基于全面预算管理强化行政单位内部控制的实施策略

林明炜 漳州市长泰区住房和城乡建设局

引言

行政事业单位作为公共资源的管理者和分配者，其对资源的有效管理和分配将直接关系到社会的稳定和可持续发展。然而，随着社会的不断发展和公共部门的扩张，行政事业单位面临着越来越复杂的管理挑战，包括财务管理、绩效管理、风险管理等各个方面。在这个背景下，全面预算管理和内部控制就成为行政单位确保有效管理资源、降低风险、实现战略发展的关键要素[1]。

一、全面预算管理及内部控制概述

（一）全面预算管理的概念

全面预算管理不仅包括传统的财务预算，还包括战略预算、业务单位预算、项目预算等多个层面的预算，它是一种比较先进的管理方法，其强调与组织的长期战略目标和短期业务目标相一致，同时也注重对资源使用的监督和反馈，这样就可以帮助组织有效地规划、执行和监控其财务资源的使用[2]。

（二）内部控制的概念

内部控制是组织内部建立的一套政策、程序和实践，如审计、审查、核算、检查、流程自动化等，目的是确保财务报告的准确性、合法性和可靠性，同时也防止出现欺诈、错误和不当等行为，促使单位有效利用资产，并保护资产，避免产生风险和损失[3]。

（三）全面预算管理和内部控制的关系

全面预算管理和内部控制在组织的财务管理中扮演重要的角色，并密切关联在一起。首先，在制定全面预算时，行政单位需要建立内部控制机制，包括核实财务信息、审查数据来源、监督预算编制过程等，如此才能确保预算数据的准确性和合法性，并防止发生错误或不当操作行为[4]。其次，预算可以作为内部控制的一种工具，用于监控和管理资源的使用。在实际工作中，通过与实际绩效对比，可以及时发现问题并采取纠正措施，以确保内部控制的有效性。而内部控制包括审计、审查和监督预算执行，这些工作环节和内容在预算执行过程中发挥着关键作用，不仅可以确保资源按照预算计划使用，并能监督实际支出与预算的符合度[5]。总之，全面预算管理和内部控制是密切相关的概念，在现代财务管理中，它们通常一起被认为是有效的管理和监控工具，它们相互支持、相互配合，有效助力行政单位实现财务目标并降低管理风险。

二、基于全面预算管理强化行政单位内部控制遇到的问题

（一）对全面预算管理的认知不够

全面预算管理是内部控制和风险管理的重要内容之一，它可以有效地提高行政单位的成本控制能力、经营效率和管理水平。然而，一些行政单位的管理层由于对全面预算管理的认识不到位，不能从战略的高度认识和理解全面预算管理，而只是简单地将其看作财务预算管理，没有将其与内部控制结合起来，也没有建立起完整的预算管理体系，最终导致行政单位全面预算管理与内部控制的联系不紧密，无法有效发挥出内部控制的作用。同时，也有一些行政单位缺乏对全面预算管理的重视程度，认为其只是财务部门的工作内容而已。这些错误的认识和观念给行政单位的全面预算管理成效带来了巨大的影响。

（二）预算编制方法的科学性不足

一些行政单位可能固守一种固定的预算编制方法，以至于不能灵活、有效适应不同的部门或项目的需求，从而导致不同部门或项目的资源分配不合理，进而影响内部控制的均衡性。而一些行政单位可能主要依赖过去的财务数据来制定预算，未充分考虑到外部环境的变化、市场趋势和未来的战略目标，这种方法会导致预算不够准确。

（三）预算监管评价机制有待完善

全面预算管理为行政单位提供了更全面、更具综合性的预算编制和执行框架，而在实际工作中，有效的监管和评价机制更为重要，这是确保资源的合理分配和内部控制有效实施的基石。但是，目前一些行政单位的预算监管评价机制还存在一系列问题。首先，预算监管评价机制的定性和定量指标不够清晰和具体，导致政府部门难以准确衡量并评估预算执行的质量和效果，并难以迅速识别和解决潜在的问题。其次，在全面预算管理下，行政单位的活动和需求常常发生变化，因此需要灵活地监管和评价机制，以便随时适应新的情况和挑战。然而，现有的预算监管评价机制往往过于刻板，不够灵活，无法及时跟踪和反馈信息。

（四）内部控制制度体系有待健全

建立健全内部控制制度体系是提高行政单位内部控制管理水平的重要基础，当前一些行政单位在建立内部控制制度方面还存在很多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：一是有些行政单位缺乏明确的内部控制政策和程序，导致组织内部控制措施的不一致性和混乱。缺乏明确的指导方针可能使得员工难以理解应该如何执行内部控制。二是有些行政单位内部控制措施分散在不同的部门或业务单位，缺乏整体性的协调和管理。这可能导致冗余、不必要的复杂性和资源浪费。三是有些行政单位的内部控制制度体系可能未能及时适应组织的变化，包括业务发展、技术进步、法规变化等，这会导致内部控制措施的过时或者不适用。

（五）信息系统的功能发挥不充分

信息系统是行政单位内部控制中的重要工具，虽然我国很多行政单位的信息系统都已经开始实施，但是其功能并没有得到充分的发挥。究其原因，主要是行政单位没有充分认识到信息系统对内部控制的重要作用，而且在使用过程中也没有按照相关规定来执行。除此以外，从当前实际情况来看，还存在几个细节方面的问题：一是信息系统中的数据质量不够高，包括数据不准确、不完整或者不及时。这会影响内部控制的可靠性，因为内部控制通常依赖于准确的数据来支持决策和监督。二是行政单位的信息系统缺乏必要的模块或功能，或者系统过于陈旧，无法满足全面预算管理和内部控制的需要。三是有些行政单位使用多个不同的信息系统，这些系统之间缺乏有效集成，导致数据冗余、不一致和操作复杂性，从而降低了内部控制的效率。

（六）相关人员专业素养参差不齐

行政单位在进行全面预算管理工作的过程中，需要大量的工作人员参与到其中，而由于我国行政单位长期存在着“重业务，轻管理”的现象，这就导致了很多工作人员并没有树立起正确的意识，同时，由于行政单位在进行全面预算管理工作时缺少科学有效的考核机制，这就导致了很多工作人员并没有形成较强的责任心，其工作态度也不够端正。这些工作人员在实际的工作中也没有严格遵守相关规定，最终就导致行政单位的相关人员专业素养参差不齐的情况。另外，一些行政单位的相关人员也缺乏足够的专业知识和技能，无法深入理解和执行内部控制的要求，这会严重导致行政单位的内部控制工作执行不到位或不规范。

三、基于全面预算管理强化行政单位内部控制的实施策略

（一）加深对相关理论的研究，树立良好的内控和全面预算管理意识

通过树立良好的内控和全面预算管理意识，形成一种以高效管理和资源优化为导向的组织文化，能够激发行政单位工作人员的责任感和参与度，促进全员积极参与内控和预算管理的工作，从而确保全面预算管理得以有效实施。对此，行政单位应开展全面预算管理的宣传活动，向管理层和员工清晰地宣贯全面预算管理的概念、原则和价值。并举办内部培训课程，提供有关全面预算管理的详细内容，以帮助员工理解其与内部控制的关联性。在此基础上，行政单位应建立独立的全面预算管理团队，由其负责推动和监督实施，以确保内部控制在预算管理中得到充分的整合。另外，行政单位应积极整合内外部资源，包括财务、战略规划、风险管理等部门的协同合作。确保各个部门理解并积极支持全面预算管理的目标，以协力推动实施。此外，行政单位还应借鉴成功案例，或与其他具有成功经验的单位进行交流合作，学习借鉴其成功经验，不断完善自身的全面预算管理策略，从而实现更高效地利用资源、提升管理水平。

（二）优化预算编制方法，提高预算编制的科学性、合理性

优化预算编制方法，提高预算编制的科学性和合理性是加强内部控制和全面预算管理的关键环节，这需要行政单位采取以下措施来确保编制的预算能够更好地满足单位的战略需求和财务管理目标[6]。第一，引入更为科学的预算编制方法，包括但不限于零基础预算、活动基础预算、绩效预算等。这些方法不仅要考虑过去的开支和需求，还要将重点放在组织的战略目标、长期规划和绩效指标上。通过与战略规划对接，预算编制可以更加科学，从而确保资源的优化配置，支持组织的长期发展。第二，科学的预算编制方法应该依赖于准确的数据和合理的假设，行政单位需要确保数据的准确性和完整性，以便预算编制过程中的决策和分析能够建立在可靠的基础上。第三，预算编制过程中需要充分考虑到各种可能会发生的风险以及不确定性因素，以便更好地应对各种突发情况。

（三）健全预算监管评价机制，促进全面预算管理的执行与落实

行政单位建立一套健全的财政监管评价机制，更有助于确保全面预算管理的执行与落实，提高资源的有效使用，同时，也可提高行政单位的透明度和责任感。对此，行政单位可采取的具体实施策略如下：第一，行政单位应明确监管和评价的责任和职权，这包括确定负责监督和评估全面预算管理的机构或部门，明确他们的职责、权力和责任，这样有助于确保监管和评价工作能够高效开展，并得到有效的执行和落实。第二，行政单位需要制定明确的指标和标准，这些指标和标准要能够定量地反映出政策的执行情况和结果，为后期监管和评估提供客观依据。第三，行政单位应建立定期的监督和审查机制，包括内部审计、外部审计和独立评估等方式，以便用于检查政策的执行情况和可能的问题，确保全面预算管理政策的执行符合相关规定。

（四）持续优化单位的内控环境，不断完善内部控制制度体系

通过持续优化单位的内控环境和不断完善内部控制制度体系，行政单位可以提高全面预算管理的执行和内部控制的有效性，进一步确保资源的有效管理，降低运营风险，更好地实现财务目标。对此，行政单位需要采取的措施如下：第一，完善内部控制制度体系，并使其与单位的战略目标和长期规划相一致，以此保障资源的最佳配置效果和绩效的改进成效。第二，建立明确的内部控制政策、流程和程序，以确保所有单位相关工作人员都能理解和遵守相关的政策和程序。第三，随着单位的发展和外部环境的变化，内部控制制度体系也需要进行调整和升级。第四，对内部控制制度体系要建立反馈和改进机制，如果发现问题或存在需要改进的情况，要及时采取相应的措施来解决，以不断提高内部控制的质量和有效性。

（五）推进信息化系统建设，切实发挥信息化应用优势

信息化系统建设对于行政单位提高运营效率、提升服务能力以及应对各种挑战都具有深远的意义。在今天的数字时代，它已经成为各行政单位不可或缺的工具。在使用信息化系统建设方面，行政单位需要注意下述三点事项：第一，在功能应用方面，行政单位的信息化系统应该具备分析和报告功能，包括数据仪表板、预算模拟工具、绩效指标追踪等功能，如此才能使管理层能够更好地了解组织的财务状况和绩效表现。第二，在数据质量方面，应加强数据的准确性、完整性和安全性，并采取加密、访问控制、备份和恢复计划等措施保护数据免受潜在的威胁。第三，在后期维护方面，行政单位应不断优化信息化系统，并根据自身单位的实际需求和相关的技术进步及时进行升级和更新。

（六）强化人才队伍建设，提升预算管理人员的专业性

拥有相关专业背景的人员能更好地理解和应用全面预算管理和内部控制的原则，因此，行政单位应吸引具备相关背景和技能的专业人才。对于现有的人才队伍，要提供内部控制和全面预算管理相关的培训课程，以确保工作人员具备必要的专业知识和技能。同时，在日常工作中，建立导师制度，让有经验的员工指导和培养新员工，这样就可以帮助新员工更快地提高他们的专业素养。此外，还应通过绩效考核、360 度反馈等方式定期评估工作人员的绩效，并提供详细的反馈和发展建议，以帮助他们不断改进和提升专业素养。

结语

全面预算管理和内部控制的结合有助于行政单位更有效地规划、分配和监督资源的使用。同时，公共资源将更加精确地用于满足社会需求，减少不必要浪费，提高其使用效率。然而，目前行政单位在实施全面预算管理过程中面临的问题，需要通过采取加深对相关理论的研究、优化预算编制方法、健全预算监管评价机制、持续优化单位的内控环境、推进信息化系统建设、强化人才队伍建设等一系列措施来进行优化和改进，以此来不断提高行政单位的公共服务质量。