浅谈如何提升区县疾病预防控制中心兼职档案员业务水平的建议

余彦娇

（重庆市涪陵区疾病预防控制中心，重庆）

0 引言

疾病预防控制中心是实施疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位，与人民健康息息相关。区县疾病预防控制中心作为最基层的疾病预防控制机构，承担着辖区内疾病监测与管理、疾病预防与控制、预防接种、健康体检、职业病防治、卫生监测检验、突发公共卫生事件处置、健康教育、卫生培训与技术指导等诸多职能职责。在长期的工作实践中，基层疾病预防控制机构积累了大量宝贵的业务工作档案资料，对以后的疫情监测、流行病学分析等公共卫生安全工作具有十分重要的意义。但是，受限于机构编制等因素制约，区县疾病预防控制中心往往只有1-2 名专职档案员负责档案管理工作，档案的初步收集、整理等工作尚需各个业务科室的“兼职档案员”来完成。因此，这些作为“一传手”的兼职档案员，其档案工作能力的高低直接影响到整个疾病预防控制中心的档案管理工作水平。如何挖掘兼职档案员潜力，提升其档案工作能力，已经成为当前档案管理部门必须思考和解决的问题。

1 兼职档案员队伍情况

以笔者工作的涪陵区疾病预防控制中心为例，现有专职档案人员1 名，负责档案综合管理；兼职档案人员11 人，负责所在科室工作中产生的各类文字、图片、视频等资料的收集、整理和归档等工作。兼职档案人员中，44岁及以下4 人，45岁及以上7 人；参加过区级档案管理工作培训的2 人，无一人参加过市级档案管理工作培训。兼职档案员队伍呈现年龄老化、培训少的现状。

2 兼职档案员在档案业务工作中暴露的问题

2.1 档案管理意识薄弱，重业务轻档案

兼职档案人员的本职工作是其所在科室的业务工作，档案收集整理只是对其所属科室在业务工作中形成的文字、图片、视频等材料进行收集整理的最后环节，而且是一个长期、繁琐且极为细致的工作。但是，兼职档案员所收集整理的归档材料又十分重要，其直接决定了档案的最终质量。在实际工作中，由于兼职档案人员的文化层次、年龄结构差别很大，而且日常工作繁杂，业务工作优先处理，兼职档案工作投入精力和时间少，加之部分兼职档案员对档案管理工作存在一定的轻视或者怕麻烦的心理，往往是科室业务工作做完了，资料先堆一边放一放。到了年终总结时，眉毛胡子一把抓，一股脑丢给中心综合档案管理部门，导致移交的档案材料不清楚、不完整、不及时、不规范，既加大了档案管理部门的业务量，也影响了最终的归档档案质量。

2.2 培训学习少，业务技能相对欠缺

涪陵区疾病预防控制中心绝大多数兼职档案员是卫生专业技术人员，未学过档案管理专业知识，其学历背景、工作经历与档案工作存在巨大差距，档案业务技能也比较缺乏。市、区档案管理部门组织业务培训时，名额较少，而且一般面对的都是各单位的专职档案员。因此，中心兼职档案员外出参加培训的次数少之又少。近年来，涪陵区疾病预防控制中心仅有负责人事档案和会计档案的兼职档案员参加过区档案局举办的档案管理业务培训，其余人员均未参加过专业的档案管理技能培训，只是通过中心档案工作会、档案管理文件以及日常工作积累等形式了解和开展档案工作，对档案管理工作在认识上、技能储备上均存在严重不足。实际工作中，多数兼职档案员在进行档案收集、整理时往往是蒙着头凭惯性和经验去完成，需要归档的没有归档，不需要归档的又比比皆是。

2.3 考核激励机制欠缺，制度保障不力

档案的价值是潜藏的，如果未经开发利用，档案就是一堆信息碎片。而业务工作的成效往往是清晰的、直接可见的，因此，档案管理工作相对业务工作来说，往往是被轻视和忽略的一方。虽然按照档案管理部门的要求，区县疾病预防控制中心对档案工作均有计划、有安排，但是，从某种程度上来说，这种安排和计划更多地是惯性的、形式上的，与业务工作受到的重视和安排不次于云泥之别。在这样的背景下，更遑论对兼职档案员档案工作的考核激励机制，基本上都处于缺位状态。于是，做好做坏一个样，不利于调动兼职档案人员的自觉性、积极性和主观能动性。

3 提高兼职档案员业务能力的意见建议

3.1 提高重视，充分认识兼职档案员的重要性和必要性

档案工作是对文字、图标、音像等各种形式资料和载体的收集、整理、保管和开发利用，而这些资料和载体绝大多数都来自兼职档案员的收集、整理。离开了兼职档案员，档案工作将是无米之炊、无源之水、无根之木。因此，必须加大对档案工作的宣传教育，提高重视力度，消除对档案的轻视心理和偏见，并充分认识到兼职档案员在档案管理工作中的重要性和必要性，注重挖掘兼职档案员的潜力，努力提高其档案业务能力。同时，要加大资金投入，加强硬件建设，在软硬件条件上保障档案管理工作所需，从而促进档案管理工作又好又快发展。

3.2 加强培训，提升兼职档案员的档案意识和业务素质

档案意识是档案管理人员对档案管理工作的理解和认知，是促进档案工作持续发展的内在动力。要结合疾病预防控制职能职责，加大对兼职档案员的宣传教育和培训力度，一方面，着力提升兼职档案员的档案意识，使其充分认识到疾病预防控制档案工作对业务工作的指导意义和潜在价值，提高对档案管理工作的重视程度，自觉开展档案业务技能学习，做好档案管理“一传手”。另一方面，要充分利用市、区档案管理业务培训机会，争取更多档案业务培训名额，积极委派兼职档案员外出参加教育培训，系统掌握档案管理知识，提高对档案管理业务水平；要加强与区档案管理部门的联系与沟通，请求指导传授工作经验，不断改进本单位的档案工作；要深入挖掘内部潜力，积极开展专兼职档案员间的业务交流及沟通协作，形成兼职档案员每月固定时间到档案室轮流上班一天的工作机制，推动兼职档案员积极参与档案管理和服务利用，促进其熟悉档案管理工作，提升档案管理水平。

3.3 完善制度，强化兼职档案员档案工作考核

要根据区县疾病预防控制中心的工作性质和特点，结合实际，建立和完善疾病预防控制档案工作的各项规章制度。要建立健全兼职档案员管理和工作考核制度，明确岗位职责。档案管理综合部门要加强考核，督促兼职档案员完成各项目标任务、落实岗位职责。要将兼职档案工作完成情况与绩效挂钩，有效的调动兼职档案员的工作积极性，促使其收集好、整理好、移送好各类档案资料。对兼职档案员未认真履行档案工作职能职责，失职渎职的，应严肃追究责任。