搭建“一站式”综合档案数字化服务平台的分析与实践

范斯婷 曾 志 贺志慧

中山大学孙逸仙纪念医院 广东广州 510120

综合档案管理是办好研究型医院的一项重要基础性工作，是维护医院经济利益、合法权益，以及还原历史真实面貌的重点内容。笔者所在单位，创建于1835年，为全国(内地)首家西医医院，同时是中国西医教育的摇篮。中国近代革命先驱孙中山先生曾在此学医，并策划民主活动。医院自成立以来，产生了丰富的人文与管理记录材料，对重现中国西医发展历史全貌具有深远的意义。

随着数据技术的发展，在现代医院管理制度建设的背景下，综合档案管理工作被赋予新的发展使命。本文基于华南地区某重点高校附属医院的档案管理情况，聚焦综合档案的高效保存与可持续使用，对搭建档案数据库及“一站式”线上服务平台进行探讨。文中所指的综合档案主要包括：文书材料、基建材料、设备材料、已故人员材料、声像材料、科研材料、合同材料、纪念实物、项目招标材料、审计材料、专题材料。本文将阐述综合档案管理的意义、综合档案数字化建设的紧迫性，以及搭建“一站式”综合档案服务平台的路径；同时结合工作实际，分析实践成效，并提出需要进一步完善的方向。

1 医院综合档案管理的意义

1.1 见证医院发展与文化传承的珍贵史料

医院档案可全面、客观地反映医院发展历程中各个时期、各个阶段背景下的重大事件、重要工作以及重要人物等，是医院发展的前提基础[1]。笔者所在单位是我国第一家西医医院，也是孙中山先生学医并从事革命运动之地，至今已有186年历史。医院屡创祖国西医史上多个第一，同时培养了大批人才，成为了中国西医教育的摇篮。医院建设与发展过程中形成的图文、影像、实物资料，经过综合档案室的收集与保存，已在院史馆中展出，见证着医院跌宕起伏、波澜壮阔的历史进程。与此同时，医院的文化思想如实地记录在档案之中，并逐步形成医院的文化内涵和文化现象[2]，进而赋予了医院深厚的历史意义与文化底蕴。

1.2 开展规划与编研工作的重要支撑

档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案[3]。综合档案以文字、图标、影像等形式记载着医院在不同时期的历史面貌、医教研水平和文化精神建设，在医院计划制定和决策管理过程中起到关键的作用。进入“十四五规划”阶段，研究型医院在学科建设、人才培养、平台打造、技术转化、健康服务等领域承担着新的发展任务。详实的人才、学科、医疗发展等记录，均可作为十四五期间具体方案制定的支撑与分析材料。知古鉴今，以史资政。档案记录可对医院未来发展计划、战略制定提供有力依据[1]。踏入新时代，做好综合档案的保管与利用，是医院发展与规划的重要内容。

1.3 深化医院现代化管理的有效助推

在“互联网+”时代，信息的传递和处理更加便捷和有效，档案管理的理念也发生了深刻变革[4]。通过引入现代化的档案管理理念与数字信息技术，①能够有效提升综合档案管理的效率，进一步完善书面文字、影像资料、图片音频等各类型资料的归档、保存、借用、销毁等环节，全面提升综合档案可循环利用率和专业化管理水平；②将数字化、专业化、精细化的综合档案管理模式应用于医院管理的各个层面，可以多维度提升医院各相关部门在项目建设、流程审批、制度管理、设备招采等方面的工作质量和办事效率。医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。将这个子信息资源系统融入医院整体信息化工作中，不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库[5]，进一步推动现代医院管理的进程。

2 传统综合档案管理面临的矛盾

本人所在单位的综合档案室归属于行政工作部，现有两名专职档案管理人员，其中一名专职人员拥有985高校的档案管理学硕士学位，负责档案资料的归类审核与具体管理工作；另一名专职人员为档案办事专员，负责整理各类资料与物件，并完成信息输入与装盒上架。随着医院的发展，档案资料数量不断累积，归档类型也不断变化，传统档案管理所面临的矛盾日益突出。

2.1 医院职工对优质档案资源的需求与繁冗、低效的档案资源服务之间的矛盾

在传统的综合档案管理中，档案室仅提供资料查询和查阅的服务，如因工作需要，经审核确定，可另提供资料借印。鉴于档案资料管理的规范性和保密性，医院的综合档案资料一般只供院内职工使用，借阅人员需凭所在科室负责人签字的档案查阅或借阅申请单，前往综合档案室进行现场查阅或借阅。存档信息可通过电话、书信(含电邮)或现场咨询的方式获得，但需档案管理员保持在线。

随着医院工作的推进，各部门编写年鉴、调研报告等文书任务逐年增多，对及时获得全面档案资源信息的需求因此增大。传统的档案资料查询和借阅途径单一、借印审核流程繁冗、资料索引功能简陋，档案信息不全、档案利用体验不佳、信息服务效率偏低，远无法满足全院职工对优质档案资源服务的需求。

2.2 复杂多变的档案类型与传统、单一的存档管理模式之间的矛盾

随着现代科学技术的发展，医疗机构各部门在日常工作和学习中会产生不尽相同、种类繁多、专业性强、内容复杂、涉及面广的各种信息材料[6]。医院的综合档案资料在移交综合档案室后，仅凭档案室一两名专职或兼职管理人员进行整理，要完成资料分类、信息录入、整理、装盒、入库等各个环节，工程量大，耗用时间长。由此，经常出现因归档不及时，使用人员无法在档案信息系统找到所需资料的情况。随着医院档案数量不断增多，档案管理难度随之加大，传统的主要依靠人工对档案进行整理、分类、管理的模式已经不能适应现代化医院发展要求[7]。

2.3 庞大的档案数量与有限的档案库存空间之间的矛盾

医院在业务用房分配中，常优先考虑临床诊疗用地需求，因而分配给档案库存使用的空间有限，加之存放资料逐年增多，解决库存压力的需求迫在眉睫。如笔者所在单位，因地处广州老城区，“先天”空间狭小，用地紧张，综合档案存放空间不足30平米，目前已收录近2000卷档案，十多件实物，库存空间不足已为常态。传统纸质档案管理面临着严峻的空间存放和管理效率问题。构建医院综合档案管理信息数据库，能有效缓解空间压力，提升档案管理成效，增强档案管理的针对性、合理性、科学性[8]，是开展可持续档案管理的有效方式。

3 搭建“一站式”综合档案数字化服务平台

3.1 “四个化”目标

为缓解上述矛盾，笔者提出“一站式”的综合档案服务管理，在确保网络安全的前提下，“线上”完成资料移交、归档、查询、查阅等环节。依托医院已有的OA办公平台以及档案录入系统，围绕基础与赋能两大版块，逐步搭建起“一站式”综合档案数字化服务平台，实现如下“四个化”目标：

信息化：实现综合档案信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅等全方位的高效信息化管理，提高档案管理工作的效率；

规范化：通过档案管理系统建设，梳理并制定档案系统业务的流程、标准和规范，促进档案管理工作规范化；

一体化：与已建成的业务系统进行衔接，通过有效的前端控制，使大量的有价值的电子文件按照规范自动、完整地采集到档案管理系统，实现文档管理一体化；

共享化：对档案业务工作进行全面规划，在保证应收顺利的情况下，促进档案信息的利用，同时为档案管理工作的有效监督与指导提供电子通道。

3.2 基础版块建设

进一步完善医院档案管理制度可以对档案管理工作进行合理规划[9]。档案管理部门应参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国保密法》等相关制度，结合医院发展实际，牵头建立健全医院的档案管理制度，理清档案类型、归口部门、档案鉴定、保管统计、借阅利用，以及奖惩措施等各项细则。与此同时，制定符合医院工作实际的运用标准操作流程(standard operation procedure，SOP)，并将SOP模型有机嵌入医院信息化建设中，让完备的医院档案信息化成为管理和临床工作的助力[10]。

自动化办公环境下的医院档案管理工作依托计算机网络系统和计算机技术、网络技术、存储技术进行档案管理，对档案管理工作人员的综合素质要求更高[11]。就此，需进一步加强全院对档案管理工作的重视，联动各部门，组建档案业务团队，同时采用多种形式，为档案管理专员与业务办理人员提供学习和交流的机会。以笔者所在单位为例，各职能部门均落实一名档案业务办理员，负责科内及对口部门的综合档案归档与对接工作。医院也会通过线上或线下方式，普及档案资料管理的知识及重要意义；同时组织各专项档案管理人员参加档案管理交流与培训会议，学习先进档案管理经验，加强安全保密意识，提高档案管理者综合素质。

简言之，建立档案信息化平台，需从实际应用出发，综合考虑信息共享与上下级的衔接问题，并进行档案信息标准化与档案工作流程优化[12]。在档案人才资源的保障下，进一步明确综合档案的范围与对照办法(图1)，并落实业务人员、流程节点、利用与审批权限等主要因素，进而绘制综合档案数据化管理的基本框架(图2)，为搭建“一站式”综合档案数字化服务平台奠定基础。

图1 综合档案的范围与对照办法

图2 综合档案数据化管理的基本框架

3.3 赋能版块建设

在当前云计算与大数据信息技术的促进下，在循证思维的医学新常态发展下，医院综合档案展现出巨大潜力与能量价值[13]。笔者所在单位为首批甲级5G医疗应用示范单位(全国共16家)，与中国移动共同投入优势资源，将充分发挥5G网络、物联网、视联网、大数据、人工智能、云计算等信息技术手段，进一步优化服务流程，推进完善院内核心系统。其中，档案数字化平台的构建与升级，将是数据驱动精细化管理的一个重要发展方向。

“一站式”综合档案数字化服务平台将与现有的医院OA办公系统对接，实现两个系统之间的数据共享与联动办公。如图2所示，档案业务办理员可通过登陆OA办公系统，在综合档案界面直接完成档案资料上传、移交的工作。档案管理员则通过登陆线上档案管理系统的后台，及时接收档案数据，完成整理、分类、审核入库、归档、数据管理、数据开放等工作；同时在综合档案界面发布档案管理办法、服务细则，以及相关通知，让全院职工知晓档案管理的情况与数据利用的方式。针对批件、协议、证书等重要资料，其档案信息页面将同时显示原件的存放地点，并提供相应管理人及其联系方式，让资料原件保存责任落实到人。

档案管理涉及一系列复杂的内容，特别是在数字化建设过程中，从档案类型细分，到数字化存储，以及数据库的建立和使用，各科室的配合，信息共享，都需要责任到人，确保各项工作依据严格的制度执行[14]。为确保档案管理安全，医院成立档案管理领导小组和工作小组。其中，领导小组由医院党政班子组成，负责统筹规范与完善各类型档案管理工作；组长具有医院所有档案数据的管理权限，并作为医院档案管理的第一责任人，带头推进全院档案管理各项工作；组员为医院各版块分管领导，具有其分管板块数据的利用审批权限，并承担相应责任。工作小组由档案管理相关职能部门的负责人及其档案管理员组成，负责推进落实档案管理的具体工作；组长和副组长为档案归口管理部门负责人，对档案的具体管理情况具有审批权并承担直接责任；组员为病案、人事、财务、综合档案管理员，是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的具体负责人。此外，业务管理员由各职能部门指派，负责收集和提供其所在部门的档案材料；其所在科室负责人承担起审核归档材料真实性及完整性的责任，对其部门人员提起的档案利用申请具有审核权限。

档案管理不仅仅是保护档案信息，还涉及到了档案的处理、分析和利用，要将档案本身的价值充分发挥出来[15]。在档案利用的环节过程中提出利用服务链的概念，在关键点为查阅档案的各部门提供多元化的服务帮助，实现查档从垂直到综合利用的进一步发展，是新时代档案管理的重点[16]。本文聚焦综合档案的“一站式”服务，全院职工可在OA办公系统的综合档案服务界面，使用智能检索和查看公共信息；通过利用申请，“足不出门”即享受查阅、借用等服务。档案数字化服务的业务流程如图3：利用者为全院职工，通过登录OA办公系统，进入综合档案界面，可进行数据检索、查看档案属性和原文、打印或收藏等操作；根据权限设置，可直接查看本科室归档的数据，为编写报告等文书提供便利；如需进一步利用或编辑档案文件，职工可直接操作管理，增加、修改、借阅等申请，待科室负责人审核通过后，相关信息将提到档案管理员的节点处，由档案管理员根据申请情况直接进行审核，或者提请分管档案的职能部门负责人审核。针对安全等级较高的材料，需提请分管院领导进行审批。待相关审核流程均通过后，由档案管理员在线上直接将档案数据反馈到利用申请人的节点处。

图3 综合档案的“一站式”数据服务

4 综合档案数字化服务平台应用情况

笔者所在单位基于现有OA办公系统，正逐步建设起档案线上服务平台，用线上操作代替原始的电话或上门服务咨询，在档案管理上取得了一定成效。针对档案服务、存档管理、库存空间三个方面的存在问题，通过数字化服务平台的应用，有效地提升了档案资源服务质量、提高了归档管理效率，并缓解了库存空间的压力(表1)。

5 结语

随着经济社会发展和信息时代的到来，档案工作的内外环境发生了深刻变化。新的组织和治理形态不断催生新的档案记录形式和管理方式，档案工作面临从传统载体管理向数字管理转型升级的巨大挑战[3]。档案管理的最终功能是提供利用[17]。通过搭建“一站式”综合档案数字化服务平台，可以有效克服传统档案服务效率不高、质量不佳、功能不全等问题，进一步推动医院现代化建设进程。然而，电子信息服务平台的搭建，需要陆续投入建设资金，并请专业技术人员进行定期维护和升级。档案数据的累积，要求有足够大的存量空间。档案数据安全也存在一定风险，应被重视并予以加密管理。此外，在近年引入档案信息化平台前，有大量纸质版资料需要手动操作输入电子数据库，工程量大、耗时长。这些问题都是在推进综合档案现代化管理过程中需要进一步讨论解决的方向。

表1 综合档案数字化服务的应用与取得成效