优化费用报销流程加强企业财务管理

刘小燕 太原煤炭气化（集团）有限责任公司

费用报销是将企业业务经办部门和业务发生过程作为基础产生原始凭据，结合有关凭证和规定进行审核，在审核结束后结算经费的过程。费用报销通常都要按照财务收支规定来实施，企业经营的各项开支都要对支出的详情进行阐明，并且填写报销单据，明确报销的金额以及发票张数等，之后由财务经理及经办人签字后才能生效。结合报销计划内外的流程进行费用报销的审批，在审批通过之后拨付款项。费用报销流程的优化可以避免账目混乱和责任不清、支出虚构等问题，能够为财务管理提供更加安全可靠的报销环境。

一、优化费用报销流程的关键意义

（一）维护财务管理秩序

在企业运营与管理工作中，费用报销几乎在所有环节都可能出现，不管是设备采购还是工具采买，一系列的经费支出都要进行报销。若企业的费用报销流程存在问题，那么会出现两种不利影响，具体如下：其一，若费用报销流程较为冗杂，那么会长时间占用财务报表，导致财务报表内容过于混乱，不利于后续的报表使用，从而对财务管理秩序带来影响；其二，若费用报销流程太过简单，没有经过所属部门及财务部门的监管，那么很容易导致报销金额和实际支出脱节的问题，让一些违规行为钻空子。对此费用报销流程的优化能够帮助企业维护财务管理秩序，让各部门人员能够严格按照规定来开支，保证财务管理的有效性。

（二）改善财务信息披露质量

对于费用报销来说，往往会涉及多个审核步骤，例如财务部门审核与有关部门审核等，在审核过程中需要保证费用报销的内容与实际相符，只有这样才能保证费用报销的准确性与合理性。财务部门需要对费用报销的票据进行审核，结合财务制度和有关标准进行审核，确保费用报销的合理合法，并且将费用报销的票据纳入日常管理范围内，剔除掉个别不合理或与企业管理无关的票据，从而提高财务信息的披露质量，为企业的决策规划提供可靠支持。

（三）实现业财一体化的目标

业财一体化指的是企业业务与财务的融合，利用业务与财务的统一管理来提高财务管理的优势，降低企业的经营风险等，利用业务相关数据来辅助管理对策的制定，为企业的经营与管理出谋划策。对此企业需要对费用报销流程进行优化，将业务过程形成的财务数据利用规范的报销流程实施管理，在业务活动中充分融入财务管理，帮助企业完成业务开展目标[1]。

二、企业费用报销存在的问题

A 企业的费用报销从形成因素上可以划分为两个部分，其一为员工事先垫付费用报销，其二为行政相关费用报销。员工在经办有关经营活动时会产生一定的费用，为保证经营活动能够顺利开展，员工可能需要事先垫付一部分资金，在经营活动结束后可以凭借有关单据前往财务部门进行报销。例如该企业参与行业会议或职业培训等活动，活动期间形成的差旅费、住宿费、培训费等均为员工先垫付再由企业报销。而行政相关费用的报销一般不需要事先垫付，而是要事先申请，通常有关企业经营活动的消耗，例如水费、电费、租赁费等，在有需要的情况下向财务部门提出申请，由财务部门结合企业管理规定进行审核和批复。但A 企业的部分财务管理环节存在滞后性，所以费用报销流程方面存在一些问题，具体表现在以下几点：

（一）财务共享中心任务量大，薪酬水平较低

A 企业建立了财务共享中心，将其设立在集团所在地，共享中心共包含14 人，其中有共享中心主任1 名、一级审核员1 名，二级审核员及付款审核员分别1 人，会计核算4 人，总账会计、报账员、出纳、付款复核员、税务会计、报表会计各1 人。其中一级和二级审核员主要负责集团分子机构费用报销单据的审核工作，在审核系统中由专业人员面向全部报销原始单据进行审核。财务共享中心整体的业务量较为繁重，但总部财务人员的薪酬制度却不够合理，普遍薪资水平较低，绩效考评体系也存在一定缺陷，这使得一部分员工出现了消极心理，财务共享中心内部员工的团结性不足，而且也造成了人员流动性大的问题，不利于财务管理工作的有效开展。

（二）签章管理不够标准

A 企业的财务章及总经理签章都由出纳人员负责管理，并没有实现岗位分离，因此也可能存在舞弊行为的风险，严重时可能会对企业带来较大的经济损失。同时企业财务系统的账号与密码没有进行针对性管理，该公司的账号为员工姓名，为了单据修改方便而设定了统一的密码，而且管理员账号与密码在公司内部为公开状态，而且密码还可以随意修改，这无疑带来了严重的财务风险。并且费用报销系统和银行付款相连接，财务风险问题较为严重。

（三）预算管理与现实脱轨

A 企业为提高管理费用以及销售费用的控制效果，对于管理费用中的业务招待费、差旅费等都进行了预算，但预算本身却是以年度为单位设定的，一些费用的复核目前仍以人力为主，经常不能根据预算规划来完成审批通过，还可能因为人情关系而直接通过，导致超预算复核等问题，而且这种问题往往只能在月底财务报表中才能发现。年度预算通常都会将预算平均分配到每个月份，而企业的经营性质不同也可能产生不同影响，例如企业经营项目若存在季节性差异，那么在某一季节时业务量突然增大，在淡季时又会相对较少，所以平均分配预算的方式并不合理，很容易造成预算和实际脱节的现象。

（四）费用报销审核人为干预性较强

费用报销审核是决定费用报销是否合理、合法的重要手段，也是落实企业管理制度的必要环节，但因为A 企业的费用项目数量较多，一些发生频率较低的费用应计入的会计科目以及需要提供的单据没有进行规定，这使得审核过程中总是出现不同审核人员在审核同一类报销时将其归集到不同的会计科目中，而且针对同类报销所附的单据要求也不统一，甚至还可能出现同一个审核人员，在不同时间段审核同一类报销时却产生了不同结果的情况。这类问题的成因在于审核人员的主观参与过多，对于费用报销管理标准和会计准则的理解存在差异，而企业又没有制定统一的标准和方法，造成了审核结果的人为性偏差[2]。

三、优化费用报销流程的有关策略

（一）提高企业财务信息化水平

其一，确定财务信息化的需求与方向。企业信息化管理的需求在于落实科学的管理思想，加快财务管理的现代化转型，这使得企业需要在理清内部管理关系的同时对费用报销流程进行再造，确保其能够满足企业财务管理的需求。因此企业需要结合财务管理的具体情况来推进财务信息化建设，针对内部的费用报销流程进行细致分析，找到其中存在的问题以及问题成因，根据财务信息化的要求对费用报销流程中利用传统方法无法解决的问题进行总结，运用信息技术的手段进行优化，最终确定费用报销流程信息化的具体要求；其二，做好信息化的制度建设。企业财务管理信息化的推进需要在硬件和软件两个层面采取制度化保障，制度建设需要兼顾环境因素可能会对费用报销流程带来的影响，确保财务信息化的顺利实现；其三，构建信息化建设的规范体系。企业所处的经营环境通常较为复杂，涉及的多个职能部门和分子单位的财务管理问题，所以企业需要做好内部关于费用报销流程的调研统计工作，从全局的角度出发收集财务信息，将信息化建设的规范体系作为基础，解决财务信息共享等问题[3]。

（二）提高费用报销流程的制度控制力

其一，费用报销流程管理。结合企业财务管理实际情况推广费用报销流程管理须知，在这一条件下要求各部门建立具有针对性和统一性的费用报销流程管理制度，强化费用支出特性，结合部门运作需求来建立个性化的费用报销流程，让费用报销工作能够摆脱单一冗余的管理制度，提高报销流程管理制度的落实效果。

其二，单据凭证管理。推行有关的管理制度，保证费用单据能够规范具体，达到费用报销要求。

其三，预借款操作流程管理。制定预借款操作须知，以免预借款金额较大而导致的资金链断裂或现金流减少等不利影响。

其四，报销金额审批管理。设定费用报销上限，优化审批制度，对费用报销审批过程严格管理，确保报销审批的规范化。

其五，提高报销时效。利用报销单据传递时效制度的管控来保证费用报销行为与支出活动的一致性，费用报销目标在规定时间内顺利落实，将原有的费用报销流程精简化，从而提高财务成本控制效果。

其六，费用报销流程管理的信息化。目前企业费用报销数据的体量越来越大，这对于费用报销审核也带来了一定压力。对此企业需要引进信息化的费用报销流程管控措施，提高报销审核效率，规避费用报销信息遗漏或造假等问题。从安全管理和流程监控、精准核算等方向来推进管理制度的改革，突显信息化费用报销的作用，避免人为因素对企业费用报销审核以及审核效率带来的影响[4]。

（三）做好费用报销流程的监督

1.原始凭证的初审

通过费用报销流程的初审来提高原始报销凭证的准确性与真实性，从而保证会计信息的整体质量，在受理各部门经费支出结报的同时通过费用报销流程管理机制来辅助初审，根据有关的法律规范和政策文件进行审核，避免白条抵充发票等问题，将不科学的凭证进行剔除，保证报销流程的简洁性。报账受理凭证需要保证各项要素齐全，例如经济业务用途以及审批意见、经办人员签章等，个别不完整或内容不真实的原始单据也要从报销流程中剔除。

2.OA 和线上报销系统结合

利用OA 及线上报销系统的有效结合来设计报销流程，报销人和审核人员都可以实现单据的线上处理，未经处理的单据可以通过OA 系统进行提示，规避单据长时间积压带来的不利影响，也借此提高费用报销流程的效率性。

3.线上报销系统和预算系统接轨

两种系统的结合可以针对超预算的费用及时停止报销，有关部门需要事先申请增加预算费用，在申请获得审批之后才能报销，从而避免预算以外费用的不断增长。

4.审批人权限界定

通过主管部门对下属部门费用报销的真实性与科学性进行把关，若针对下属单位的费用报销没能做好管理工作，进而导致不良后果的，审批领导也要承担一定的责任。

5.限制员工报销时限

根据成本和费用匹配的标准，员工在有关工作结束之后的一个月时间内需要完成报销工作，若工作结束后1～3 个月之间完成报销工作，则需要上报到分管领导进行审批，若工作结束3 个月以后仍未完成报销，那么费用则不予报销。

6.限制线上报销流程的审批时间

若超过一定时间未能进行费用报销审批，那么报销系统将会直接进入下一个审批环节，并且默认该审批项目已经完结且报销审批通过。若在这一阶段存在问题那么造成的后果主要由审批领导来承担责任[5]。

（四）构建会计凭证内部传送通道

对于财务管理来说，会计凭证在管理工作中占据着重要地位，通常员工都需要根据会计凭证来完成费用报销工作。但部分员工并没有充分了解费用报销的流程，如果太过关注费用报销流程，那么员工可能短时间难以完成费用报销工作，在报销流程方面将会占用很多时间。对此企业需要建立会计凭证的内部传送通道，提高会计凭证在企业内部的流通和共享效率，依托于信息技术的功能性，报销窗口可以对费用报销内容进行初步审核，在审核通过之后利用内部传送通道将其递交到出纳部门，出纳部门根据审核内容来开具支票。在会计凭证传送通道中，费用报销工作的开展需要保证审核内容由主管人员签字，在签字之后才能递交到出纳员手中，出纳员需要加盖企业印章，并将开具的支票交予申报报销的员工。这些流程都属于线上操作过程，能够大大提高费用报销的效率，并且提高费用报销过程的安全性。

（五）构建完善的费用报销机制，做好财务人员培训工作

首先费用报销管理办法需要进一步完善，确保报销内容的真实性和完整性。所以企业需要针对报销管理办法进行调整优化，将未纳入报销管理办法中的支出项目进行整合管理；其次要制定费用报销流程图，将审核人员和审批人员的职能和工作流程准确划分，费用报销所需的单据内容通过清单的方式罗列出来，让员工在申请报销过程中能够快速定位到费用的类型，按照流程图的指示完成费用报销工作；再次要强化财务人员的会计意识和税法知识，加强财务人员的综合业务能力。财务部门需要定期进行费用报销管理办法的知识讲解，以及强调费用报销过程中的关键点，尽可能减少不合理费用的形成，避免费用报销流程冗余；最后要落实定期轮岗和业务互查等制度，若发现费用报销问题需要及时解决，视情况追究责任，减少纠错成本的同时提高费用报销的安全性[6]。

四、结语

为进一步提高企业费用报销流程的规范性，需要保证费用报销流程制度的完善性，对费用报销的各项流程进行监督控制，把控费用报销审核工作的开展要点等。同时还要做好财务人员的培训工作，使其能够了解费用报销的具体流程和注意事项，让费用报销规范化，为企业财务管理工作的开展提供支持。