职能转型而努力，民生问题也越来越受到政府部门的重视。其中，社会救济是我国保障体系中的最后一道防线，也是政府维护公民权益最根本的方式，是建立社会安全体系的重要组成部分。民政部门作为政府的核心力量，承担着大部分的社会责任。在整个城市的社区救援工作中，涉及许多经济和其他社会资源，需要进行详细的记录，因此，档案管理成为一个新的课题，在今后的工作中，需要建立相应的管理体系，更好地为社会提供相应的信息管理。

关键词：社会救助体系；档案工作；有效策略

社会救助档案是我国社会福利制度运行的客观依据，也是我国实行“救济金”制度的重要依据。加强社会救助档案的工作，是维护公民的合法权利、促进社会救济工作依法行政、促进社会救济工作可持续发展的内在要求，是构建社会主义和谐社会的重要内容。社会救助管理机构要以社会救助档案规范化、信息化、专业化为指导，在实施制度、政策、软硬件装备、专业人才等基础上，进一步加强对社会救助档案的管理与使用，从而确保社会保障档案得到完善管理、规范保存、正确使用，以发挥其在社会救助管理与构建社会就业、社会保障于一体的强大社会保障制度中的功能。

一、加强民政部门社会救助档案管理的重要性

民间救济是指对生活条件不能保障生活质量，或有特殊困难的个体和家庭，实行社会救济，保障其基本生活权。社会救助主要包括大中城市最低生存保障、特殊家庭困难供养、大中城市中贫困者的临时救济以及乡村紧急救援等，是保障民生的最后一道保障。近几年，在扶贫工作中，城市扶贫工作发挥了实实在在的“保”功能，帮助群众逐步增加，民政部门的社会救助资料也在逐步增加。中共中央办公室、国务院办公厅印发《有关增强和改善新趋势下归档管理工作的若干意见》（中办发〔2014〕15号），指出要加强档案工作。各单位档案部门要把涉及老百姓切身利益的各类文件资料集中归档，并根据相关法律法规管理、使用和转移。加强行政职能，为维护人民利益，提供更加有力的保证。《吉林省社会救助家庭经济状况审核档案管理措施（试用）》（吉民发〔2017〕71号）是吉林省民政厅和吉林省档案馆联合制定的文件，对存档范围、存档条件和清理方式、档案管理和使用、档案信息化建设等各个方面都有清晰的规定。建立健全民政社会救助制度，不仅是满足人民生活需求的客观需求，也是推进我国新型社会救助制度重要举措。

二、民政部门社会救助档案管理存在的问题

1.对档案管理工作不够重视

当前我国的社福档案保存工作存在着“重服务、轻归档”的误区，對档案工作的重视不够，也没有注意把握归档知识和档案保管的原则。另外，一些地方的领导认为档案归档是很普通的日常工作，对其不够重视，导致档案管理不规范问题。

2.档案管理制度不够完善

民政部门的社会救济计划覆盖范围很广，而且有大量的文件材料。这些年，虽然各级民政部门已经逐步建立了相应的文件管理制度，但在民政机关的档案管理中却存在着一些问题。例如，各项规章制度的具体作用尚未充分体现，缺乏操作性强的档案管理规章制度、服务指导书等，缺少档案数字化管理系统、档案管理的应急措施和服务规范，无法满足当前民政部门社会救助档案的实际需要。在档案接收处理中，由于档案信息不精确而导致档案信息遗漏、不完整乃至出错，严重影响档案的使用。

3.档案管理人员管理意识和业务素质有待提高

档案工作人员缺乏认识，缺乏对档案管理和建设方面的专业技能，一些档案工作人员认为，档案工作就是对相关的信息资源进行收集、整理，不理解怎样才算是一套科学严谨的管理体系。档案保管者的个人素质直接关系到档案的利用和管理质量，必须提高档案管理人员的综合素质，提高其使用的规范性、科学性和效率，提高其使用的质量和效率，从而最大限度地发挥社会救助档案的作用。

4.档案利用率不高，服务功能不强

民政部门的社会救济工作具有高度的特殊性，涉及机构众多，资料种类繁多。在实际的存档和使用中，在各部门管理上都存在很大的问题，无法将需要经常使用的资料集中在一起，服务功能不强，造成极大的不便。例如，想要查询档案，需要花费大量的时间和精力。此外，由于某些特殊情况导致档案缺失、遗漏，使其资源的利用效率下降，从而产生一定的负面影响。

三、基于构建社会救助体系下如何做好档案工作

1.为社会保障工作提供优质、高效的档案利用服务

搞好社会救助档案工作，最重要的是要利用好档案资料，发挥其应有的作用。社会救助工作要坚持管理中心、业务中心的工作思路，在使用好社会救助档案上下功夫，积极推进对社会救助档案等信息资源的有效利用，让社会救助档案服务工作更好地为社会救助管理工作、为社区稳定发展提供信息服务。一是，为人民群众服务。参保人凭有效证件到办理窗口或在柜台查询本人的社保资料，或是通过触摸屏幕，完成对数据的查询。二是，为单位员工提供优质的产品。主动掌握各单位对社保资料的需求，为其提供高效的社会救助信息。同时，负责相关业务的调整，确定离退休职工基本信息，企业年金移交工作，为保障参保人员的权益，开展法律咨询等方面的工作。

2.加强组织培训，提升档案管理人员素质

在我国开展的民事部门社会救济工作中，档案种类越来越多，内容也越来越丰富。新时期的社会救助工作要求档案管理人员必须具有较高的专业知识和技能，能够运用先进的技术手段进行管理。首先，通过培训各种不同的知识，提高其管理水平和职业素养，指导其学习与社会救助相关的法律法规、政策文件，以及与之对应的民政历史、民政实务、民政管理等知识，以便更好地体现其实用性和超前意识。其次，要合理举办档案管理知识培训，促进档案管理人员相互学习，为今后进一步强化社会救助档案管理工作打下坚实的基础。最后，确保在册工作人员具有较高的综合素质，加强其社会责任感，还要加强县级市和各乡镇（街道）由专职档案员组成的档案管理网络建设，保证社会救助档案管理工作稳定开展。此外，必须加强档案工作人员的保密意识，对机密档案和不能外泄的信息进行保护。

3.完善管理制度，保障档案管理制度落到实处

坚持规范化工作是开展民政部门救助档案工作的重要依据，建立健全档案管理制度是对其工作的主要保障，在深入、认真地贯彻落实《档案法》的同时，健全民政社区救助档案的相关法律法规，同时对相关的行政制度进行了探讨研究。一是，为满足新时代的需求，结合民政工作的实际需求，及时对档案工作中的相关规章制度进行修改和更新，并对各项工作进行规范化管理，并建立严密的保密体系，确保救助档案的完整性和保密性。依据《民政社会救助文件》，严格实施管理工作，不仅要保证其各项工作符合法律规定，还要努力朝国家标准、规范性、科学化、信息化方向迈进。同时，对日常的文件进行查阅、存档、借阅、管理、保密、转移、销毁等工作时，要根据我国社保工作要求规范化操作，使我国的社会救济工作更加完善、全面、真实。

4.提高档案利用效率，注重档案管理信息化建设

要充分利用好民政社区救助档案，就需要加强档案管理信息化建设。一是，建立现行的民政救助对象（城市最低生活保障对象）、特困供养对象、临时救助对象；紧急救援等资料库及网上可查询的机制。二是，在机关建立社会救济金档案管理组，及时了解政府和社会救济对象的增减情况，确保年度更新，实行动态的监督。三是，完善社区民政系统的数据资料输入和处理功能，集中各部门的档案资料，不仅可以减少收集整理的时间，还可以提高档案的利用率。四是，精简档案归档利用中一些不必要的程序。例如，在逐级审批中镇（街区）档案管理工作人员重复记录的个人救助信息等，从根本上精简档案管理、归档利用的过程，提升民政社区救助档案资源的准确度和完整度，提高救助档案资源的使用率，以适应经济社会的需要变化，提高档案利用质量，更好地利用档案职能，为全面建成小康社会目标提供必要的保障。

5.建立社会救助保障对象数据库，加强信息化管理

信息时代，应加强对民政工作的重视，建立社会救助保障对象数据库，建立专业的社会救援保障工作队伍，确保对社会救助对象的增减情况及时了解，实现每日的动态监测。对辖区内的救济者进行现场评估，完善登记和管理制度。社会救助档案管理人员要提高自身素质，积极应对突发事件，提高服务质量和服务水平。

６.加强档案管理人员的保密意识

对被救助人提供的资料要严格保密，不得以职务之便，将社会救助人员的个人资料随意公开，严格按照救助要求公示内容。档案工作人员要自觉遵守有关法律法规，要有较强的责任感和保密意识。同时，要经常更新社会救助对象的相关信息，确保数据的准确性。

7.社会救助单位要坚持依法管理救助档案

我国的社会救济工作存在着较大的独立性，其行政自治权应当是在法律的框架下实现。档案管理人员要了解法律，遵守法律，严格履行《档案法》规定的法定职责，为救助档案管理提供法律依据。一是，要搞好社会救济金的管理工作，要按照法律规定进行管理。各级各部门要重视和扶持救助档案工作，把档案工作纳入机关的年度发展计划，在经费、人员和组织上给予充分重视。二是，要把档案工作列为救助工作的重中之重，要早安排，要有方法，要抓落实。三是，要制定一套科学、合理的评价体系，确保各项工作落实到位，推进社会保障工作顺利进行。在全国救援计划的年度检查与验收中，要对其进行定期监管，并将其纳入全国范围内的评价体系之中，明确评价的标准和方式。

8.建立多元化、复合型社会救助专业人才开发体系

建立多元化、复合型社会救助专业人才开发体系，就需要一支具有高素质的人才队伍。社区救助工作是具有一定专业理论和专业技能的综合性工作。首先，加强救助档案管理人员的思想意识、知识储備、技术能力的培训，提高他们的专业能力和综合素质。其次，要建立健全的、多样化的、复合型的社会救济学专业人员培养机制。不仅要将社会救助工作作为整个民政部门发展计划的重要内容，还要将社会救助工作档案资源与社会资源结合起来，形成覆盖企事业单位、社区、高校团体等多元化的社区救助工作培训体系。最后，要构建适合社会救助档案管理人员发展的激励和评价体系。从社会化的视角出发，对其进行职业能力分类和报酬分配，构建一套完善的工作激励和岗位评估体系，为社会救助工作者提供更广阔的发展空间。

9.保证档案信息化管理的安全及规范性

在社会救助领域工作中，为提升档案管理的全面质量，需要不断构建智能化和信息化的档案管理工作，同时通过档案与信息化技术融合，以实现救助档案管理的安全和标准化建设，从而全面提高社会救助档案信息资料的质量。

第一，针对社会救助信息系统来说，在系统构建时需要建立保障制度，并通过档案数字化构建质量和安全管理体系规范，以保障各项任务都有章可循，从而提升社会救助信息系统档案的全面性和安全性。

因此，在社会救助管理系统建设中，因为操作权限有限，在信息技术应用上极易发生相互混淆的情况，从而严重损害了社会救助管理系统资料的安全性，但通过对其安全规范的有效管理，能够减少这些情况的发生。同时，在档案权限明确的条件下，还能够有效提升档案信息的质量。

第二，在档案信息化建设工作中，针对电子文件建立多样化的存储介质，以减少电子文档的长期存放而发生损毁的可能性。

第三，根据档案数字化管理安全要求的具体分析，制定文档安全控制方法，切实提高社会救助系统档案管理的质量，并推动了工作的稳步开展。

第四，为确保所有服务安全、平稳进行，应当提高民政部门的信息化水平，不断吸纳高级技术人员和高水平的管理人才，以便更加充分发挥社会救助档案信息化管理的优越性，并以此为救助工作的可持续开展提供保证。

四、结语

随着社会的发展，社会救助的方式必然更加多样化，因此有关部门要持续进行改革，转变原有的观念和习惯，在今后的社会救济工作中，坚持探索创新，寻找更加新颖、更加适合社会救济事业发展的方式，充分利用救助档案，保证其真实性和完整性，为今后的社会救济工作开展提供参考。

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（作者单位：菏泽市救助管理站）

作者简介：邵敏（1980—），女，汉族，山东菏泽人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。