项目采办业务精细化管理初探

□赵国来 王建顺 朱国艳

关键词：精细化管理；项目采办；采办执行；竣工资料；风险控制

项目采办业务精细化管理初探

□赵国来 王建顺 朱国艳

关键词：精细化管理；项目采办；采办执行；竣工资料；风险控制

中石油管道局是以石油工程建设为主的、具有国际总承包资质的建设企业。管道局的核心价值观是“挑战、精细、创新、团队、和谐”，即紧抓管理精细化，以创新、和谐的团队应对挑战。管道局以国际、国内事业部统管国际、国内项目，事业部以项目群管理的方式进行项目管理。中油管道物资装备总公司（以下简称物装公司）作为管道局专业化的物资采购和物流企业，负责项目物资的采购和物流工作。物装公司由项目管理委员会指导项目管理部负责项目群管理，委派相关采办人员负责项目物资的采购管理、物流管理工作，具体采办业务和物流业务由相应专业采办处和物流仓储处负责。笔者主要针对项目采办各环节涉及的业务和范围进行精细化管理的探讨。

一、精细化管理介绍

精细化管理是一种理念、一种文化，是科学化、规范化、精细化和个性化管理的一项内重要内容。

1.精细化管理的理论来源

在精细化理论发展中，科学管理理论和质量管理理论为相关部门提供了很好的指导。

（1）泰勒的科学管理理论对精细化管理的贡献。一是强调运用科学而非经验的方法来研究企业管理活动。强调建立明确、量化的工作规范，并且将这种规范标准化。二是强调根据工作的标准化规范，对工人进行挑选和培训，提高工人的工作技能，以获取更好的工作成绩。三是强调管理者应该为下属的工作业绩负责，要求管理者做好预先的计划和建立明确的工作规范，并且为下属提供相应的培训。

（2）戴明的质量管理理论对精细化管理的贡献。一是强调目标管理和程序设计，即PDCA循环。只有流程和程序正确和精细，才能精确指导员工行为，保证最终的工作质量。二是强调改进生产和服务系统，体系上存在的问题往往是85%的问题产生的根源，这就要求相关部门运用系统分析法科学分析解决问题，做到精细化控制。三是强调管理者职责中利用领导力和帮助的重要性，这与精细化管理强调的适当分权是一致的。四是强调对员工的教育和培训，着重于工作岗位所需的技能培训。

2.精细化管理的概念

很多学者都给精细化管理下过定义，其中最具代表性的是汪中求先生的观点，他认为精细化管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理的各单元精确、高效、协同和持续运行。

精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，以最大限度地减少管理所占用资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。现代企业对精细化管理的定义是“五精四细”，即精华、精髓、精品、精通、精密，以及细分对象、细分职能和岗位、细化分解每一项具体工作、细化管理制度的各个落实环节。精细不仅要注意细节，而且要做好、做实、做深、做透，培养和树立追求卓越的精神、求真务实的科学态度及一丝不苟的工作作风和良好的生活习惯。

二、项目管理及采办管理介绍

1.项目管理介绍

对于项目管理，主要有两大研究体系：国际项目管理协会（IPMA）和美国项目管理协会（PMI)。项目管理，就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去。它包括5个过程组，即启动、规划、执行、管理、控制和关闭；包含整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理等10个知识领域。在项目管理中，最重要的是启动和规划过程组管理，这两个过程组工作的准确和精细程度将直接影响项目管理成功与否。数据表明，项目的成功和失败85%由启动和规划阶段的工作决定。在EPC项目管理实践中，PMP的管理理念逐渐得到认可和推广。EPC项目管理，一般包括设计、采办和施工管理3个部分。笔者重点讨论EPC总包模式下的采办管理。

2.EPC模式下采办管理任务及特点介绍

随着EPC承包模式的广泛应用，EPC模式下的采办管理也逐渐程序化、标准化、数据化和信息化。采办管理作为EPC项目管理的一个关键环节，贯穿于项目管理的全过程，衔接设计管理和施工管理，是实现工程实体质量的基础。采办管理包括启动、规划、执行、管理、控制和关闭5个过程，每个过程都是紧密联系、循环进行的。其中主要包括根据招投标文件编制采办章程、识别干系人的采办启动阶段，编制采办规划，根据采办规划实施采购行为，管理和监控采办规划和执行过程，关闭采办工作等几个部分的工作。采办的干系人联系密切、管理复杂、环节较多，造成采办精细化管理工作复杂多变。

三、项目采办管理中的精细化管理要求

1.采办启动

采办启动过程的精细化管理要求根据项目章程编制科学合理可行的采办章程，并充分明确采办管理的干系人。企业可利用权利/利益方格、权利/影响方格、影响/作用方格、凸显模型、专家判断、会议讨论等方法对采办干系人进行科学分类并统计造册。

项目采办在项目启动阶段就及时跟进，多次组织相关人员认真研读招投标文件，及时与国内部相关部门、分公司、物装公司、项目经理部采办处等单位相关干系人进行沟通，了解相关方的工作期望，为制定采办总体计划做准备。

2.采办规划

采办规划过程的主要工作为制定采购规划。采购规划的内容主要包括收集、定义、创建采办包（WBS），定义活动、排列活动顺序、估算活动资源和持续时间、制定进度计划，估算采办成本、制定预算，规划质量管理、规划人力资源管理、规划沟通管理、规划风险管理、识别风险，实施定性、定量的风险分析、规划风险应对，规划干系人管理等领域。

采办规划管理的精细化要求采办规划的准确和精确。准确，既要求每个采办包的整合过程、范围、时间、成本、质量、风险、干系人等方面信息的确定，以消除或降低不确定性，又要求项目人力资源需求的确定；精确，即要求采办规划管理各知识领域管理环节间的信息传递得到对方核实确认后，控制差错或变更发生的概率在1%以内。这不是指不允许业主、设计或者施工变更，而是变更发生经过确认无误后，采办部门在实施采购行为时对差错或再变更进行控制。此过程中的数据和信息传递的标准化、程序化和信息化是提高精确性的基础和关键。具体信息包括采办包内物资的范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、沟通管理、风险管理、干系人管理无差错、计算过程无误差。

3.采办执行

采办执行主要包含实施物资质量保证措施，组织、建设、管理采办团队，管理沟通，实施采购，管理干系人参与等相关领域工作。在实际工作中，表现为采办团队成员在进行相关采购物流业务沟通时，保持相关人员对项目信息的共享充分和准确。

采办执行过程的精细化，一是要做到与采办规划过程产生的结果或文件保持一致，不主观臆造数据。二是保证完整高效的采办团队在实施采购过程中进行信息沟通时，相关信息传递的及时性、有效性、准确性。采办执行过程包括采购文件的编制及发布、采购行为实施（招标、谈判、询价等采购行为）、采购结果审批及发布、合同签订、物资生产及发运等。信息传递的及时性要求在每个节点的信息及时分析、上报，8小时内传递至下一个信息采集点；有效性，要求关键节点的原始数据及其分析对相关信息环节的推进产生积极影响或构成本环节信息的基础数据；准确性，要求阶段节点信息的采集做到科学、合理、真实、准确，运用科学的统计分析工具可以分析环节优化改进的可行性及规律性。

4.采办管理和控制

采办管理和控制过程主要包括确认和控制采办工作范围、采购进度、采购成本、物资质量、沟通、风险和控制干系人参与。在实际工作中，是指项目采办根据采办总体计划和工程实际需要，以适当的沟通方式协调好各干系人，控制好范围、进度、成本、质量和风险。对于关键物资的风险，根据已确定好的风险应对措施及时管控。

采办管理和控制过程贯穿于采办计划和执行的各阶段，包括计划变更控制和执行变更控制管理。由于各种风险的影响，计划变更和控制变更广泛存在。在变更控制过程中，要求变更的合理性、必要性和引起的次生风险可控，需要根据设计、工程、运行部门的意见进行变更。在此，可以设置变更控制委员会，包括项目主管领导、设计管理、工程管理、采办管理、合同管理等相关部门的关键人员。可根据计划内和计划外变更进行分类管理。计划外变更上报相应业主单位审批，计划内变更报备相关部门，由EPC项目部自行决定。

5.采办关闭

采办关闭过程的工作主要包括采购合同的关闭、采办竣工资料的移交、提交采办工作经验总结等。在这一系列工作中，合同关闭最重要的是质保金解付、索赔清理。所有这些都要求相应的过程文件现场反馈等清晰明确并如实记录。

采办竣工的资料移交是取得质量保证金和竣工资料保证金的基础文件。竣工资料保证金和质量保证金占到总承包金额的15%，是取得项目利润的关键，这需要竣工资料全面、如实、详细地记录工程实施的关键环节。竣工资料要随着工程的进度进行提交，对于后期采办竣工资料的提交主要关注现场调试服务和培训服务，还有质保期间产品运行情况的资料收集。

项目采办只有坚持做好采办过程中各个方面和各环节的精细化管理，才能保证项目的效益，发挥集约化优势。精细化管理依赖于项目管理规则的系统化和精细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使采办管理的各单元精确、高效、协同和持续运行。

（作者单位：中油管道物资装备总公司；天津财经大学）

10.3963/j.issn.1006-8864.2014.6.014