浅谈智能财务报销体系在铁路企业应用

张昀 中国铁路哈尔滨局集团有限公司房产管理所

很多铁路企业在过去采用的是传统报销模式，填写报销单后找负责人、财务进行审批，等待的时间较长，而且速度也很慢，甚至会产生无法报销、错误报销的现象。而本文中提到了一种智能、快捷的财务报销体系，其不但能实现移动的审批，也减少了工作人员的负担，提高了审批效率，更为铁路企业的财务管理打下了良好的基础。

一、智能财务报销体系的建立

（一）建设目标

对于铁路企业而言，对智能财务报销体系进行建设是非常重要的一部分，因为其关系到铁路财务的集中化管理工作。而且智能财务报销体系的建立目标在于优化铁路企业的报销流程、管控流程，提高管理的效率和效果，改进财务管理模式中存在的不足。同时，智能化的体系还能降低铁路企业的报销负担，避免因为管理不当而导致支出产生问题。所以，财务报销体系的建设目标包括以下内容：第一，促使报销单据规范化。借助智能财务报销体系来对报销单据的内容以及格式进行监管，促使财务入账依据更加标准和规范。第二，促使审批流程更加智能化。整个体系中的电子报销单与附件会进行智能化流转，管控铁路企业的待办事项集成、报账规则，促使报账审批流程得以优化[1]。第三，促使信息传递更加方便，其中的通信接口能和铁路企业的系统接口相连，快速传递信息和数据，提高报销的效率。

（二）整体架构

铁路企业的智能财务报销体系包括了BPM 系统、OCR 系统、税务系统等，具有诸多的功能，可以对报销、审批、预算、流程等进行管理。整个系统能促使报销的全过程都实现智能化的目标，工作人员借助电脑或者手机来进行操作，对平时工作和差旅、采购中的支出进行报销。而且该系统还能上传不同的票据附件，借助自定义审批流程来对报销开展审批，方便进行报销。

总的来说，智能财务报销体系包括了七个部分，即报销申请、费用审批、预算系统、票据上传、登录系统、流程管理、字典系统。所以其中涵盖了费用报销的所有功能和内容，具有集成性、辅助性、连接的特点[2]。可对光学字符进行识别，也可对各种系统进行连接。

（三）技术架构

在整个智能财务报销体系的技术架构中，将前端和后端进行了分离。前端展示层建立在Html5、Vue 等基础上由电脑进行操作。后端展示层属于业务逻辑层，采用了Spring 结构，包括了工作流和报表、信息传递、OCR 等部分，而且集成单点登录。对于底层的数据库，则使用MySQL 来对数据进行收集和存储、查询。

（四）业务流程

智能财务报销体系覆盖了全部的报销流程，从而促使铁路企业的财务报销更加先进和快捷。而且在审批的时候全面落实报销管控方案，提高了铁路企业的管理效率，它的业务流程为：员工填写报销单，将票据扫描并且上传到系统中，然后再粘贴原始票据。智能化系统会对报销申请单的内容进行审核，检查电子报销单和原始票据是否一致。审批通过之后，会扣除相应的费用。如果审批不通过，则会自动驳回。而且这个智能报销体系和铁路企业的财务系统相连接，会进行自动的审核与记账，并发出付款通知。

（五）系统的管理

智能财务报销系统的管理包括了多个方面，比如用户管理、岗位管理、部门管理、权限管理等，保证整体系统能顺利运行下去。在管理工作中，在点击进入用户管理的界面后，对用户进行编辑、调整、删除。而岗位管理需要负责对每个部门的岗位进行增加、删除或者编辑。通过设置主岗，促使用户进入这个系统中。部门管理可以对部门数量、上下级等进行增删，系统自动形成树状结构的信息。最后还有一个权限管理，对菜单的名称进行设置，展示出相关的页面，而且可以对页面排序进行维护，菜单则能展示出相应的图标[3]。

（六）凭证的管理

审批了财务信息后，可点击进入Excel 表格中，查看生成凭证的报销单，保存相关的XML 凭证文件。如果需要这个文件，还可点击导入和下载，随时对相应的凭证以及相应的表格文件进行查看、使用。在这个表格文件中，包括了报销者的个人信息、银行卡号、具体报销金额，方便进行打款。

（七）接口的管理

在铁路企业这个智能财务报销系统中，接口必须是统一的，规范的，而且需要和其他系统进行连接，更好的传递信息与数据。其中的BPM 系统数据接口对流程信息推送接口进行使用，将流程数据传递给报销系统，加快审批的速度。此外，财务6.0 系统接口和智能财务报销系统进行连接，可实现对数据的审核。先选择审核通过的报销单据，产生总的XML文件，可通过电脑进行下载。并传递到财务6.0 系统中，减少财务工作的负担，更加方便快捷。最后还有数据服务平台接口，根据铁路企业的数据共享需要，整个财务报销体系必须提供关于业务数据的传递服务，借助自动和定时的同步模式，将数据传递到数据服务平台，满足铁路企业的财务报销数据共享需要。

二、智能财务报销体系的关键技术

（一）前后端进行分离

整个智能财务报销体系的前端和后端进行了分离。其中，前端的框架采用了基于Vue.js 技术，而且手机和电脑都可以进行操作。后端的框架则是Spring Boot，可以对不同的微服务进行分解，而且兼容分布式部署，方便对系统进行更新和升级。

（二）对服务接口进行集成

智能财务报销体系和另外的业务系统需要进行连接，从而对数据进行传递。其中的集成服务技术，能促使BPM 系统接口、财务核算系统接口、报销系统接口等进行集成。并且将系统自动生成的财务凭证传递给财务系统中，方便进行核算和对账。

（三）自动统计分析和分级管理

智能财务报销体系中的数据查询功能，可促使铁路企业内部实现对数据的统计以及查询，从而更好地对财务数据进行监管。同时该系统还可对数据进行分级管理，设置相应的管理范围。一步一步地对数据进行维护，从而减少数据维护的负担，达到分级管理的目标。

三、智能财务报销体系在铁路企业中的应用

（一）报销管理

对于铁路企业的员工而言，需按照要报销的费用类型来填写单据。然后再在系统中提出申请，系统按照之前所设计的预算规则，对相应的报销费用范围、结余额度、项目额度范围进行自动分析，给出提醒。相关工作人员在对报销申请进行处理时，根据系统所发出的提醒来开展工作。而且财务人员也要对审批通过的报销单据进行查看，防止产生其他的问题。最后，系统会自动产生财务凭证。

在提交了报销单之后，财务报销体系会自动产生二维码。平均每个报销单号只有一个二维码，报销单传递给财务人员。财务人员扫描其中的二维码，核对纸质报销单据的二维码。确定单据被接收，从而开展审核工作[4]。在这个过程中，工作人员可以对报销单的二维码进行扫描，找到相应的报销单。

（二）单据管理

智能报销体系会根据铁路企业的情况，对报销单进行调整和改进。在进行报销与审核的过程中，系统在线打印报销单据，直接交给财务部门。

铁路企业的员工先对原始票据进行扫描、拍照，在上传报销申请的过程中，系统会大量上传票据图片。工作人员在审核的过程中，能看到这些报销单相对的电子票据信息。智能报销体系也能对所上传的票据进行监管，自动划分不同种类的票据，开展有针对性的维护工作。工作人员可根据时间、报销类型、报销人员的差异，对报销情况进行审核、查询和处理。

（三）审批流程

智能报销体系根据报销种类的差异，选择适宜的报销审批流程、模板。具体的流程为：

报销人员填写报销单，然后提交和上传。管理者会收到信息待办提醒，然后点击进去对报销信息进行处理。审批结束之后，再上传到财务部门进行审批，财务人员对电子报销信息和纸质票据进行检查，选择适宜的报销科目。在审批通过之后，报销便完成了。如果在这个过程中，若是系统提醒了单据中的异常情况，财务人员便要进行驳回，按照铁路企业的业务情况驳回到前面一级或者报销者那里去。

（四）对报销进行统计和管理

在智能财务报销体系中，可对报销进行统计和管理。工作人员需要按照报销者、报销时间、财务信息等不同的维度，对财务报销信息进行搜索。而且这个系统还可以统计不同项目的总报销量，了解报销的情况。针对报销量过高的，则要进行处理和改进。

首先，智能财务报销体系可以自动生成报销的表格，这个表格的内容包含了很多，通过横向和纵向的比较，得出更加科学合理的决策。其次，可对报销费用支出进行掌控。查询没有提交的支出、已申请的报销、已通过的报销，对报销量进行预测，为铁路企业的财务管理带来参考依据[5]。最后，是不同费用报销的分析，通过这个系统，能形象地展示铁路企业在各方面的报销比例。比如差旅、办公、交通、招待等等。从而掌控铁路企业的费用支出，加强这方面的管理。

（五）对数据进行管理

在铁路企业的报销流程中，会产生大量的数据。这些数据包括了项目数据、财务数据、计算数据、住宿和餐饮标准、会议标准、差旅标准、银行账号等。这些都是报销过程所形成的，而且科目和项目、成本中心等数据，都属于财务凭证产生的依据。此外，住宿和餐饮标准、会议标准、差旅标准则属于工作人员报销的范围和标准。而铁路企业需要对主数据进行编辑和调整，做好平台数据的维护工作。在工作人员上传了报销申请之后，系统会从这些重点数据中抓取需要的信息，实现对信息和数据的自动化管理。

（六）对信息进行识别

过去在对出差信息进行报销时，哪怕是一人往返一个地点，也必须录入诸多信息，比如车票起始点、时间、车票金额、座位数等等。若是多人多地点出差，那么报销需要录入的信息更多。而这个智能化财务报销体系则改变了这一切，因为其中有光学字符识别技术，也就是OCR。要进行报销时，只需要通过手机对票据拍一张照，上传到系统，然后系统会对其中的信息进行抓取，与系统报销资料填写的每一栏进行对应。这样一来，便不用再对很多报销信息进行一一填写，所以也提高了工作人员报销信息的填写效率。最后，若报销的招待费用发票抬头是企业全称，而不是增值税发票，那么会根据原则来划分场景，同时在系统界面进行提醒。

（七）对其他功能进行拓展

这个智能财务报销系统也能实现对其他功能的拓展，比如某铁路企业在科研项目方面的业务量增加，可采用预借开票的功能，和财务系统进行对接，进行大量的开票。系统中有票据原始资料，也有科研项目的审核流程，通过Excel 表格可展现出开票的详细信息，满足了相应的需要。最后还能对铁路企业的合同进行管理，借助合同号字段来和财务报销单据形成联系，提取合同中的付款信息。同时系统会对报销付款信息进行智能匹配，保证付款的准确性和安全性[6]。

四、应用的效果

（一）优化了报销流程

铁路企业在采用了这种智能财务报销体系之后，员工可以通过手机或者电脑填写报销单，无须线下去找领导、财务报销。而且后台审批的人员可随时随地进行审批，不受空间的限制。所以也优化了审批的流程，实现了移动提报、移动审批的目标。为铁路企业节约了更多的成本，强化了报销审批的效果。

（二）简化了报销审批

在铁路企业过去的报销审批中，不但麻烦、烦琐，而且毫无规律和标准可言。但该智能财务报销系统根据铁路企业的情况，制定出了审批流程对策，对审批流程信息进行整理，对数据库进行管理。每张单据都按照金额、部门的情况，从数据库里调取审批流程信息，促使报销审批更加有序。这样一来，原本需要花一两周才能完成的报销审批，几个工作日便能完成，所以缩短了周期。

（三）控制了报销的风险

该智能化财务报销体系也具有大数据分析功能，其控制了报销的风险。比如传统报销模式中产生的一些问题，只能通过交叉对比才能发现，所以大数据技术的利用非常重要。举个例子，铁路企业的工作人员报销差旅费，系统大数据分析之后发现差旅费报销单的出差日期有重叠的问题。系统发出预警之后，财务人员对这个重叠进行分析，检查有没有多次报销的情况。不但节约了时间和精力，而且也避免了多次报销、重复报销的问题，减少风险产生概率。

（四）保证了数据的安全性

在智能财务报销体系中，安全性也是非常重要的一个问题。其中的审批系统通过了CA 认证，以及短信授权签字，从而保证得到了经费负责人本人的授权。而过去的纸质报销签字则因为没有水印，所以可能产生造假和仿冒的问题。而且通过这个智能财务报销体系，更能够对数据进行保密管理、备份管理。工作人员登录进这个系统，也需要权限和密码，所以非常安全可靠。

五、总结与体会

如今，随着社会的全面发展，过去的报销方法和体系已经不再适用。铁路企业需要采取智能化、先进化的财务报销体系与技术，满足内部的财务报销、管理需要。在本文中，笔者分析了智能财务报销体系在铁路企业中的应用，希望能提高报销的效率，强化财务管理的效果，为铁路企业带来更多的便利。