煤炭企业实施财务共享服务的风险防控对策探讨

李亚楠

(平顶山天安煤业股份有限公司 计财处，河南 平顶山 467000)

1 财务共享服务及风险简述

结合国际财务共享服务管理协会(IFSS)对财务共享服务的相关论述，可将财务共享服务界定为：利用流程化、标准化的方式，对企业的组织结构进行优化，以实现降低财务管理成本，提升财务业务效率的一种财务管理信息化模式。财务共享服务普遍具有以下五个基本特点：一是专业性；二是规模性；三是服务性；四是技术性；五是效益性。

风险主要是指某种特定危害事件发生的可能性以及发生后可能产生不良后果的严重性。财务共享服务风险主要是指企业在构建和实施财务共享服务的过程中，受一些不确定性因素的影响而造成财务共享实施效果难达预期或者给企业带来不同程度经济损失的可能性。财务共享服务风险主要具有以下三方面的特点：一是风险可能会发生于财务共享的规划设计、组建实施、运营管理等各个阶段，具有较强的不确定性；二是与财务共享服务相关的风险因素可能会涉及组织、流程、人员和系统等各个方面，全面性特征明显；三是财务共享服务风险具有一定的可控性，即财务共享服务风险可通过科学完善的风险评价体系以及防控措施加以控制，降低其发生概率及破坏程度。

2 研究煤炭企业实施财务共享服务风险防控对策适用的理论基础

研究煤炭企业实施财务共享服务风险防控对策主要适用以下四个理论基础。

2.1 流程再造理论

流程再造的核心思想就是以业务流程为中心，对其采取一系列与管理相关的变革以达到整体最优的目标，构建和实施财务共享服务实质上就是对业务流程进行重构优化以实现煤炭企业总体价值最大化目标的过程。

2.2 规模经济理论

规模经济的核心理念认为当企业的规模扩大到一定程度之后会出现平均成本下降，利润上升的现象，该现象与亚当·斯密所提出的专业化分工之间存在着密切联系，煤炭企业实施财务共享服务就是以规模经济理念，将成员单位高度重复且易于标准化的业务进行集中处理，以此来达到降低财务管理成本和提升财务管理效率的目标。

2.3 组织结构扁平化

组织结构扁平化主要是指减少多层级结构的设置及人员，最大化地减少决策层到操作层之间管理层的一种组织结构控制理念，煤炭企业在实施财务共享服务的过程中，上收了成员单位的部分财务权限，因此其人员和组织结构也会因此而发生变化，减少了管理层级，实现了组织结构的扁平化处理。

2.4 风险管理理论

风险管理就是在潜存风险因素的环境里，通过采取一定的流程和措施将风险可能造成的不良影响压缩至最低的一个管理过程，研究煤炭企业实施财务共享服务风险防控对策，实质上就是利用风险管理的相关理论，对财务共享服务实施过程中的潜在风险因素进行识别、预防和控制，降低其发生概率及破坏性。

3 A煤炭企业财务共享服务实施现状及风险识别分析

3.1 A煤炭企业情况简述

A煤炭企业是一家以能源化工为主的国有特大型企业集团，其下拥有煤炭、尼龙和新材料为主的三家主板上市公司，是国内少有的炼焦煤、动力煤生产基地和尼龙化工产品生产基地。A煤炭企业具有一般煤炭企业集团的管理组织体系和集团型特征，以其作为案例来探讨企业集团的财务共享服务具有较强的实践指导意义。

3.2 A煤炭企业财务共享服务实施现状

3.2.1 A煤炭企业实施财务共享服务的必要性和可行性分析

A煤炭企业之所以有必要实施财务共享服务，主要是受两方面因素的影响：一方面是企业总体规模的不断扩大使得其财务管理体系的组织结构层级以及财务人员不断增加，出现了组织行为僵化、财务管理成本增加以及财务管理效率偏低的问题，企业有必要通过构建财务共享服务来实现组织结构的扁平化处理，以达到提升财务管理效率和降低财务管理成本的目标；另一方面则是企业下属成员单位多达100余家，并且多以独立法人单位为主，众多的会计核算主体使得财务数据的分散性特征明显，母子公司之间信息不对称问题较多，信息不对称以引发企业内部的纵向和横向利益博弈，从而大幅削弱了企业总体的财务控制力，因此企业有必要通过实施财务共享来消除信息壁垒，提升业务财务之间的信息共享度，以提升企业总体的财务控制力。

A煤炭企业之所以能够建立财务共享服务模式，主要得益于三方面的可行性因素：一是技术可行性。A煤炭企业在构建实施财务共享服务之前，采用的用友财务系统已经涵盖了财务核算模块和报表模块，并且利用门户系统对相关信息资源进行了整合，资金管理方面也开发了独立的信息化系统，这些财务管理信息化技术的应用为其实施财务共享服务提供了较为坚实的技术环境和技术可行性。二是经济可行性。A煤炭企业目前可使用的自然资源、人力资源和资金条件基本具备，企业财务人员的总体业务素质较高，且企业的生产经营态势良好，盈利能力较强，融资渠道广，融资能力相对较强，能够为实施财务共享服务提供良好的资金条件，具有较高的经济可行性。三是具有管理可行性。在实施财务共享服务之前，A煤炭企业一方面在财务核算、报表编制等基础财务管理活动中已经具备了标准化的特征，与财务共享服务的实施需求具有较高的管理一致性；另一方面则是企业所建立的财务组织架构较为完备，为财务共享服务实施提供了较好的组织管理环境。

3.2.2 A煤炭企业实施财务共享服务的现状

在必要性和可行性条件均已具备的前提下，A煤炭企业构建和实施了财务共享服务。在实施过程中，企业基本形成了技术支持层面、功能层面和服务层面的总体共享服务框架，并且已经根据财务共享服务的需求，建立了人力资源管理模块、财务核算模块、税务管控模块、费用报销模块、法务管理模块、招标采购模块等，目前决策支持模块、预算管理模块以及成本管控等模块的功能尚在开发过程中。

3.3 A煤炭企业在实施财务共享服务过程中的风险识别

结合A煤炭企业实施财务共享服务的具体情况，根据风险管理的相关理论，对其在实施过程中的潜在风险因素识别如下。

第一，共享服务中心人员的业务素质以及考核晋升不完善，易产生人力资源管理方面的风险。A煤炭企业财务共享服务实施初期的人员大部分存在工作经验较为缺乏、业务横向贯通能力不足的问题，因此在对业务审核处理时存在标准尺度把握不准确，这一点集中体现在共享服务中心的退单率居高不下，同时加上共享中心目前尚未明确和完善共享中心人员的晋升与考核机制，没有针对不同岗位设定不同的评价标准，在一定程度上也弱化了人员工作的效率和积极性，这些问题的存在可能会造成共享服务中心人力资源管理方面的风险。

第二，对实施财务共享服务后的职能定位转变不重视。虽然从目前国内实施财务共享服务的实践来看，多数企业共享中心的职能定位是记录核算，这在共享服务实施初期对于减少组织变革压力、促进财务共享的更好发展是有利的，但是对于煤炭企业来说，若长期停留在这样的职能定位，没有及时根据财务共享服务中心的发展程度进行职能定位转变，可能会对继续转型创新和提升核心竞争力价值的煤炭企业发展增加潜在战略发展风险。

第三，存在集中处理业务效率和准确性降低的问题。虽然A煤炭企业规定了业务处理的具体周期，但是从业务实践来看，其下属成员单位更愿意选择在规定周期的最后阶段集中处理业务，从而造成报账单会出现短期内的大量增加，这种现象对财务共享服务中心业务人员的专业性和工作效率提出了更高的要求，若应对不当，不仅会降低共享中心的服务效率，还会因工作量的短期激增而出现业务处理准确度下降的问题，进而引发资金方面的风险问题。

第四，业务与财务之间的融合度还有待提升。虽然实施财务共享服务的初衷是为了推动业务和财务的有效融合，减少信息不对称问题，以及由此而引发的一系列利益博弈风险，但是从实践来看，A煤炭企业的财务共享服务中心业务与财务之间的融合度还有待提升：一方面，由于成员单位业务由共享中心集中处理，不可避免地造成了共享中心业务人员与业务端人员之间的分离，倘若共享中心对业务端的业务实质不了解，则可能会导致其在共享端进行业务处理时的思路不够清晰，审核标准不够合理，这在无形中可能会降低共享中心工作效率和质量；另一方面，业务人员在从业务端向共享中心传递业务信息时，面对的不再是财务人员，使得业务与财务之间的沟通大部分需要通过网络来实现，这在一定程度上增加了两者之间的沟通障碍，会产生信息沟通方面的风险。

4 煤炭企业财务共享服务风险评价体系的构建思路

结合对A煤炭企业实施财务共享服务过程中存在风险因素的分析，更加凸显了煤炭企业在构建和实施财务共享服务过程中风险防控的重要性，而在风险防控中，科学完善的风险评价体系是前提和基础。只有对财务共享服务的风险评价科学、合理，才能为后续风险具体防控对策的制定和应用提供更为精准的参考。据此，对煤炭企业财务共享服务风险评价体系的构建思路建议如下。

第一步是确定风险评价指标选取的原则和分类依据。在煤炭企业财务共享服务风险评价体系中，确定科学合理的评价指标选取原则和分类依据是前提和基础，在此结合财务共享服务风险的主要特点建议将综合性、适用性、简洁性、可操作性以及层次性确定为风险评价指标选择的基本原则，同时结合国内外对影响财务共享服务的关键因素分析相关内容，建议将财务共享服务风险评价指标划分为战略规划、组合和人员管理、流程管理、法律法规以及信息系统五大类别。

第二步是形成财务共享服务风险清单。根据企业实施财务共享服务风险的评价指标原则、相关分类、国内外部分企业财务共享服务的实践研究以及相关学者的研究成果，可以将煤炭企业实施财务共享服务风险清单列举如下：职能定位转变风险、管理层重视度风险、组织权限合理性风险、流程设计合理性风险、成本与服务质量的平衡风险、人员对财务共享的认知度风险、组织管理制度健全清晰性风险、流程运转实时性风险、系统稳定性风险、人员专业素质风险、流程优化及时性风险、操作规范性风险、业财融合度风险、纳入共享业务范围界定风险、人员的绩效考评合理公平度风险、税务稽核难度风险、法律法规了解程度风险等。

第三步是设计财务共享服务风险评价指标体系。在形成煤炭企业财务共享服务风险清单之后，结合风险指标分类，形成二级风险指标体系，具体参考见图1。

图1 煤炭企业财务共享服务风险评价指标体系

第四步是在完成了煤炭企业财务共享实施风险的评价指标体系设计之后，鉴于实施财务共享服务风险的复杂性以及风险客观估计的难度，建议煤炭企业选择模糊综合评价法来对风险进行具体衡量和评价，主要是该评价方法在指标复杂众多且缺乏足够历史数据和权威系统的评价体系时，能够将定性的经验判断予以定量化，灵活性和适应性较强。在确定模糊综合评价法对煤炭企业实施财务共享风险进行评价时，除了设计指标评价体系，还应当结合财务共享实施实际以及企业自身的风险偏好、实际管理需求等因素来具体确定每个指标的权重及其评分标准，然后根据计算得分情况来评估和衡量企业实施财务共享服务面临的风险程度。

5 煤炭企业实施财务共享服务的风险防控措施

如上文所述，在能够清晰识别煤炭企业实施财务共享服务面临风险程度的前提下，结合相关风险评价指标，建议其从以下角度采取具体的风险防控措施。

5.1 针对战略规划风险的防控

针对企业在实施财务共享过程中可能会面临的战略规划方面的风险，建议其从以下角度采取防控对策。

首先要对实施财务共享的阶段具有清晰的认定，在共享服务中心的不同发展阶段确定较为适宜的职能定位目标，以引导财务共享服务中心的不断发展；其次管理层应当提升对风险防控的重视程度，通过加强风险意识理念、设计风险防控流程等途径在企业内部形成全员参与的风险防控环境；最后要在实施财务共享服务的过程中，重点关注成本与服务质量之间的平衡性，根据短期内的发展目标合理规划资源投入，控制实施风险。

5.2 针对组织和人员管理风险的防控

针对组织和人员管理风险，建议从以下角度采取防控措施：一方面在组织管理业务中，不仅要清晰界定财务共享服务中心与业务之间的权限范围，着重对存在交叉内容的业务进行细化说明，防止推诿扯皮，以此来加强财务的监督作用以及改善其对业务真实性的判断能力，同时还要建立业务财务和共享财务双向稽核的管理制度以杜绝重大差错的发生；另一方面在人员管理业务中，对内要不断完善员工的培养和考核制度，对外则要依托煤炭企业的自身优势，利用科学的人才政策体系吸引相关人才，为财务共享服务中心提供充足的人才资源。

5.3 针对流程管理风险的防控

针对流程管理风险，建议从以下两方面采取防控对策：一方面是在财务共享的业务处理流程过程中建立专家审核岗位，将一些特殊业务和重大关键业务的审核链进一步延长，以此来实现对风险的事前控制和降低重大会计差错，增强企业在流程风险中的防控能力；另一方面则是要建立流程管理小组，利用流程管理小组定期或不定期对流程实施过程进行检查和分析，以及时发现流程在实施过程中存在的问题，并对其进行优化，以此来健全和完善共享中心的流程运行效率，防控各种风险因素。

5.4 针对法律法规风险的防控

对于煤炭企业在实施财务共享服务过程中存在的法律法规方面的风险，建议其从两个角度采取防控对策：一方面要对共享中心的人员进行经常性的涉税业务和法律法规培训，确保其能够及时掌握所在地区的最新税收政策法规，并及时对系统功能和相关信息进行调整和完善；另一方面可以考虑在财务共享中心合同管理模块流程中增加法务审核岗位，实现全部经济合同100%经过法务审核的目标，减少经济合同在法律法规方面的潜在风险因素。

5.5 针对信息系统风险的防控

针对信息系统风险的防控，可从以下两方面采取对策：一方面要注重财务共享服务中心的开发应用，例如可考虑开发“任务池”系统，实现财务业务处理任务的随机分配，可以建立共享中心的绩效实时分析系统，实时监控财务共享服务中心的业务处理情况等；另一方面则需要从备份关键数据、设置系统操作权限以及对敏感数据进行加密等途径来强化共享系统的安全性。

6 结语

文章以煤炭企业的财务共享服务为研究对象，围绕相关理论基础，结合A煤炭企业实施财务共享服务的案例，探讨和阐述了煤炭企业评价和防控实施财务共享服务风险的相关对策，希望能够对煤炭企业财务共享风险防控能力的提升有所帮助。