基于机器人流程自动化的企业智能财务的实际运用

蔡姗玲

（中信国安建工集团有限公司，四川 成都 610000）

科学技术的飞速发展，出现了大数据、云计算等信息技术，在技术逐渐成熟发展的当前，人工智能被应用推广至各个行业中，并作为经济发展的重要增长点。国家高度重视人工智能技术的研究，推进各项信息技术融合发展，以达到促进经济发展的目的。在企业智能财务中，应用RPA能提升企业财务质量与水平，确保财务人员有更多时间精力关注其他财务事项，加快企业数字化财务转型。

一、何为RPA

RPA（Robotic Process Automation）从本质上看属于机器人流程自动化技术，该技术主要得益于信息技术自动化实践成果，从这一研究实践中得出的关于该项技术的经验。对电气以及电子专业来说，RPA技术的特征是预定性、连接性，能加强系统之间的联系。互联网数据中心研究学者认为RPA技术能固定且重复的执行有关规则，确保工作量的完成，等等[1]。所以综上可知，RPA技术是一种能操作的技术，该技术能自动化执行有关规则，并完成相应的任务，辅助人们的工作，具有自动化、智能化、数字化的优势特征。学习RPA技术，从源头上把握该技术的原理，并充分利用这一技术原理帮助企业开展智能财务工作。企业要开展智能财务工作一定离不开技术支撑，技术支撑方式在互联网技术快速发展背景下十分多样，但要真正作用在企业智能化的财务工作中则需要从多个方面来考虑，衡量利弊之后选择一项合适的技术。实践证明，企业智能财务工作需要RPA技术的帮助，确保企业各项财务工作有序开展。

RPA的技术原理主要包括以下几个方面：首先要明白该技术的属性，即固定规则的执行。通过制定有关的规则让RPA代替人工作，完成相应流程。其次是要了解其表层的集成关系。对RPA来说，其可以连接其他互联网，与网页、软件等实现无缝对接，同时还不会破坏系统的程序；从原因上看主要是RPA技术的底层优势，能囊括几乎所有的Windows系统软件。再次是技术可以组合应用。RPA技术的应用可以组合其他技术，包括模拟、控制等操作都能自动化的实现。最后是处理机器。RPA技术的应用需要匹配质量高的处理器，便于24小时不间断的处理工作，提升工作效率。在了解完RPA技术原理后，还应明白其使用的功能。企业智能财务中应用RPA技术后，还应对其使用功能有所了解。一是RPA技术可以用于信息搜索、迁移数据以及录入数据等；二是RPA技术能识别和处理相应的图像；三是可以自动化处理数据；四是加工与分析财务数据；五是模拟判断数据，形成相应的决策，确保财务数据的准确性。

“AI+RPA”系统原理： （1）原始：类按键精灵；（2）成形：传统RPA ；（3）升级：AI组件+RPA；（4）一体化方案。

图1 RPA系统原理

二、企业智能财务中应用RPA的优势

RPA技术应用在企业智能财务中优势极大，因此企业要加强对RPA技术的应用，尤其在财务处理环节，利用RPA技术达到提升工作效率的目的，从而提升企业财务质量，对企业智能财务工作而言，现阶段有较多的技术能提供支撑，但很多时候，技术的研发与实际的工作之间存在显著差异，所以很多时候技术也达不到工作需求的，检验一项技术是否符合工作实际，需要依靠实践来定，企业财务工作在日常的开展工作中，得益于RPA技术的支持，实现了自动化、便利化、高效率的工作，因此RPA技术是适合企业智能财务工作的，并显示出较大的技术优势。具体来说，企业智能财务中应用RPA技术优势表现在以下几个方面：

1.自动化处理数据

RPA技术应用在企业财务工作中，具有自动化处理数据的优势，这也是企业智能财务发展的重要趋势之一，不断实现财务智能化、自动化。财务数据在财务历程变革中十分重要，是财务变革的重要依据。从对RPA技术原理的分析来看，其主要的价值表现在确定并执行相关规则，对规则十分清楚，且能满足重复操作，这对财务数据的处理来说十分重要，因为财务数据的显著特征便是强规则，意味着只要制定好相关规则，便能对其进行处理。与此同时，财务数据还需要不断重复操作，这与RPA技术的操作流程是一致的，因此，RPA技术适合财务数据的处理。在此背景下，财务智能化上便应用了RPA技术。从企业财务的角度来看，RPA技术只是其中的一个具体表现，使用RPA技术能较为快速的处理重复数据，同时设置好相应规则后，使用RPA技术直接大大提升了工作效率。自动化的处理数据便是RPA技术应用在财务处理中的优势所在。

从实践上看，财务共享中心对RPA技术的应用领域更多，财政部对财务信息技术的使用作了相应的规范，文件要求使用信息技术处理财务数据，需符合有关要求，确保数据的真实有效性。随着时间的推移，RPA技术的出现给财务共享中心的转型带来了契机，在RPA技术的帮助下，财务朝着多功能的方向发展，财务工作的分工逐渐明确，人员节点配置到位，财务流程逐渐打通，由此更加便利RPA技术的应用。

2.降低财务人员压力

RPA技术应用在企业智能财务中，能有效降低财务人员的工作压力，让财务人员解放出来，更好的从事其他更有深度的工作。国家会计学院公布的报告中，提及了RPA技术，由此可知，RPA技术的重要地位。从RPA技术在行业中的实践来看，2016年国内率先推出财务机器人，并取得了较好的应用成果[2]。财务机器人的存在能解决许多重复性的工作，利用自动化的方式节约了企业的经营成本，解放了财务人员的双手，同时财务误差也降低。但是对财务人员来说，解放并不意味着不工作，而是更多发挥思考的作用。在财务工作中应用RPA技术不是为了代替财务人员的工作，而是从公司整体效益出发进行考虑。无论是报销费用、还是付款、收款等RPA技术都能解决，这些重复性的工作由机器来操作，直接解放了财务人员，让其有更多时间参与企业的财务规划。

3.企业组织结构优化

在企业智能财务中应用RPA技术能优化企业的组织结构。在《中国数字化转型人才培养顶层设计》报告中对数字人才划分了层次，具体到财务工作中来说，也是如此。正是RPA技术的应用使得财务人才逐渐有层次，财务结构得以优化。财务结构优化之后，财务人才也要实现数字化转型，对应的财务数字工作才能有效推进。在此背景下，RPA技术应用在财务中的优势也能逐渐凸显出来。一是财务共享服务中心中应用RPA技术，主要表现在自动化处理财务流程，这样一来，基层财务工作主要交给财务机器人操作，优化了基层财务结构。二是财务人员的转型。大量重复性的工作被财务机器人所做，意味着多数的财务人员只能转型，从事深度思考类的工作，进而提升财务工作的质量，提出更有见地的财务意见；三是管理发生变化。财务人员与机器协同是管理的重点，不仅要管理财务人员，还要管理财务机器，确保人与机器发挥出最大化效益，完成财务结构，形成战略、共享、业务以及管理完备的组织结构。这便是RPA技术应用在企业财务中的显著优势。

图2 RPA与财务数据结合处理效果

4.财务职能更为明确

企业智能财务中应用RPA技术，能使财务职能更加明确。从财务转型的角度来看，RPA技术能帮助财务更好的转型，在转型的过程中，财务的相应职能会发生变化。首先表现在财务决策上。许多基础性的、重复性的工作交给财务机器人之后，财务职能也就更偏向于顶层决策。企业的核心是财务，是企业发展的重要支撑部门，其优势便是汇集来自各个部门的数据，那么掌握较多的数据，决策也就更为便利。财务数据不再停留在表面，而是注重深入挖掘数据背后的意义，并对其进行深入的分析；其次表现在支持业务上[3]。对企业发展来说，要具备三个循环：信息、业务以及管理。具体到财务工作上，主要是信息循环。在财务工作中使用RPA技术，能有效循环信息，能提升信息采集的效率，确保财务信息的准确性；为接下来的两个循环打下基础，支撑业务发展，提升财务质量；最后是防范财务风险。使用RPA技术后，财务风险防范能力增强，财务风险降低，企业能有效应对财务问题，提出防控措施。

三、RPA应用在企业智能财务中的具体表现

1.报销企业费用

企业智能财务中应用RPA首先体现在报效费用上。对RPA技术来说，其在企业费用报效上优势突出。报效费用的主要流程较多，相对而言，在RPA技术的帮助下，流程更为清楚和简便，适合一站式报效费用，在提单、审核、付款以及账务几个环节和流程上都能实现智能化。同时在OCR技术的支持，RPA系统还能自动化的识别账单，将其主动汇总，按照一定的规则去审核账单，等等[4]。这在一定程度上对费用报销十分便利。同时当账单出现问题还能及时提醒财务人员进行复核，提升账单核对的质量。在账款核对后，付款环节，RPA系统能自动生成账单凭证，让整个财务工作十分顺畅，此外，RPA技术除了核对、生成账单外，还对费用报销数据进行分析，挖掘数据与信息，警示异常情况。在没有使用RPA技术之前，财务部门在报销相关费用时，不仅审批环节多，而且审核结果还存在误差，极大的耽误了财务工作，降低了财务工作质量。而今使用RPA技术后，企业费用报销效率大大提升。

2.采购与付款环节

企业智能财务中应用RPA技术还表现在采购以及付款环节。对RPA系统来说，采购以及付款都能实现自动化。具体流程主要表现在以下几个方面：一要及时处理请款的单子，避免单子延误带来问题；二是在处理的过程中要对发票进行核验；三是处理账务，形成相应的报告；四是明确供应商的对账内容。财务智能化发展趋势是使用RPA技术，在该技术的帮助下，能较好的简化财务流程，让财务流程更为清晰与可操作。在采购以及付款环节，还需要OCR技术的支持，这一技术主要是用来识别的，也就是说，RPA技术处理后，OCR技术识别，最后才能被录入到财务系统中[5]；使用RPA技术之前，要设定与采购以及付款相关的规则，基于这一原则，RPA才能运行，并准确处理财务数据。当发票被认证后，RPA便能自动进行处理，录入相关数据；当已经付款时，RPA也能根据系统导入的信息进行财务的处理，这便是RPA技术的优势所在。当对RPA设定有关时间、规则、要求后，当触发开关，RPA就能实时进行操作，并更好的审核以及处理账务。

3.订单到款环节

在订单到款环节应用RPA技术，也是企业智能财务的重要表现之一。有了订单要收款，那么在这一环节中，RPA技术是如何发挥作用的？首先要明确订单与收款之间的流程；其次，在RPA系统中设置相应的流程规则，如录入订单、开具发票、管理返利以及收账款等等，只有设置规范的规则，RPA才能自动化的操作。电子订单或数字化的订单都能被RPA识别，这是其功能优势；那么针对有变化需求的订单来说，RPA也要对应的进行识别以及变更；在识别订单信息的过程中，RPA要根据订单开具发票，同时传递给财务人员；财务人员要积极与RPA相配合，特别是返利工作更需要二者的配合。财务人员及时上传报表，RPA才能生成内容，并将表更新后传给财务人员。

4.财务报表应用

在财务报表中应用RPA主要表现在总账报表上。RPA在处理总账到报表时，需要了解中间的流程，那么应为其设置有关的流程规则，如关账、对账、出去报表等都属于其中的流程规则。同时RPA还应做好关账，关账主要有盘点现金、确认销售等。关账工作是财务工作的重要收尾工作，更应引起相应的重视[6]。利用RPA技术做好总账到报表之间的工作，才能降低财务风险。当RPA在工作的过程中遇到数据有差异的问题，能自动化发送预警信息，告知财务人员来处理；此外，RPA还能自动化的完成账目的核对以及打印调节表，将各类数据汇总在一起，及时分析与整理，便于接下来的财务工作。

5.科学管控资金

RPA应用在企业智能财务中还表现在科学管控资金上。资金是企业应用的经济基础，企业要合理使用资金，确保企业正常运行。财务部门的重要工作之一便是管理资金，让资金用在合适的地方，为企业的发展提供财力支持。通过将RPA应用在财务中，能帮助财务更为科学的管控资金，实现资金的最大化利用。具体来说，RPA在资金管理上主要有多个方面的内容，如处理收付款、管理好先进以及回收银行账单等，这些都是财务管理资金的重要方面。在RPA使用后，上述步骤得以规范。RPA能从银行流水中挖掘出数据的意义，并将银行的账单与企业的账单进行核对，在核对之后开具出调节余额的报表，帮助企业更好的管控和使用资金[7]。此外，RPA还能动态化的监控企业的资金使用情况，自动根据订单付款以及根据银行的相应指令来回收相应的账单。这些都是RPA应用在企业智能财务中的具体表现，通过这些行为可以发现RPA技术对财务智能化的作用较大，企业要加大力度推广该技术，并深入推进该技术应用在财务工作中。

四、结语

在科学技术深入发展的当前，企业要提升自我的核心竞争力，需要将信息技术应用在企业的发展中，实现企业的升级转型。在人工智能大力发展的背景下，出现了较多的有利于行业发展的智能机器人，它们给工作带来了便利，提升了工作效率。对企业智能财务来说，RPA技术的应用是顺应时代发展要求的做法，事实证明，RPA技术确实给企业的财务工作带来了优势，不仅能自动化处理财务数据，还能解放财务人员、优化财务组织结构以及明确财务职能，因此应在财务工作中应用RPA技术，提升企业财务智能化水平。