人本主义视角下对高校行政秘书管理工作的解读

张 蕾

（沈阳音乐学院长青校区，辽宁 沈阳 110000）

人本主义视角下对高校行政秘书管理工作的解读

张 蕾

（沈阳音乐学院长青校区，辽宁 沈阳 110000）

本文立足于人本主义，即以人为本的视角，对高校行政秘书管理工作进行审视。综合运用管理学等相关理论原理进行分析和阐释，力求把行政秘书管理工作做得卓有成效、更为精进。

以人为本；行政；管理；审视

一、合理把握角色定位

高校中行政秘书管理工作是一个不可或缺的岗位角色。根据各系部教学任务的不同，行政秘书管理工作有着自身的岗位意义与价值。总体来看，其工作领域较宽，任务较重且细琐繁杂。如身肩服务师生、统筹规划、组织协调等多项任务。如何把握这个角色的职业定位，对于每个个体而言都有着其自身的理解。行政秘书工作应具备一定的素质胜任力。素质 ，指“资质”“才干”等，是一个人综合因素的体现，是驱动人产生优质工作绩效的各种个性特征的集合，反映的是可通过不同方式表现出来的知识、技能、个性与内驱力等。素质是判断一个人能否胜任某项工作的起点，是决定并区别绩效好坏差异的个人特征。行政秘书工作要求人的素质是综合的全面的。众所周知，在管理学里有一个冰山模型，即冰山露在水面以上的部分，如一个人的知识、技能或者行为等，仅是冰山的一角，是容易被人感知到的，那么水面以下、更宏大的潜在素质更是值得我们去挖掘的。

行政秘书工作中不仅关系到对事的处理，更关系到人际协调。将直线工作及横向工作都能有效联系和衔接，更要尽量做到统筹兼顾，避免顾此失彼。这就对此角色提出了相应的素质和能力要求，如管理能力、思维能力、协调能力、沟通能力等综合因素。只有具备相应素质能力，才能把工作开展得井然有序。立足于高等学校育人的规律，能有效把控好行政秘书管理工作，是对一个人能力的考验。在众多的管理实践中，需要内练基本功，赋予行政秘书角色一定的担当，合理进行规划，才能立足于本职，在职业生涯中把工作做得成效显著。

二、行政秘书管理工作中应体现人本精神

（一）人本主义理念分析

人本主义作为管理理念产生于20世纪30年代。在传统的管理理念中，人被视为要素，作为工具而存在，而组织为获得效益为目标。而人本主义理念，即是一种以人为本的管理思维，重在人的因素的考虑，人本主义管理，即管理工作中以人为本，强调以人为中心，强调个体在组织中的作用，把人作为独立的个体来相待，尊重人的价值和人的理想，并以个体目标的实现与组织目标的结合为目的，管理的中心任务就是围绕人的管理。管理学家们对人本理念都有相当独到的研究，也做出了杰出贡献。马斯洛把人的需要从低到高细分为五个层次。麦克雷戈更关注人性的视角，提出了X理论和Y理论。今天我们可借鉴管理学家们的思想，重在对自己的思维意识性有所启迪。

高校中传统管理的弊端在于只见物不见人，把人当作机器的附庸。当人们认识到资本、物质资源是有限的，而人力资源是无限的，并且人具有创造力和极大潜力的时候，从这个角度出发，才能清醒地认识到，高校管理不仅要以科学和民主的大学精神为指导，更应强调以人为本为中心的管理理念，其理由是因为高校生产的“产品”是人，因此对于行政秘书管理工作也不例外。在管理过程中要以人为管理工作的出发点和中心，围绕激发和调动人的积极性、主动性和创造性。强调对人性的理解，树立以人为中心的管理理念，继而实现人的全面发展，从而真正实现理解、尊重、关心、爱护以及培育，为广大师生服务好。

行政秘书管理工作作为教学工作和学生工作的有效支撑，职责是较为琐碎的，肩负承上启下、又多方联系的责任，具有服务性、管理性、参与性等综合性质。工作中坚持以人为本的管理理念，应体现在：懂需求、懂尊重、懂关爱、懂理解。依照岗位性质特点了解人的需求，以提高管理工作的水平，实现目标最大化。尊重人的个性，营造和谐的工作氛围。关心人的发展，创设良好的工作环境。理解人，擅于沟通，擅于去创设一个富于人性化的管理工作平台。这些是值得行政秘书管理工作者思考的所在。

（二）工作实践中人本主义的贯彻

以人为本，一是在于强调活动主体的主动、能动性，二是表明了行为的目的，即管理的活动都是是围绕着人的需求而展开，为人的需求而服务。人本管理重服务，强调要把工作对象放在首位。人本主义管理对行政秘书而言，应突出服务于师生的积极性、主动性，在繁多的琐碎事务处理中避免消极情绪，并应设计出合理的体系以提高管理效率。

常言道，态度决定一切。首先，行政秘书管理工作要体现服务性，即以积极的姿态满足于广大师生的需求。如应积极配合院系教师的教学工作，做好教学计划的整理与归档；关心学生的学习生活与成长，及时帮助他们解决生活中的难处以排除后顾之忧。对于师生，应充分尊重他们的年龄层与知识层，话语中要平易近人，注意措辞。遇事应沉着，具有耐心。如在传达消息和文件过程中遭遇不理解情况，应耐心说明，力求人本意识。师生作为系部的根本，为他们服务好，才是本职成效的体现。

其次，工作中还应体现管理的专业性。如能够综合运用管理学的智慧和原理分析、解决实践中的问题。秘书工作中少不了对各种发文、通知、文件等的上传下达。这就要求能借鉴“文件筐”等方法加以灵活操作处理。信息的传递要具有时效性。作为统筹管理，还应体现制定各方面计划的周密性。对于各项突发事件具有灵活处理的应变能力，擅于分析情势，有效把控。

再次，工作中一定要具有良好的沟通意识。秘书管理中做好有效沟通是十分必要的。管理工作不可默默封闭式进行，而应擅于获取资讯，在教与学的动态中稳步跟进。沟通中应方法得当。如信息的传递要认真、准确、及时、有效。对需要反馈之处与沟通者或沟通部门做好反馈工作，做到对人对事的尊重与耐心。

最后，应把工作做细做全。行政秘书工作中的事务琐碎，要求人对待工作的认真，如档案管理工作就是其中尤为重要的一环，这体现的是作为一名管理者的用心与独到，因此档案管理在实际工作中应力求做细做全，并擅于从档案管理专业知识上多加努力学习，深入到实践中，以保证各项工作的顺利开展，有条不紊。

三、用人本精神提升自身

（一）注重学养吸收

行政秘书工作中应重视修己与学习。学习力、决策力，是一个人高瞻远瞩的能力表现。一个卓越的行政秘书一定是一个擅于学习的人，当下和未来的社会也更是学习型社会。学习是使得一个社会群体、国家、民族素质提高的有效手段与途径，某种程度上更是衡量一个国家人力资源优劣的公式。《论语》中自古有言：温故而知新。学而时习之，不亦说乎。三人行，必有我师。说的都是学习的重要性。我们有责任有义务学习。责任是行政秘书所肩负的角色扮演，无责任感和随意、散漫就是不负责的表现。

学习应有针对性和方向性。用与时俱进的知识和信息武装自己的头脑。行政秘书管理工作中可借鉴我国传统优秀的国学智慧，将国学的科学道理应用于管理实践，从内心去反省和观照自身，不断检视和修正，积极由内而外提高管理能力。如今的知识经济时代，我们应清醒地认识到学习能提高人的思想境界与精神境界，能改变人的知识结构，能增强人的各种技能。本着人的价值实现原则，管理工作中应多学多收获，充分合理地利用好时间用知识武装自己的头脑。在学习过程中从自身管理的角度关注对新知识的汲取和把握，掌握最新动态和信息；同时也应注意在学习中培养独立自主的精神，勇于打破“思维定势”；在实际工作中能结合情况进行合理创设，突破障碍与瓶颈，才能在遇到问题时沉稳应对；多学习效率管理的技能，将理论与实践结合，擅于将时间合理化利用，擅于变琐碎为宝贵，分步骤有条理地完成工作任务。

（二）凝练品格素养

行政秘书管理工作中应重视自身品格素养的模塑。在教育改革的发展战略中不断提倡坚持以人为本、推进素质教育。素质低洼的社会群体、民族会被历史与时代所淘汰，于个人的发展而言素养更是至关重要。以人为本在管理的本质上是以促进人的人生自由、全面发展为根本目的的管理理念、模式。不以人为本，重物轻人就不可能提供高质量的服务。这就要求把人本理念与素养概念有效衔接。从本职做起，并能带动身边人，尤其是学生们完善素养，这是学校“生产活动”的基本方式。立足于人本主义，教育就是要培养出健全的人格。作为行政秘书，平日在与学生打交道的过程中应以身作则，注重对他们知识和品行的熏陶与陶冶，如坚定理想政治信念和道德培育，积极引导学生形成正确的世界观、人生观、价值观，加强民族精神和时代精神风貌的传递，鼓励学生在学习生活中通过良性互动，彼此互助，勇于挑战困难，擅于完善与超越自我。总之，要以秘书的自身品格积极影响学生的品格。

综上，行政秘书管理工作任重而道远，无论是遇到艰难和险阻，都不要退缩，都不要失去一颗热爱行政管理的真心。唯有如此，才能获得成长，才能用实现了自身的成长服务好，并带动、影响周围青年人的成长。因此，要想把行政秘书工作做好，自己需具有知识、能力和力量。在本职中应本着对职业的热情、对职业生涯的负责，把握住以人为本的方向，力求专业精进，不断求索，并在理论与实践的结合中力求至臻完善。

[1]张永生,云鹏主编.人力资源管理[M].北京：北京师范大学出版社，2010.

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