基于烟草企业的合同风险防控问题分析

宋顺天 杨国洁 张 杰 刘志永 车 彬

黔东南州烟草专卖局，贵州 凯里 556000

近几年，随着我国烟草行业的快速发展，一些相关的法律法规也开始逐步与国际接轨。一家公司要实现稳定的发展，就需要一个强大的法律风险防范体系的支持。面对越来越严重的合同管理风险，公司要在维护自己的利益不被侵犯的情况下，持续提升对公司整体的合同的监督。目前，我们国家正在进行经济结构的转变，市场格局逐步得到调整，在此基础上，全面依法治国新征程也已逐步展开。因此，企业作为市场经济中最重要的组成，需要依法进行生产经营，更要依法加强对合同的监督和管理。在对合同管理与合同风险进行深入探讨的基础上，改进合同风险的管理理念。由于在企业的合同管理过程中，有很多无法预测的风险，因此，我们应当与我国烟草公司在合同管理过程中所面临的问题相联系，并针对这些问题，制定出一套有效应对公司合同法律风险的具体对策，并构建一套有利于公司发展的风控管理机制。

就企业的内部和外部环境而言，企业的所有业务流程都或多或少存在着合同管理方面的法律风险。在所有的内控工作当中，最主要的就是防范合同管理中可能存在的法律风险。合同是一个公司在对外生产经营活动中最主要的一个载体，合同能够成功签署并履行完毕，对于一个公司的经营目标能否顺利完成是非常重要的保障。但是，在实际操作过程中，某些企业合同的签订、执行和管理等方面的风险日益凸显，亟待探讨和处理。所以，有效防范和控制合同的法律风险具有十分重大的现实意义。

一、相关概念综述

（一）合同管理的概念

合同管理，也就是在合同签订的过程中，与合同相对人之间发生资质审查、合同内容谈判、内容及附件审核、签字用章、合同履约、合同监督、存档、争端解决等多个方面组成的一个复杂的动态管理流程。

在现代市场经济中，公司合同的管理是提升企业内部管理效能的重要内容，它涉及合同的前、中、后三个方面。在公司内部，对合同进行管理的机构一般都是公司的法务部门，其管理职能具体包括了以下几个部分：第一，事前审核，主要是对合同相对方的资质、信誉、合同条款进行审核；第二，合同履约过程的监督，主要是监督合同是否按照约定履行，是否存在违约风险；第三，争议纠纷的处置，主要是对双方就合同产生的争议进行有效处理。这三个部分缺少一个都无法做到对合同风险进行有效管理。合同管控的价值也恰恰体现在这里。

（二）合同管理法律风险防控的价值和意义

对合同的风险进行有效管理的目标是通过法律以及管理手段，来达到对合同风险进行有效规避，从而保护公司的合法权益，提高公司经济效益的目的。笔者所探讨的合同风险，主要是指在公司日常经营的过程当中，对履约的内部外部环境变化、合同违约的可能性、对企业造成损害抑或收益的可能性进行预警。按照合同风险所处阶段进行划分，可将其界定为：资质审查、合同内容谈判、内容及附件审核、签字用章、合同履约、合同监督、存档、争端解决等，这一系列过程当中存在导致合同利益损害的可能性。

在实际工作中，因为合同管理风险具有一定的人为可操控性，所以作为企业，能够采用行之有效的方法来进行防范，加强公司的内部控制，并构建相应的制度来降低合同风险出现的概率，以此来确保公司的日常运营顺利进行。

二、烟草公司合同法律风险防控存在的问题——以某烟草公司为例

（一）合同管理存在缺漏

某烟草企业由于其自身的特殊性，使得烟草企业的合约管理面临着诸多问题，从而给企业的合约管理带来了新的挑战。要想提高企业的总体管理能力，这就要求我们认真剖析每个职能部门的内部合同流程，找出问题所在。

一是在合同订立之前，出现“先履行后签约”的现象。以一个项目招标为例，某烟草企业以公开投标的形式，选定了一家公司作为卷烟物料黏合剂的采购商。某年12 月初，经过业务部的审查，烟草公司在当年12 月中旬与该公司签署了一份购买协议，但是该协议的履行时间是从某年11 月开始算起。显然，实施的时间早于签约的时间，与约定的签约之日并不一致。

二是与投标书中的条款不符。比如，某烟草公司和一家经贸公司签署了一份行政采购类合同，其中规定了“质量保证期从两家公司验收通过之日开始计算，时限为两年”。但投标文件中有这样一条规定：质保期为“从竣工验收之日算起执行3 年”。这存在和招标文件不一致的表述。

三是履约完成之时，其执行过程中存在着诸多缺陷。经公开投标，某公司被确定为烟草公司三年的烟草原材料供货商之一，并采取按年度签约的方式向该公司采购。该公司于第二年6 月向烟草公司去函，表示要开展款项清算，并提议结束和烟草公司的合作关系。烟草公司于当年12 月与该公司签署了《补充协议》，确认了原协议的终止。然而，该协议终止事宜并没有制定出有关的会议纪要，也未进行任何审批，这与实际的合同解除过程并不相符。

（二）对合同管理风险防控重视不足

一是缺乏对合同风险的认识。合同是一种特殊的民事行为。一份合法的、有效的合同是具有法律约束力的，且需要由双方当事人自己承担责任。由于合同的具体执行者法治观念薄弱，合同履行过程中存在的各种风险也随之产生。这时他们往往采用自己的经验解决问题，甚至会游离在法律的框架外。企业员工对合同风险的认知不够，遇到问题不主动回应，而是采用逃避推卸的方式来解决问题。

二是合同违约的潜在风险。合同履约风险是指公司缺少对合同履约的管理，未能发现合同在具体执行过程中的情势变化，也未能及时发现其中潜藏的风险。签订协议的一方单方面的违约以及未经授权地改变协议内容，不但会对公司的生产造成困难，还会造成不必要的争议，以至于导致不必要的经济损失。与此同时，还可能存在对违约的响应出现延迟、犹豫和拖延的情况，以及追究力度不足或措施不当，造成了公司的合法权益受到损害。

三是缺乏有效证据材料的风险。为了保护我们的法律权益，我们需要在日常交易中保留相应的证据。其中，以合同为基础的各种经济交易的信函及单据、会商记录、质量检验报告及合同原附件等都是非常关键的证据材料。如果烟草公司没有做好合同归整工作，就很可能导致相关证据材料缺失或不完整的情况。因此，当公司发生了经济争议时，很可能会陷入有理无据的窘境，也因此给企业在经营上和声誉上带来一定的不利影响。

三、烟草企业合同风险成因探析

（一）内部原因

第一，由于烟草公司从事的是烟草产品的制造和销售，公司的采购、服务和基础建设等方面的合同比较多，签订的合同门类复杂，合同的主体也比较多，这就从量上增加了合同的风险。

第二，公司的法务人才比较缺乏，各个业务单位的经办人员都缺乏相关的法律常识，业务员主要集中在技术上和管理上，对于合约中存在的潜在风险没有充分的了解。而负责审核的职能部门人员的法律知识也比较欠缺，他们在审核合同的时候，重点关注合同条款是否合理，而对于合同背景、相对人资质情况以及在合同履约中隐藏的风险的认识却不够深入。

第三，企业内部的合约管理仍待加强。在国家法律和行业法规逐步健全的情况下，公司的合同规章制度也要适时进行修改与完善，并与公司的工作实践相联系，对其中的不合理性进行修正，改善合同管理工作的手段，让制度能够更好地为工作服务。

（二）外部原因

第一，由于外部监督的不健全、执法的不足、有关的法律规定不全面、有关监管机构执法不力等因素引发的合同风险问题［1］。

第二，对外合同的风险管理制度存在缺失，惩罚措施不力，公司违约的亏损程度不高，致使公司的合约风险防范工作出现很大的问题［2］。

第三，相关经办人员对协议的法律约束力没有足够的了解，在实际操作过程中，有的时候并没有严格按照协议的规定去做，这就给公司造成了很大的法律风险。

第四，在发生了合同风险之后，很可能会给公司带来较大的损失，而由于有关证据的缺失，使相关事实很难得到证实，这就导致法务部门在解决争端或者纠纷时，会碰到相当的阻力，从而带来内控上的风险［3］。

四、烟草公司合同法律风险防控的对策和建议

（一）明确风险防控的总体思路

实施工作责任制，做到每一个工作流程都有专人负责。对于那些关系到公司的重要决策，金额巨大的采购、销售，要专门组建一个项目领导小组，对特定的事情进行特殊处理。只有将责任落实到人，才能确保合同管理的效率，并使得合同履约顺畅推进。就当前而言，在合同管理方面，存在着的最大问题，那就是互相推诿，一有问题，就把矛头指向对方，而合同执行者的思想意识也相对松弛，不能对所发生的问题进行正确的处理。

为了达到防范合同风险的目的，企业必须在自身的组织机制方面，对员工进行有效激励与制约。设计出一套符合实际情况的系统流程图，使各系统相互配合。通过对合约实施的汇总与分析，建立一份有良好声誉的合约供货商清单，以减少合约履行的风险，避免经营损失。

如果企业发生了合同争议，要迅速制定有针对性的处理办法和措施，采取最优的方法处理合同争议，事先达成协议，通过约定管辖，使自己处于优势地位。该公司有可能发生的合约纠纷，应当重点对其问题进行剖析，并制定相应的应对方案，以便能够将潜在风险及早地化解掉。

（二）推进合同管理信息化建设

当前，烟草企业市场化进程不断加快，经济往来越来越频繁，企业对合同的管理日益关注。一般情况下，一份合同篇幅都在十页到一百页之间。但是，再怎么繁杂的合同，也都是以合约中的一些关键条款为中心的。对于每一份合同，都是有模板和核心条款可以参考或者借鉴的。进行合同管理时，可将其进行分开管理，对合同模板及核心条款进行整理和归类，构建出符合企业自身特点的模板库。

公司的法务机构多注重对合同的审查，而对其执行情况的监督则比较薄弱。在没有建立起信息平台之前，法务机构对企业的合约履行状况缺乏有效的监控手段。在建立了信息平台以后，可以由系统生成执行计划，并自动抽取出与其有关的各个时间节点。

通过信息平台，能够实现合同经办人员与法务机构之间的实时交流。同时，该信息平台的应用也给企业的数据查询带来了很大的方便。无论多么完善的信息体系，也必须有人来实施，因此，在运用信息技术实施合同的结构化管理时，必须提高合同经办人员的素质。

（三）构建合同法律风险防控体系

一是提高企业工作人员的合同法律风险意识。企业应该持续增强自己的合同风险防范意识，营造出一种人人学法、人人懂法的良好法治氛围。尤其是，公司各个业务单位的工作人员应该加大对合同风险的研究，在构建风险防范系统时，要将其运用到合同风险防范中。在承办各类经济合同的签订和履行中，才能确保避免合同法律风险的发生。

二是进行整体与分散相结合的经营管理，明确权利和责任范围。构建总部管理和分支机构管理相衔接的风险预警机制。公司的有关部门应该设立合同专员，具体负责合同的各项管理工作，具体包括：制度制定，合同审核，台账管理，处置争议等。将下属单位或者部门的职责也进行划分，明确职责和责任，设立合同专员负责具体合同事务。同时负责衔接上级单位，将相关情况及时进行上报。

三是要健全法律法规，坚持依法处理合同事务。对于所面对的各种不同的合同风险，公司应该建立一个行之有效的合同法律风险防治过程和系统，将人员以及与之有关的岗位责任都固定下来。企业应当制定相应的合同管理制度，如“招投标管理办法”“合同管理办法”“审计管理办法”，内容可涵盖对供应商（承包商）的管理、合同授权、合同印章使用、合同专项审计等方面。