制药行业存货管理内部控制研究——以石家庄以岭药业为例

文/万宇星 李贝贝 刘秋篪（湖北经济学院）

一、以岭药业存货管理内部控制现状分析

（一）以岭药业背景介绍

石家庄以岭药业股份有限公司是国家重点高新技术企业，由中国工程院吴以岭院士创建，其始终坚持以科技为先导，以市场为龙头的科技创新发展战略，创立了“理论—临床—科研—产业—教学”五位一体的独特运营模式，建立了以中医络病理论创新为指导的新药研发创新技术体系。以岭药业以络病理论创新带动中医药产业化，运用现代高新技术研发中药、西药和生物药，研发国家专利中药10余个，临床批件13个，临床前20多个，院内制剂上百个，覆盖心脑血管疾病、感冒呼吸系统疾病、肿瘤、糖尿病等重大疾病领域。公司的主营业务是专利创新中药的研发、生产和销售。在开展创新中药研发的同时，公司积极布局化生药和健康产业，构建了专利中药、化生药、健康产业协同发展、相互促进的医药健康产业格局。

（二）以岭药业治理状况

公司严格按照《公司法》《公司章程》等法律法规和规章制度规范运作，在业务、人员、资产、机构、财务等方面与控股股东完全分开，具有独立完整的业务体系及自主经营能力；在业务方面，并拥有独立的采购、供应、生产、销售、财务系统，公司自主独立经营，业务结构完整；人员方面，公司设立了独立的人力资源管理部门，独立于控股股东进行劳动、人事及工资管理；机构方面，公司设立了健全的符合自身生产经营需要的决策、组织及经营管理机构，各机构独立运作且运行良好，各部门独立履行其职能，公司股东大会、董事会、监事会和经理层各司其职、各负其责；财务方面，公司拥有独立的财务会计部门，配备了专职财务人员，建立有独立的会计核算体系，制定了规范、独立的财务管理制度。

（三）以岭药业存货现状描述

1.存货占流动资产比重

以岭药业存货占流动资产的比重相对医药行业来说，一直处于较高的水平，2020年底为28.95%，由此分析，以岭药业的流动资产管理中的重要部分之一即为存货管理。近三年存货占比如表1所示。

2.各类存货占比情况

以岭药业按照存货流转时所存在的产品状态分类如下：原材料、在产品、库存商品、消耗性生物资产、发出商品、包装材料、低值易耗品。其具体构成如表2所示。

从表1、表2数据可以看出，库存商品所占比例最大，达到了36.42%，原材料为24.99%，在产品占18.36%。因此，库存商品是以岭药业存货管理的重点内容。2019年，受到新冠疫情的冲击，百姓对药物的需求逐渐增多，市场需求扩大，各大医药企业均实施加大药剂生产，作为治疗感冒呼吸系统方面的专家，以岭药业也是如此，因此库存商品占比远高于其他项目。另外，由于原材料品类较多，采购周期较长，为了保障生产，可提升安全库存，保障药品的生产。

表1 以岭药业近三年存货占流动资产比重的情况

3.存货周转情况

由表1、表2数据分析，以岭药业三年以来存货数量持续递增，表3是以岭药业2018-2020年三年的存货周转率，周转率表现为持续递增，这一现象对比说明存货数量与周转率成正比关系，前者数量增加导致后者周转率也随之增加，说明以岭药业存货管理在逐渐提升，但与同行业另外三家龙头企业相比来说，还是略有差距的。

表3 以岭药业近三年存货周转情况

二、以岭药业存货管理内部控制现状

以岭药业针对存货管理制订了存货管理制度，就存货的申领、审批、验收入库、领用、发出、盘点、核算和保管、报废等关键环节进行管控，并检查相关制度的执行情况；定期盘点以保证账实相符。公司的存货流转环节主要有请购采购、验收入库、保管、发货、处置和盘点，虽然各个环节都有不同的控制要求和程序，但是每个控制活动的发生最终都会指向仓库，因此，以仓库为原点对存货进行管控。

（一）存货入库环节

存货的入库涉及原材料的采购、原材料的入库和次品废品的退回等环节。原材料的采购订量与生产部相配合，公司生产部在年初做预算时，根据以前年度经验、预估本季度生产计划。验收合格的原材料进行入库程序之后，仓库的管理人员在验收清单上签字，一式三份，一份自己保存，另外两份交给生产部和财务部。公司自身设置有原材料仓库、成品仓库以及废品仓库，经过生产线以后不合格的残次品会有专门的工作人员将其储存到废品仓库。

（二）存货仓储环节

存货的仓储环节涉及存货的日常管理和存货的盘点。对于制药企业来说，存货的日常管理尤为重要，对存货进行分区编码，针对不同的存货类型制定不同的管理方法，避免由于滞留仓库影响存货质量。仓库管理人员与财务人员及时反馈存货情况。存货每天的进出要记录，公司每过半年对资产进行清查，清查的对象包括仓库中的成品，半成品以及原材料等。相关部门人员进行账实核对，确保存货数量的准确，若出现偏差追责。

（三）存货出库环节

存货的出库涉及领用原材料、销售产品和存货报废的处理办法。领用材料要根据生产计划和目标来领取，主管部门对每次领用的数量和规则进行签字，派专门的人员带上单据去领取。销售必然涉及出库，对于销售的确认，必须有财务部门的签字同意，财务部门需要收到客户的款项才能打印出银行的执行回单，进而负责人员在单据上签字，这样仓库管理部门才能够发货。然后公司的物流部门携带销售单据去仓库提货，仓库管理人员要严格把关，确认取货单据上有销售部门的签字审批后才可以允许商品出库，并且时刻督促取货人员及时取货。存货是否为废品的认定程序，公司从发现商品破损到变质认定，最终到废品处理的过程，都应该有具体负责人员，注重废品的账务设置，对于那些报废的存货要进行入账处理，废品的账本应该交给专门人员管理。

三、以岭药业存货管理内部控制存在的问题

（一）存货内部控制意识薄弱

医药企业的存货有相对的特殊性，在公司进行半年一次的资产清查之时，清查小组发现公司存在单据和实际情况不符的现状，账面上的数量远远大于实际仓库中存储的数量，入库单据也不够完整，甚至单据缺失的情况。每个季度的盘点工作都有着不同程度的药品毁损现象，甚至是丢失和变质。公司虽然有存货管理办法，但是并没有真正落实。

（二）采购、入库、仓储流程不健全

存货的采购、入库、仓储都需要各个部门联动，各环节紧密联系，但执行过程中公司的高层领导最注重的是公司的业绩和销量，努力确保不缺货，满足客户的需求，这就会在一定程度上导致内控制度的执行不力。仓库管理自身也存在问题，每日的盘点记录不能只流于形式。应该构建完整的存货采购、入库和仓储的管理流程。

四、以岭药业存货管理内部控制的改进建议

（一）优化存货管理内部控制流程

1.存货采购环节和风险点控制

采购工作要严格根据企业的生产计划或是客户订单进行。首先，仓库人员清点存货，在采购单上列出需要采购的物资后传递给采购部门。其次，采购部门合理选择供应商后接受审核，审核部门需要判断采购人员是否存在徇私舞弊的行为，若不存在，主管人员即可签字审批通过，采购部门进行相应的采购工作。采购工作中要保证存货的质量，尽量降低采购成本。同时采购全程要和公司进行信息交流，以确保存货的时效性。

2.存货入库环节和风险点控制

公司要严格规范货物入库程序，加强对货物的管理程度。当新购入的货物进入仓库时，仓库管理人员要对货物的数量和批号进行核对，核对完成后由质检人员进行质量检查，若发现质量问题要及时和供应商取得联系，商议赔偿事宜。若物资质检达标即可办理入库手续，仓库人员将货物信息录入系统，存根暂时放在仓管员手中，到月末转给财务人员保存档案。

3.存货领用、发出环节和风险点控制

存货的领用和发出环节要进行层层审批。生产车间要根据生产计划填写领用原材料的单据，经主管部门审批后领用货物，领用时发料人和取料人都需要在领用单上签字。随后交由仓库管理人员进行审批，审批完成后由领料人保管领料单，货物转移至生产部门。若当天存在未用完的原材料，需要回收仓库，由仓管人员开出退料单。商品生产完成后，由销售部门负责制定商品发货单，发货单必须要载明顾客的名称和单价等，通知单据也必须得到销售主管人员的授权。在得到授权的通知单后仓储部门才能进行发货处理。

（二）加强存货管理内部信息交流

制药企业一方面应充分利用现代信息技术对业务进行全方面的管控，降低风险的发生，另一方面应搭建一个公司信息共享平台，将存货的业务流程信息迅速传递至各个部门，实现信息互通。制药企业因其特殊性，国家采取全部环节监控追踪，以确保药品安全。而仓储部门存货进出频繁，出入库采取人工操作登记，时常会出现报告不及时或盘点出错的问题，公司可以利用先进的技术手段，对存货进行全方位的动态监控，及时反映存货信息，加快存货流通的速度。

（三）完善存货内部控制监督管理机制

公司完善存货内部控制监督管理机制，一方面可以建立存货管理内部控制自我评价制度，该制度需要结合以岭药业自身的具体特点来设立，并且还要确保方案的全面性和有效性，合理地实施于存货从采购至销售的各个环节。另一方面，企业可以制定详细的绩效考核体系和激励机制。在绩效考核体系中将存货有关部门内部控制的真实情况纳入公司考核标准，并且建立合理的考核指标，对公司存货的内控情况作出评价。与此同时，可以设立激励机制，对考核达到标准的部门采取一些绩效奖励，促进存货内部控制的健康良性发展。