浅谈企业会议效率问题及改进措施

天津中兴智联科技有限公司 马涛 中兴通讯股份有限公司天津分公司 郑鑫



浅谈企业会议效率问题及改进措施

天津中兴智联科技有限公司 马涛 中兴通讯股份有限公司天津分公司 郑鑫

摘 要：本文针对公司内部会议效率低的现状，以时间为轴分析了具体的影响因素，并对各个因素给以权重，总结出当前影响会议效率的重要原因，同时，还对重点原因给予整改措施，对措施的执行情况进行跟踪。经过一轮整改，公司的运行效率得到了较大幅度的提升，而根据PDCA方法，还可以进行持续改进。

关键词：会议效率 原因分析 整改措施 持续改进

郑鑫（1981-），女，山西省太原市人，硕士，工程师，主要从事智能交通、微波传输技术方面的研究。

近年来，随着公司和部门规模的不断壮大，内部会议的种类与数量也在不断增加，与之俱来的是愈来愈多反映会议效率低下的声音。会议的主要目的是解决问题，低效率的会议不但无益于解决问题，反而使问题愈加复杂，提升会议效率的重要性可见一斑［1］。

1 高效会议典型特征及影响因素

根据一般经验，得到高效会议的几个主要特征如表1所示。

表1 高效会议的主要特征

相应的，影响会议效率的主要因素如表2所示。

表2 影响会议效率的主要因素

笔者将一般经验与部门的具体情况相结合，分析影响部门会议效率的具体原因。开展部门级讨论时应当将问题以时间为轴划分阶段，逐步发散，充分收集问题，然后将具体问题按照影响会议效率的主要因素进行归类，确定影响会议效率的关键问题，并提出改进措施。

2 讨论结果汇总及分析

首先根据会议进程，将问题讨论分为三个阶段：会议前、会议中、会议后。然后根据每个阶段的主要动作分出几大类，便于对问题进行细致挖掘。根据上述思路对具体问题进行了讨论，并探讨了各问题的改进措施与度量指标。

其中，对具体问题进行了质量危害程度及效率危害程度5分制评价，以筛选出改进重点。

针对影响会议效率的主要因素，对讨论结果进行了归类，结果如下，只列出严重等级较高的条目（见表3）。

表3 严重等级较高的条目

7.开会的原因、目的和结果5会议目标未明确指出　5　会议前会议纪要不完备　5　会议后会议纪要发布不及时　5　会议后会议纪要任务要求不明确　5　会议后会议结论后续要求及任务无人跟踪及汇总　5　会议后8.其他　8会议太多、分身乏术　5　会议前简单的评审（多人审查、单人复审），预审整理后也开会4　会议前本来是简单的事情，因为决策机制复杂，导致需要开会。4　会议前会议召开随意，突然接到电话通知参会，到会后要很久才能搞清楚讨论的问题5　会议前有很多需要拍板型的会议和技术讨论型的会议，感觉召开的意义不大5　会议前拍板型会议往往效率低下　5　会议中同一项目多次会议之间的相关度不是很强　3　会议前是否有必要组织会议　4　会议前

图1

图2

由上述数据统计可看出，当前普遍反映的问题主要集中在以下三个方面：

（1）会议的准备工作；

（2）开会对象的选择；

（3）开会的原因、目的和结果。

如果按照会议阶段分析，则问题主要在会议前的阶段。同时根据具体问题对会议质量及会议效率的影响程度为5（最高）的情况，也可判断出目前影响会议效率的主要问题。由以上图表的统计看，这些问题绝大多数落在上述三个方面，为具体问题改进措施的制定提供了更为明确的目标。

同时，有一类问题值得关注，即会议本身是否需要召开。

由此我们可以分辨出目前存在的主要问题，并找出现阶段改进的主要方向：

（1）会议必要性评估；

（2）会前准备工作；

（3）与会人员确定；

（4）会议的目的和结果明确。

其他需要改进的问题如下：

（1）主持人的技能；

（2）时间；

（3）参会者的技能。

3 改进措施及效果分析

3.1 重点改进方向及措施

综合讨论意见以及相关资料，笔者提出以下具体改进措施。

3.1.1 会议必要性评估

发起会议以前，我们需要评估以下内容并与直属领导预先沟通（见表4）。

表4 评估内容

改进效果评估：以会议是否形成建设性的结论作为评估重点。

3.1.2 会前准备工作

拟定会议准备核对单，组织者在召集会议前核对（见表5）。

表5 会议准备核对单

改进效果评估：可以从以下几个方面进行评估：会议及时通知率、控制会议的总时间以及会前汇报文档质量等。

3.1.3 与会人员确定

（1）确定每种类型的会议应该参加人员的模板；

（2）专人负责按照模板检查同行评审执行情况；发现有问题的通知重新评审。

改进效果评估：可以从以下几个方面进行评估：每个参会人员在会议中的发言内容、无效会议人时、会议记录会议及时通知率。

3.1.4 会议目的结果明确

（1）会议通知要说清会议的目的，介绍清楚相关的背景情况；

（2）收到会议通知的参会人能提前了解待讨论问题的相关情况，最好是给会议组织者一个邮件的反馈；

（3）在制订后续计划时，要考虑到各种异常情况，并制定好应对措施；

（4）建立电子流的网上记录、跟踪会议遗留问题的解决情况。

改进效果评估：可以从以下几个方面进行评估：及时发布会议纪要的会议占比、预审率、及时关闭率、缺陷比率，通过网上流程自动统计并定期公布。

3.2 其他需要改进问题的措施

对于非当前主要问题的改进措施列举如下。

3.2.1 主持人的技能

（1）进行专门的技能培训；

（2）明确主持人制度，会议也作为任务下达，确保讨论过程不跑题；

（3）明确主持人的权威性，一旦支持人发现讨论内容与会议无关并制止时，与会人员要服从。

3.2.2 时间

（1）公司出规定：必须准时、不能参加的提前请假；

（2）会议纪要里面写明谁迟到、谁缺席；

（3）未请假迟到者进行处罚；

（4）领导以身作则；

（5）会议开始时，除了需要记录员外，还要一个计时员，对每个议题提前5分钟预警，然后主持人提醒演讲人注意时间。

3.2.3 参会者的技能

（1）积极发言参与会议讨论；

（2）演讲人提前对照PPT演练，对比时间符合度；如果时间不符合，反复修改PPT文档。

4 改进效果

公司以多轮分组讨论的形式对当前会议效率问题进行讨论和分析，以逐步发散问题、归类分析结果的方式分析出目前影响公司效率的主要问题及其他的一些问题。并有针对性地给出了改进措施及对改进措施的效果进行评价的方式。公司根据整改措施进行改进和评估，使会议效率得到较大幅度的提升。根据PDCA方法，会议效率问题还会不断迭代。本文的方法亦可推广至其他企业。

参考文献

［1］ 张铁力，申星.如何让会议更加高效［J］.企业管理，2013（7）.

［2］ 柳新华.提高会议效率和质量［J］.中国行政管理，2003（9）.

［3］ 黄璐.浅谈如何提升决策性会议效率［J］.中国经贸导刊，2014 （28）.

［4］ 张文栋.从一次例会看会议效率［J］.中国商贸，2009（6）.

中图分类号：F272

文献标识码：A

文章编号：2096-0298（2016）05（b）-025-03

作者简介：马涛（1981-），男，河北省吴桥县人，硕士，高级工程师，高级项目经理，主要从事智能交通、智能仪表及工业控制方面的研究和项目管理工作；