招标方式的引入与图书馆纸质新书建设——以湖北大学图书馆为例

张 艳

(湖北大学图书馆，湖北 武汉 430062)

图书馆纸质新书建设是指在某一年度按照规划在当年资金预算范围内补充新书、加工组织、布局排架纳入图书馆原有资源体系的系统工程，涉及图书、人员、物资的调配和复杂的工作流程。如今图书馆都注重网络化、数字化、特色化建设，纷纷加大电子资源建设投入而逐步紧缩纸质资源预算，如何将有限的经费购置最优化组合的资源成为一个值得研究的课题。在这种背景下，招标方式以其公平、公正、公开、诚实信用的原则和节省资金、快速高效的特点日益被图书馆界广泛采用。

1 招标的依据

招标最初是一种国际上普遍运用的、有组织的市场交易行为，是贸易中的一种工程、货物、服务的买卖方式。具体来讲，招标是指招标人发出招标公告或投标邀请书，说明招标的工程、货物、服务的范围、标段划分、数量、投标人的资格要求等，邀请特定或不特定的投标人在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。2000年1月《中华人民共和国招标投标法》及2012年2月《中华人民共和国招标投标法实施条例》的施行为招投标行为提供了法律依据和规范指导。《中华人民共和国采购法》《教育部政府采购管理暂行办法》和《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》等政策法规的相继出台，既规范了图书馆图书采购和供应的标准，又加强了对供应商和图书馆双方利益的法律保障。

以湖北大学为例，《湖北大学物资采购招标管理办法》及《管理办法补充规定》的出台，能针对复杂变化的物资市场，规范物资采购工作和供应管理，最大限度地维护学校利益。根据学校的有关精神，图书馆的纸质新书建设从2006年开始引入招标方式，至今已有8个年头。采取招标方式不仅能从源头上锁定新书及相关服务供应商，带来人力、物资以及价格优惠，还能引导建设成员的核心工作进一步突出，服务由浅层向深层推动，由馆内合作到跨机构协作，极大地提高工作效率和效能。

2 新书建设中的招标内容与形式

2.1 招标内容的确定

图书馆纸质新书建设涉及新书采购、验收加工、编目取号、审校、典藏、送交流通、布局排架等7个环节。纸质新书包含中文图书、国内版西文图书、授权影印版图书、原版西文图书等类型。哪些环节和图书类型可以纳入招标体系，制定怎样的技术指标，是将招标方式引入纸质图书建设首先要思考和解决的问题。

湖北大学图书馆(以下简称“我馆”)现有的模式是中文图书、国内版西文图书及授权影印版图书作为一个项目，简称中文图书项目，在中文图书经费预算下建设;原版西文图书作为一个项目在西文图书经费预算下建设。8年来，我馆在中文图书项目上基本采取套餐式招标模式，即中标供应商完全一站式地提供采购、编目及配套加工服务;西文图书项目则采取单项目招标模式，即只就采购资格选择供应商。在中文图书建设的技术环节上，除了采购这一环节招标保持不变之外，在编目和加工服务方面逐年有扩充，至今覆盖了编目取号环节以及拆包、核对到馆清单、提供磁条、粘贴磁条、检测磁条、加盖馆藏章、打财产号、贴条码及覆膜、打印书标、粘贴书标及覆膜、对退书的清理、典藏完毕的图书归类等12小项服务。

2.2 招标方式的选择

《中华人民共和国招标投标法》规定，招标分为公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。随着市场的逐步开放和服务行业的迅猛崛起，在国内图书发行领域，新华书店独大的势头不再，民营书商、个体书店、网络书店得以迅速发展，图书发行业及销售企业呈现出百花齐放的局面。在这种大环境下，采取公开招标方式能更好地选择实力雄厚、信誉出色、服务一流的中文图书供应商。而在原版西文图书方面，具备图书进出口资质的公司目前只有13家，加上我馆每年用于购置西文图书的经费十分有限，因此，采取邀请招标方式更能激发供应商的参与积极性。

2.3 招标的程序

根据《湖北大学物资采购招标管理办法》的规定，湖北大学国有资产与实验室管理处(以下简称“国资处”)具体负责招投标的日常事务。因此，我馆新书建设有完整、独立的招标程序，具体为申报准备、发标收标、开标评标、实地考察、合同谈判、定标签署合同等6个步骤。1)申报准备:图书馆就中文图书、西文图书项目填写申购表报国资处，并拟写技术要求。2)发标收标:国资处发布招标公告，发售招标文件，回收投标书。3)开标评标:监督组现场拆标唱标，填写开标记录。评委评分、投票;监督组公布分数和排名顺序，填写评标记录。4)实地考察:国资处负责组织对排名靠前的3—4家的供应商实地考察。5)合同谈判:就项目的技术和商务细节等未尽事宜与供应商进行谈判，达成一致。6)定标签署合同:国资处向主管校领导提交报告，在校领导审批后，发布中标公告和中标通知书，并签署供应协议合同。

3 招标方式下的新书建设主体新构成

图书馆纸质新书建设中引入招标方式，带来了更多的人力、物力和资源，对图书馆原有封闭式的基础工作造成了一定的冲击，更加考验建设负责人的掌控能力、协调能力、空间及人员分配能力。因此，整个新书建设工作面临着新的人员结构和角色调整。

3.1 主体成员新结构

引入招标方式，对新书建设组馆员的分工范畴造成了影响，对馆员的心理也造成了一定的压力。曾有馆员认为编目及服务环节纳入招标会挤压自己原本的工作，而形成“裁员”局面。事实上，我馆采取循序渐进式地对各环节分项目动态调整逐步进入招标范畴，馆员已经有了一个相当长的心理缓冲期和适应期，极大地解决了其对新事物的陌生感、焦虑感，使各项工作有了一个平稳顺畅的过渡，馆员的工作存在空间和地位不仅没有被排挤，反而在一定程度上得到了深化和提高。

更多的建设环节采用招标方式后，新书建设的参与成员不仅包括原有的图书馆馆员，也包括了供应商提供的书目整理人员、编目人员、加工人员、客服人员。因此，新书建设组的成员由固定成员与机动成员两部分组成，即固定成员为我馆馆员，机动成员为供应商工作人员。固定成员的结构变化反映在人员总量和各环节人员数量两个方面，8年来，建设馆员总数量发生了变化，从11人缩减至9人。建设环节配备人员的变化则为，采访馆员从2人增至4人，编目审校馆员从7人减至3人。

新书建设组机动成员的数量和各环节配备人员量则是不固定的。2012年我馆新书建设吸纳了5家供应商的各类工作人员，从而形成了一个庞大的机动人员群体。从广义的角度讲，机动成员还包括参与图书荐购的读者，但这部分成员存在人数的不确定以及管理上的难度等因素，因此这部分成员主要由采访馆员来协调，暂不纳入本文所述的新书建设组成员群体。

3.2 成员角色调整及权责变化

随着招标方式的引入，新书建设组馆员的角色有了不同程度的转变、权责也发生了相应的变化，逐步由职业向专业发展，由专业技术人才向质量控制专家转变。首先，采访环节的馆员配备增多，其主动作为和服务力度相应增强。除了配合国资处进行招标文件起草、对意向供应商进行实地考察、向同行单位咨询核实，采访馆员的重心更多地放在对优势学科及特色文献进行查遗补缺、收集读者荐购新书信息、督促书商保持良好到书率、及时向荐书读者反馈处理结果等方面。其次，编目馆员从简单重复的编目取号工作中解脱出来，重点从事编目指导、人员培训、审校书目、馆藏数据整理工作，以及原编数据的审核上传工作、非书资料以及其他类型资源的编目加工工作。最后，验收馆员、典藏馆员也进一步从体力劳动中解放出来，免去了收书、放书的体劳之苦，只需对供应商的加工人员进行指导和监督核实，对其工作质量进行抽查把关等。

伴随着招标内容和技术要求的深入，供应商及其工作人员承担的责任、任务逐渐增多，从书目提供、新书到馆时间、到书率到磁条提供、服务加工细项，从编目数据质量到典藏完毕的图书归类，都需要供应商的工作人员依照图书馆制定的规范完成，做好工作的衔接以及保证各环节的质量。

4 图书馆纸质新书建设流程再造

4.1 引入项目管理制

项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望，包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。招标后，供应商提供的图书、人员、磁条等进入新书建设程序，就需要跟原有的人员、物资进行统筹管理和重新配置，还应进行工作空间和工作用计算机的重新划分。首先就是成立由文献建设部主任为组长，采访、验收、编目及典藏馆员为固定成员，中标供应商工作人员为机动成员的新书建设工作组。组长负责统筹安排当年度新书建设，制定建设方案。包括当年新书建设各环节的指标规范文档、各加工项目指导及质量控制责任人列表、编目分类指导及质量控制责任人列表。其次，将当年的项目安排告知项目组固定成员，当机动成员到位后，项目组组长引导其知晓工作流程及质控负责人，固定成员依照自己的职责范围对机动成员进行指导使其尽快展开工作，并在后续工作中进行持续辅导，随时进行质量监控。最后，组长负责各工作环节的衔接以及处理各类突发问题。比如事先统筹好不同供应商所用财产号段的划分，系统工号的分配，下载数据权限的赋予，等等。

4.2 到馆新书流转过程及管理

中标供应商提供服务的第一步，就是根据采访馆员的订购需求提供数量齐全、质量完好的新书。新书到货入馆，就遵从有序化原则进入图书馆本地的紧密的流程式操作和精细化管理的新书建设工作。具体包含以下7个阶段:1)手工验收阶段，机动人员在验收馆员的指导下进行拆包、核对清单、检测磁条的充消磁性，形成《图书验收报表》《图书验收结果统计表》。2)系统验收阶段，机动人员将书按照品种集中的原则放置到指定书车中，供验收馆员进行系统验收。3)前期加工阶段，机动人员对系统验收后图书进行盖馆藏章、打印财产号、粘贴条码及覆膜工作。4)编目取号及审校阶段，机动人员按照品种对图书进行编目取号，接受编目馆员的审校，分别填写《编目数据审校工作排表》和《编目数据审校情况记录表》。5)后期加工阶段，机动人员对审校无误后的图书进行书标粘贴及覆膜工作。6)系统典藏阶段，机动人员将加工完毕的图书移交至典藏馆员进行系统典藏。7)移交流通阶段，典藏馆员、机动人员与流通馆员一起做好图书移交、上架工作，确保图书进入流通环节。

5 新书建设的质量控制

5.1 事前介入

简言之就是“早规划、勤沟通、多协调、重规范”。“早规划”就是图书馆应提早做好年度新书建设规划和预算工作，采访馆员应提前整理年度新书目，积极联系读者进行勾选荐购，确保订单书目质量。“勤沟通”就是图书馆应通过明察暗访等多种渠道调研、收集整理图书供应商的供应能力和质量情况，包括采访数据的提供数量及分类情况，图书的运输方式和供应周期，是否有专业编目队伍，等等。“多协调”就是图书馆领导协同采访馆员在最初招标时就介入，配合国资处拟写招标技术要求，积极参与开标评标工作，执行严格的考察认证制度，考察供应商的公司规模、内部组织与管理、员工状况等，如员工流动过高可能不利于质量的稳定和业务发展等。“重规范”就是图书馆根据实际工作流程，制定完整的操作规范，包括《图书验收工作的任务和职责》《图书著录字段说明》《图书查重、种次号取号细则》等，提示项目组成员对每一项工序进行规范操作。

5.2 建设过程中的质控

在新书建设过程中，从加强机动人员的岗前指导、持续辅导工作，到细化监察项目、形成管理文档来形成全方位、立体式的质量控制网格。首先是采访馆员做好图书征订工作，通过整合新书书目、拓展荐购渠道、广泛收集荐购信息，合理生成新书征订订单，保证读者荐购图书在订单中的合理比例，分别是中文图书30%以上、西文图书100%。其次是与供应商积极联络，明确到货率和到货时间的“双限原则”，即在规定的时间内订单上85%的图书必须到馆。再次是严把机动人员的图书验收加工关和编目关，验收馆员配合采访馆员形成图书验收报表、验收结果统计表;审校馆员形成编目数据抽查登记表、编目数据检测报告等;最后是严把图书移交流通关，典藏馆员认真检查机动人员的书标粘贴及图书按馆藏地分配工作，以确保图书实体与系统记录的完整统一;流通馆员做好本馆藏地所收新书的清点以及上架，与原有图书整合形成合理有序的排架体系。

5.3 实时整改及阶段性总结

在新书建设中，一旦供应商在新书品种供应、工作时间衔接、人力配备上不合理、不积极、不配合，即可做出书面总结和促改要求，甚至可向馆领导、国资处提出暂停合同执行的申请，以确保年度新书建设工作的有效完成。在与供应商完成阶段合作以及年度合作工作之后，对各供应商提供的图书品质及各项服务做出总结，并对下年度招标工作提出合理化建议。虽然新书建设工作中引入招标能提高资金利用率及工作效率，但任何一个供应商都无法齐全、连续地提供馆藏特色文献，如发行量少的专著、地方版图书等。即使有多家供应商互为补充，也不能保证完整提供。因此，为了保证馆藏图书的连续性、完整性和系统性，加强特色馆藏建设，作为最能体会读者图书需求和图书缺供矛盾的基层人员，我们一直呼吁校领导赋予图书馆适当宽松尺度的自主采购权限，比如用于零散购书的金额可放宽到10万元，教师推荐的图书采取实时采购方式;对于服务优良合作良好的供应商可在次年度直接续标以建立长效合作机制;招标工作期间的供应商空缺期，允许自主采购5万元以下金额的单批图书，只需事前申请或事后报告即可。

6 结语

招标方式的引入打开了图书馆建设者的视野，引导建设者以市场运作方式来思考新书建设工作，促使图书馆形成专业的、高素质的专家级新书建设队伍，促使图书馆业务管理工作进一步优化，使得基础工作流程化、核心业务精品化，整个新书建设工序更加细致紧密，步骤合理有序。同时，引入招标也促使图书馆基层建设者加强对外交流与合作，与兄弟院校图书馆形成联盟，在保守行业秘密的前提下，交流实际工作中形成的有效信息。总之，图书馆纸质新书建设中引入招标，虽然在一定程度上减少了建设者在购买来源和合作对象选择上的自主权，降低了灵活度，但综合其公开、分权、监督的优点，仍不失为一种高效的方式。

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