信息时代下对企业电子档案的保护技术

摘  要：本文首先对企业电子档案管理中存在的问题进行阐述，其次介绍企业档案信息化建设的意义，最后提出信息时代下对企业电子档案的保护技术，从而促进企业的长久发展。

关键词：信息时代;电子档案;保护技术

引言

在信息时代下，信息技术被广泛应用于各行各业发展过程中，在一定程度上方便了人们的日常生活和工作。而对企业电子档案而言，由于信息技术本身就会可能存在漏洞，很容易导致企业信息窃取亦或者病毒攻击现象的发生，阻碍企业的长久发展。因此，如果在信息时代下提高企业电子档案的保护技术显得尤为重要，可以保障电子档案的存储安全，从而为企业的长久发展提供强有力的保障。

一、企业电子档案管理中存在的问题

根据相关调查发现，诸多企业并未真正意识到电子档案的优势和作用，只是单纯从表面层次进行理解，认为电子档案只是简单的文字信息处理，不用进行深层次的研究和分析，也不用设置安全防火墙和访问权限等。因此，在电子档案管理中投资力度并不足，导致企业内部的电子档案管理系统落后，电子档案管理设备不安全等，制约电子档案信息化发展比较缓慢。另外，由于我国电子档案发展起步较晚，导致该领域的人才培养力度不足，使得国内严重缺乏档案领域的专业人才。除此之外，从各大企业的档案管理情况来看，相关部门和管理人员存在技术不足的问题，并未意识到电子档案管理的重要意义，只是将档案管理工作停留在档案分类、收集中，不能够做好信息技术和档案管理相结合工作，导致各种资源不能够发挥其自身作用，使得资源利用率比较低。如果档案库由于管理人员技术问题，出现工作失误，导致企业数据信息丢失亦或者损坏，严重影响管理工作进度，增加管理成本费用，影响企业的的长久发展。

二、企业档案信息化建设的意义

（一）企业业务需求

企业档案信息化建设系统，可以有效进行信息系统的全面管理、与其他业务的无缝连接，从而可以实现统一认证、展示等，促使档案的收集、管理、存储更加一体化，实现各种电子档案的实时归档。通过数据归档、多重备份等信息技术方式，强有力的保障电子档案存储和阅读的长久性，有利于电子档案的长久保存。

（二）企业数据需求

建立电子档案是企业档案库快速发展的基础。电子档案的建立不仅可以有效填补传统档案信息的的不足，而且还可以在一定程度上可以扩大信息的采集范围，包括传统档案的数字化信息、其他分支业务网络收集的各种电子文件和数据信息等亦或者在办公自动化、财务管理系统等中自动收集的电子文件。

（三）企业档案数字化加工需求

企业电子档案基础数据库建设，可以建立档案目录数据库，有效完成纸质文件的数字化扫描工作，另外，还可以根据档案的收录范围，提高电子文件的接受和管理工作的效率和质量，从而使得档案信息资源整理工作更加完善，有效促使企业建立完善的档案信息资源库。

三、信息时代下对企业电子档案的保护技术

（一）统一的系统管理和建设

传统的库房管理通常情况都是采用分散管理方法，需要档案管理人员对档案管理软件、视频监控软件等软件、不同系统的账号、接口等，这在一定程度上会影响档案管理工作效率和质量，导致数据之间无法互联互通。如果在信息时代下，企业电子档案中引入统一的系统管理和建设，档案管理人员只需要采用一套软件就可以有效管理电子档案库房，可以实现档案库房的联动，从而可以降低管理成本费用[1]。企业电子档案统一的系统管理和建设，以服务为核心，始终围绕企业电子档案展开工作，可以保障库房环境和档案存放安全，有利于集成档案管理系统的建立，逐渐形成电子档案到实体档案的收集、管理和使用的统一管理。这样就可以满足企业部门对电子档案的业务管理需求，同时也可以满足对实体档案的需求。档案库房统一智能建设为库房环境提供保障，是实体档案安全管理的前提。在信息时代下，为档案库房的数字化、信息化提供良好的发展空间。

（二）提高档案库房安全管理水平

在企业电子档案库房中配置视频监控、红外线传感器、门禁系统等，并与其他设备进行有效结合，从而可以保障企业电子档案库房的安全可靠性。可以对企业电子档案库房湿度、温度、漏水等进行监控，有效防止电子档案存储设备潮湿、起火等情况的发生。如果在检测过程中出现异常现象，出现异常位置的报警器发生报警警告，并保存视频图像，系统通过拨打手机、发短信、系统弹窗等方式将情况告知相关管理工作人员，使得相关管理工作人员能够及时解决问题。通过这样的监控系统，可以促使企业电子档案管理向着科学化、智能化方向迈进。

（三）加入RFID标签智能管理技术

随着互联网的普及和发展，可以在企业电子档案库房中引入RTID标签智能管理技术，实现自动识别和筛选功能。将RFID电子标签作为信息存储介质黏贴于电子档案设备中，在RFID芯片中储藏档案基本信息内容，然后使用非接触式的RTID读写设备与后台数据库系统进行连接，从而可以有效实现档案的借阅、查找等过程的信息化管理，推动电子档案的无序存放，有序管理的发展[2]。同时系统在档案库房出入口设置智能安全门，通过RTID的认证，可以实现自动防盗和档案出入自动登记功能。如果未经过RTID的认可，档案在出库过程中就会发生警报，这样可以保障企业档案数据的安全性。

（四）检测库房空气质量，保障档案安全

企业电子档案库房长久不通风、阴暗潮湿、味道刺鼻等是现阶段档案管理中普遍存在的问题，上述问题在一定程度上会影响企业电子档案设备的正常运作，从而难以保障企业电子档案数据的完整性。因此，这就需要对企业电子档案库房的空气质量检修检测、控制和管理，采用自动调整、过滤、净化等方式，保障电子档案库房的空气质量。可以使用恒湿净化一体机、先进的控湿、计划技术，有效防止螨虫、灰尘等物质，消除空气中的异味，从而能够实现企业电子档案库房空气质量智能化管理，保障档案数据设备的正常运作和档案管理工作人员的身体健康。

结束语

在电子档案管理过程中，存在诸多的安全隐患，在一定程度上不仅影响档案信息的完整性，而且还会造成机密文件泄漏问题的发生，对企业的信息安全造成严重影响。所以，档案管理人员应要提高自身的专业能力，从而可以更好处理安全隐患问题，保障电子档案信息的安全性，促进企业的长久发展。

参考文献

[1]  郑艳.信息时代电力企业电子档案管理探讨[J].辦公室业务，2019（21）：117-118.

[2]  李月华.信息时代铸造企业档案工程信息化建设浅谈[J].现代铸铁，2019，39（05）：62-64

作者简介：李丽，1972年7月30日出生，女，汉族，甘肃省泾川县人，大学本科，馆员，毕业于西安交通大学工程建筑专业，研究方向：档案管理。