利用信息系统实现药品实库存管理

◆江晓云 谢颖夫

责任编辑:张盼盼

1 药品管理现状分析

在实际工作中，由于某些原因，如抢救、借药等，医院药品很难实现账务数据与药品库存量的完全吻合。但是，医院信息系统的建立为实现医院药品实库存管理提供了可能性。

医院药品管理中的账实相符管理有两个非常重要的角色:药品库管和药品会计。药品库管的职责是根据药品库存制订合理的采购计划，管理好药品的入库、出库、盘点，尽量减少药品库存积压。药品会计的职责是审核原始单据凭证，按会计制度的要求登记账薄，及时、准确地编制会计报表，定期核算，并提出改进意见。他们的共同目标是药品管理的4 个要素:(1)实:药品实物;(2)证:药品会计凭证;(3)账:药品总账、分类账、明细账;(4)表:药品会计报表。真正做到账实相符、账证相符、账账相符、账表相符［1］。

2 存在的问题及解决方案

2.1 大输液集中配送管理

为了更好地服务临床，很多医院会根据临床科室的分布建立专科药房、分药房，同时尽量减少药品冗余配置及库存积压。大输液药品是常用药品且日用量大，因此，各药房不能冗余配置，需集中配送。这就造成了账从药房走，而药品并不从药房发出，而是从大输液库集中配送。相当于药房管了入、出账，却没有管实物。

解决方案:通过大输液过帐管理实现大输液库的账、实同步，实现药房大输液账的平进平出。即大输液统一归大输液库管理，各药房根据服务临床的特点分别设置大输液药品过账管理标志［2］。同时，对门诊药房仍配置大输液，而对中心药房、干部楼药房等实现过账管理。具体实现过程:各药房大输液实物为0，设置基础库存以满足临床医生站能开具医嘱，护士站能提交领药单，扣药房可用库存。在摆药时，生成病人领药出库记录，并确保与患者记账同步，同时由系统自动从大输液库出库药品到药房，这样就形成了药房会计账的平进平出。

2.2 借药管理

由于医院的特殊性，不可避免地存在病患借药的情况，特别是干部保健诊疗、民政救助、医疗援助等。这类药品出库后由借出对象通过收费发票还药。因借药、还药周期较长，对药房的帐实相符管理造成了影响。同时还需做到借药单据必须与后期借药人的收费单据相对应。若借药人不来交费还药，则借药药房的挂账就成为医院的损失。

解决方案:建立借药药房单元。当借药发生时，由药房出库到借药药房，打印借药出库单，并要求借药人签字。借药人还药时，需持借药出库单及医生开具处方到收费处交费。收费处根据借药出库单收费，并做好还药记录。药房根据还药记录判断是进入本身药房发药还是进入借药药房发药，以保证财务发票与药房的出库单相对应［3］。借药药房每月也要做总结，以避免生成呆账、坏账。借助信息技术，不管药房本身还是借药药房，都做到了药品的出库与财务收费发票对应，从而做到了药品账与财务账的一致。

2.3 医技科室专用药品管理

由于医技科室专用药品用量较大，药品经药库采购后直接发到医技科室，而医技科室记账到患者时，账是走药房的，这就造成账、实增减不同步，造成账实不相符。

解决方案:医技科室专用药品是由药库直接到药房。在药品字典上设置医技专用药品标志，医技科室直接到药库领取，患者记账时不考虑库存。收费的执行科室为本科室，即此类药品的消耗计在科室成本上，药品收入计在医技科室上。这样药库账实同步，但药房不参与管理。

2.4 普通药品管理

由于医技科室、手术室用药特殊性，无法像临床科室一样每日拿领药单及时领药，采用的是备用药管理。病人记账后，药品并未从药房及时领走，因此也造成了药房的账、实不相符。

解决方案:在药品字典上设置医技手术普通用药标识，凡此类药品在医技科室、手术室记账时，采用备用药管理，要求各科室在药品会计月结周期内领取。此时药房库存记录仍保持真实的数据，科室记账不判断药房库存，也不扣可用库存，称之为药房挂单。在科室领取药品以补足备用药时，如果药房库存充足，直接按挂单发药;如果库存不充足，则从药库领药或从其它药房调药［4］。

2.5 药房药品节余管理

在临床实际用药中，因集中配置的原因不可避免地存在一些药品的节余。临床通常的做法是在下一次领药时少领，这也就造成了药房账、实不同步。

解决方案:在摆药单上设置应发与实发数量，要求临床科室在领药时决定节余药品是现时领走还是归还给药房。如果科室决定现时领走，则实发等于应发;如果科室决定归还给药房，则系统自动将节余药品通过“节余入库类型”入库到药房。这样就做到了患者记账数与药房发出数一致，节余药品通过再次入库的方式形成入库记录。这样不但做到了药品的账、实同步，同时也真实反映了各科室药品节余情况。

2.6 药品盘点管理

由于药品盘点工作量大，难免出现误差，而误差累积起来会对药品账实相符管理造成不便，需跟踪这些误差的细节，方能做到账实相符。

解决方案:为了保证药品盘点的真实性，采用盲盘模式。即盘点员在盘点药品数量时并不清楚此药品在计算机系统中的数量，在如实录入实物数量时系统自动计算盘点盈亏［5］。其优点在于需盘点员仔细清点数量，盘点真实性提高了;缺点在于没有信息系统库存引导，需要一一清点，工作量特别大。不管采用什么方式盘点，差错在所难免。为了体现真实的药品盘点情况，在系统中设置盘点调整入库与盘点调整出库两种类型，在盘点员后期发现有清点差错时，通过对这两种类型进行调整，最终会计报表中以盘盈盘亏及盘点调整入、出库来体现最终的盘盈盘亏。

3 小结

通过对药品库存的管理与控制，云南省第一人民医院真正做到了账实相符，实现了会计报表上每项数据都可通过信息系统查询到原始的单据和凭证信息［6］。

在药品实际管理中要做到账实相符仍需克服很多难点，借助科学的管理手段和先进的信息技术进行综合设计，最终做到了真正意义上的账实相符。100% 的账实相符是一个宏大的目标，真正实现是非常困难的，我们的目标是将误差控制在0.5%～1%的范围内。

［1］夏旭东.我国医药物流的集成化发展研究［D］.河南大学，2009.

［2］王 平.进销存管理系统初探［J］.现代交际，2009(7):70.

［3］姜庆艳.单件小批量企业库存管理集成信息模型研究［D］.大连交通大学，2010.

［4］祝 烨.新疆医药公司药品管理系统设计与实现［D］.电子科技大学，2011.

［5］龙 燕，王或杰，钱 铮，等.计算机信息化技术在我院药品物流管理中的应用［J］.中国医药导报，2013，10(32):167-170.

［6］李志军.医院药品管理问题与对策分析［J］.当代医学，2013，19(30):17.