企业管理人员任前人事档案审核问题分析

杨叶强

摘 要：新官上任对于每个部门来说都是重大的事情，而相应的任前档案审核更是至关重要的环节，需要人事部门严格把关。一些数据显示，在企业管理人员任前人事档案审核中存在着诸多问题，影响了企业人事制度的真实性和公正性，也给企业部门的形象带来负面的影响。就算不是原则性的作弊，也会给部门工作带来不小的麻烦。为了杜绝这样事情的发生，企业人事部门应该采取相应的防范手段，实行人事部门和档案部门齐抓共管的机制，同时采用信息化的档案管理和档案建设，确保企业管理人员任前档案的真实性和有效性。

关键词：人事档案企业管理人员审核

干部提拔是企事业单位重要的人事变动，尤其是企业管理人员的任免更是常事。在企业部门中新官上任之前，都会有例行的公示期，在这期间有关部门要对他的档案进行审核。这样的审核会是很严格的，因为人事档案记载的是当事人信息的原始記录，是当事人生活面貌和政治面貌的真实反映。任前档案审核的作用就是杜绝填写错误、隐瞒真相等欺骗和失真的行为发生。在工作过程中确实有档案失真的状况的发生。下面就谈谈这个问题。

一任前人事档案审核中常见的问题

在企业管理人员任前的档案审核中，经常出现的问题有以下几个方面。第一，民族信息和本人的姓名不一致。在档案管理的实践中，姓名信息不一致的情况是不多的，但也不是没有。一旦出现就会给相关工作造成很大的损失，主要表现在增大工作量方面。例如，不同的姓名会出现在档案里，造成了用户档案混乱和失真，已经没有实际意义。有的还出现“张冠李戴”的现象，造成很大的麻烦。

而民族信息不一样的情况是经常出现的。比如，档案资料前面填写汉族，可到后面的资料又是其他民族了。这样情况出现，更多的是人为的，当事人为了享受到国家的少数民族的优惠政策，故意改成少数民族。第二，“三龄”有差异。所谓的三龄就是年龄、工龄和党龄。其中，年龄信息错误的情况很普遍，像年龄相差甚远的也不稀奇，还有入职时间和实际情况不一样等问题。在三龄的错误指数当中，入党材料丢失的情况不多见，主要问题在前面两个方面。企业管理人员在填写档案时候三龄的错误的原因有几点：第一，这些资料根本不是本人填写的，而是别人代写的，代写者根本没有用户的相关信息，只是随便填写了年月日;第二，档案用户主观上想造成什么效果，故意把年份填小或者填大;第三，企业方面的疏忽，核对的时候没有发现其中的错误;第四，当事人学籍弄丢了，只能是蒙混过关。以上这些档案的缺失对以后的影响有几个方面。第一，有一部分的学籍丢失了;第二是主体部分的学籍还有，只是缺失少部分资料，像是成绩单或者毕业登记表之类的;第三是缺少工作履历的相关材料。这种材料丢失的情况不同程度的存在，其造成的后果是没法证明自身的工作和任职经历，人事部门是很重视这方面的情况的。形成管理人员档案履历缺失的原因是多种多样的，其中主要有以下几种原因：第一，企业人事部门的主观或者客观的疏忽造成的。起因是因为人事调动的时候，当事人的相关资料和信息及其不规范，又来不及去弥补，就没法在入职之前建立好入职者的个人档案，导致在他的档案履历有残缺。第二，企业在从外单位引进人才的时候，不是当事人的原单位同意的，他的相关资料档案没法在原单位调出，无奈之下只得重新建档，这就导致以前没有任何履历的记载。

二任前人事档案审核问题的解决途径

（一）怎样解决姓名和信息不一致问题。填写的失误造成的问题，解决起来还是有相应的措施。在当事人的档案中姓名不一致的现象时有发生，情况是各不相同的。如果是因为使用简化汉字造成的，处理的方法不复杂，可以用单一处理或者不处理，但需要信息数字建档的时候就要把简化字改成汉字。倘若是同音字造成的填写姓名错误，处理的途径有两种：如果是因为企业部门造成的失真，那就必须是企业人事部门在档案当事人的履历表里标明备注，清晰地标明哪一个汉字是同音字，并要附上正确的文字;如果是档案当事人自己的失误造成的，就要经过企业人事部门认真核实后，在经过本人确认，出具材料认定当事人的真实姓名。如果是因为使用了错别字导致的填写姓名失误，也有两个解决方案：首先认真检查档案材料和其他信息是不是有冲突，目的是判断是不是和别人档案弄混了。如果认定信息都一致只是名字有误差，可能是因为档案的当事人中途改过名字，第二步就是本人提供所在派出所的户籍机关出示的相关证明，然后企业人事部门在档案中做出清晰的备注就可以了。如果是当事人档案里的民族信息不一致，那就需要本人去当地的民宗委开一份证明自己民族身份的证明材料，交给企业的人事部门。（二）“三龄”信息不一致的处理措施。在这三种错误中，年龄的错误是经常发生的。倘若是档案上农历和公历生日的不一致造成的，解决的办法就是查日历做验证，如果两者之间相符合，那就可以不做修改。如果是企业方面在某种情况下无意把当事人的年龄填错，而其他信息都是一致的，那就必须由企业部门进行改正。对于当事人工龄有误的，解决的办法自然是要企业部门协助解决，企业应该按照工龄认定的政策，给当事人出具工龄的认定材料，客观地反映出当事人的真实工龄。对于企业管理人员档案审核中的党龄不一致的情况，那证明的材料就是《入党志愿书》。如果这个志愿书已经丢失了，就学要企业的党组织和本人合作尽量查找到原始材料作为党龄的证明。（三）学籍材料的补救办法。在管理人员任前的档案核实过程中，学籍缺失的情况也不少见。学籍材料也包括几个方面的资料，若是当事人丢失的是学生报考登记表，解决的办法是补办一份，当事人可以去就读的学校的档案管理部门申请复印一份材料，但务必标明“原件复印”的字样，最主要是要让学校档案管理部门盖上公章。如果丢失的是“学生成绩登记表”补办的措施和上面相同，也是到就读学校的档案部门申请复印这份材料，也要标明“原件复印”然后让学校盖上公章。另外，倘若就读的学校档案部门不能提供相关的证明材料时，当事人还可以找到学校的教务部和其他相关主管部门出具学历证明。还有一种情况，就是一些学籍材料没办法弥补完整的时候，只能用另外的证明办法，就是对当事人的入学阶段、就读阶段以及毕业阶段的相关资料进行认证，如果能有办法证实这三个阶段的有效性，即便是学籍材料没有，当事人也可以找到当地的教育机构所属的学历认证中心出具学历认证书。（四）工作履历缺失的补办措施。工作履历材料缺失也是审核中的常见现象。如果是因为工作调动的原因致使原单位不给履历材料，那么当事人的现有单位就要通过协商的原则，和当事人的原单位进行协商解决，一般情况下都是可以解决的。如果履历材料里丢失的是转干材料或者是任职材料，解决的最好途径就是查找，倘若是最后真的找不到原材料，那就只能允许当事人出具相关的证明材料代替原有的材料。倘若是当事人的档案丢失的是任免审批表，也要首先查找审批的原件，如果真的找不到了，也可以凭借任职期间的的其他相关材料来代替。如果最后所有的证明材料都无法提供，那解决的办法只能是企业人事部门进行调查核实了。

三企业管理人员任前人事档案审核中失真的相关对策

如果是因为一些客观的原因造成的档案缺失，弥补的办法还是可行的，可是如果是因为主观的造假造成的缺失，那就是另一种性质的问题了，涉及到被提拔者的人品道德问题，需要严肃的对待。总而言之，企业管理人员任前的档案审核机制，还是有实际作用的。其中最大的效果就是防范了人员“带病提拔”弊端。但对于档案的失真问题，补救的手段已经不重要了，问题关键是怎样杜绝和防范。笔者从一些案例分析，应该从问题的源头抓起，构建起一道防范档案严重失真的铜墙铁壁，把造假的各种渠道都堵住，真正保证企业人事档案的公信力。具体的措施应该从以下几个方面入手。（一）多部门齐心合力的整治。企业人事档案管理的多元化是杜绝造假的有效措施。对于企业档案管理的机制是不尽相同的，有的企业是归组织或者人事部门直接管理;有的企业是档案部门管理。但这样的管理体制都有其弊端，最科学的制度是多部门齐抓共管。也就是说，企业的档案部门和组织人事部门结合在一起，齐心协力把住档案材料的“入口”。首先是对新进人员的审核要严格谨慎，保证填写信息的真实性，重点审核最容易出现弊端的“三龄两历一身份证”的相关资料。同时企业档案管理部门要严格把握好归档这个环节，对于新归档的档案重点检查，发现问题要及时解决，把问题消灭在源头。（二）企业档案管理的信息化建设。企业档案管理的信息化建设，是档案管理创新化、规范化的必由之路。信息化的管理也可以有效遏制涂改造假。人事档案信息化管理，对企业档案管理质量和效益的提高，对纸质档案的管理和保护，其意义和作用是巨大的，同时也相应减轻了纸质档案管理人员的工作量，也节省了很多时间。数字档案大大地提高了管理人员的工作效率，相应降低了档案管理的成本。而且，数字档案的安全性是最大的优势，高科技含量的扫描图像，可以通过数字信息技术进行加密锁定，如果不是遇到黑客，安全性是万无一失的，普通人员是没法对档案进行涂改、提取、撤换、添加等作弊手段的，在根本上杜绝了涂改造假行为的发生，确保了企业人事档案的真实性。（三）利用大数据分析技术识别人事档案造假。传统的档案管理模式也是档案造假的因素之一。在没有数据化的人工管理的背景下，管理員要想知道档案是不是完整，是不是真实，对档案进行全面的清查，完全需要手工操作，付出了极大的劳动量和宝贵的时间，而且对档案的保护还不利。所以说，引进大数据作为技术支撑，形成科技的管理模式，对企业的人事档案进行管理，是企业档案管理改革的大势所趋。数据化的档案管理是传统模式无法比拟的，企业人事档案把每一个企业管理者的成长经历都巨细无遗地载入其中，其信息不会因为任何的意外而丢失，从更广阔的视野来说，这是一个兼容并蓄的信息链，和其他的相关信息相互融合，比如说，医疗信息、交通信息等互联，还有一些相关的社交网站形成特定联网。利用多元化的大数据参与的企业档案管理，完全可以有效识别档案是不是具备真实性，档案链条的完整可信度，从而推演出企业人事档案是不是存在造假的隐患，从根本上杜绝了上面档案审核过程中出现的问题，从而档案失真的发生途径也不复存在了。

结束语：

综上所述，对任前企业管理人员进行档案审核，是企业人事制度的重要环节。尽管如此，在审核过程中还是暴露了很多问题，诸如当事人姓名和民族信息有差异，“三龄”信息不一致，学籍材料不完备、工作履历材料缺失等。由于企业档案管理的机制和水平不同，漏洞隐藏其中，这就需要形成多部门共管的机制，真正把干部档案管理工作做到万无一失，有效提高企业档案管理的质量和效益。以上分析代表个人观点，仅供参考。

参考文献：

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