明清档案“数转模”项目的价值引领与管理提升研究

王海欧

摘 要：中国第一历史档案馆将已数字化的电子文件档案通过“数转模”技术进行再次转换，生成以胶片为存储介质的缩微胶片档案。该项目的实施不仅有效保护传统纸质档案和数字化电子文件档案，还充分发挥缩微胶片作为存储介质在长期保存方面的优势，与数字化电子文件档案利用高效便捷等优势形成互补，推进档案信息在不同存储介质之间实现真实完整可靠地转换，进而有利于促进各类档案的保护与利用。

关键词：数转模；明清档案；项目管理

鉴于电子文件档案的寿命无法满足明清档案长期保存的需求，作为明清档案管理权威机构，中国第一历史档案馆（以下简称“一史馆”）在对馆藏纸质档案进行整理及数字化加工并生成大量电子文件档案后，顺势启动“数转模”项目，即对明清纸质档案扫描后形成的电子文件档案进行再次转换，生成以缩微胶片为存储介质的模拟信息档案进行存储。明清档案“数转模”项目的实施不仅使传统馆藏纸质档案得到长期有效保存，还借助档案信息在不同介质之间的转换，大大提升了明清档案的管理水平与工作质量。本文拟对明清档案“数转模”项目的实践活动进行总结，并通过探讨该项目管理经验来丰富发展完善当下档案管理的工作内涵，借此为数字化条件下传统档案的保护与利用工作提供有益参考。

1 明清档案“数转模”项目的核心价值

随着信息技术的快速发展及全社会数字化程度的普遍提高，为使明清档案的保护整理开发工作逐步融入并适应社会发展的需要，自2011年开始，一史馆正式启动对馆藏纸质档案整理数字化加工工作。截至2018年完成档案整理数字化扫描645万件，生成档案数字图像7600余万画幅。[1]明清档案“数转模”项目的立项，正是建立在传统纸质档案数字化工作基础之上，确保电子文件档案与传统纸质档案具有同等作用便顺理成章地成为“数转模”项目的核心目标与核心价值。而该项目的成功实施，不仅极大地拓宽和丰富了馆藏档案内容，还对馆藏档案的保护与利用工作发挥着极大的引领与牵动作用。

1.1 确保档案内容信息真实可靠

明清档案作为一种特殊的信息资源，存世年代久远，档案原件状况比较复杂，这就要求纸质档案信息经过异质备份之后必须能够真实完整地再現传统纸质档案内容信息，且能够长期有效保存。[2]从档案保护与利用工作来看，无论采用哪种存储介质或采取何种存储技术手段都应具备下列特点：一是真实性，随着数字技术的迭代更新，造假的技术手段层出不穷，在选择存储介质时，首先考虑的应是存储的档案内容信息不失真，具有原始性、直观性、真实性，能够真实还原纸质档案所能表现出的原始状况。二是可靠性，要求转换后的档案内容信息无拼接、修改、遗漏、删除等人为操作[3]，保证其异质备份的档案内容信息与传统纸质档案内容信息在完整意义上实现等同。三是长期性，明清档案管理工作的基础目标就是长期保存珍贵纸质文档，选择转换后的存储介质保存时间越长，时间检验成本越高，其传承的价值程度越高。四是实用性，主要体现为给读者提供方便快捷阅读等方面的服务，其方便程度越高越便于档案利用。[4]正是基于缩微技术能够长期真实可靠地保存档案内容的最大优势，一史馆于2023年5月启动“数转模”项目，分期分批将数字化电子文件档案通过“数转模”技术转换为缩微胶片档案进行存储，承担起电子文件档案的异质备份功能，确保异质备份后档案内容信息真实可靠。

1.2 提升档案异质备份价值与品质

档案异质备份的价值与意义在于对档案原件实现功能替代。只有全力确保备份介质上的内容信息与原始档案的内容信息高度一致，才能确保异质备份档案与传统纸质档案具有同等的价值与意义。异质备份的过程实际上就是档案信息在不同存储介质之间转化的过程，应该说，异质备份中“备份”内涵与传统的副本制度相同，而“异质”则是档案记录载体属性发生了变化。毫无疑问，由于数字化电子文件档案在档案保护方面有些先天不足，“数转模”技术恰恰弥补了档案保存方面存在的短板。“数转模”项目在充分保持电子文件档案利用迅速便捷等优势的基础上，通过异质备份转换的方式，保障了缩微胶片档案得到更加有效的长期保存，从而为全力提升档案异质备份的价值和品质奠定坚实基础。[5]

1.3 实现档案信息异质转换优势互补

伴随明清档案“数转模”项目的不断推进，一史馆明清档案管理工作随之创建出传统纸质档案、缩微胶片档案、电子文件档案三位一体的新型档案存储管理模式。明清纸质档案、缩微胶片档案、数字化电子文件档案三种不同介质存储的档案文件记录信息相互共存且优势互补。尤其是缩微胶片档案与数字化电子文件档案两种不同存储介质可以互为转换且相互备份，这无疑大大促进了纸质档案在更高水平上得到有效保护与利用，并有效发挥缩微胶片档案在“存”及数字化电子文件档案在“用”方面的优势。从实践效果看，明清档案“数转模”项目所带来的新型档案存储管理模式在新时代条件下能够更好地实现数字技术与缩微技术兼容并蓄，实现数字化电子档案与缩微胶片档案保存与利用优势互补，既能有效保护传统纸质档案及转换后的全部完整的档案信息资源，又能在此基础上实现对传统纸质档案内容的全部功能替代。

2 影响明清档案“数转模”项目的主要问题

“数转模”项目是档案信息在不同介质之间实现转换存储，在电子技术迅速发展的今天，破坏档案真实性的技术手段更加先进隐秘，[6]应高度关注数模转换过程中常常出现的技术与管理问题，这些问题往往会极大损伤异质备份档案内容信息真实可靠等基本属性，进而成为决定“数转模”项目成功与否的关键。

2.1 目标与责任弱化

鉴于“数转模”项目在当前形势下往往是采取外包方式进行的，档案管理方与项目承接方是两个不同的利益主体，各自追求的工作目标并不一致。一方面，档案管理方所承担的是档案全生命周期的保管保护及利用工作，从原始档案保护到存储介质转换再到档案信息开发利用整个过程中，会尽全力确保档案全生命周期内每件档案记录信息高度真实准确；但另一方面，项目承接方才是真正的项目执行者，由于承接方只是出现在档案全生命周期中某一阶段，并不对档案全生命周期内各环节质量负全部责任，更有可能基于商业利益需求考虑以最小成本获取最大的收益，从而更多关注形式上或者表面上完成项目任务。至于档案管理方提出的具体需求，承接方根本不理解其应有的价值意义，或在操作过程中虚与委蛇，这样极易弱化双方的工作目标，各自所承担的责任也随之弱化甚至虚化。

2.2 内容与形式分离

在传统档案以纸质为存储介质的条件下，档案存储介质与档案存储信息二者之间内容与形式均是互现与可视的，即看见纸质这一存储介质本身就意味着看到了档案记录内容。[7]但纸质档案记录信息数字化或者模拟化后，其存储介质无论是缩微胶片还是其他，所呈现出来的都只是一种外在表现形式，存储的档案记录信息必须借助相应阅读工具才可以展现。比如缩微胶片只有通过胶片阅读器甚至放大镜或显微镜才能看见胶片上的档案信息，而电子文档的记录信息则需要借助计算机才能供人浏览。这就导致存储介质与存储记录之间出现内容与形式的分离，导致无法直观判断档案信息的真实准确性，岗位操作者便有足够的灰色空间放松对档案内容信息的严格审核，进而造成介质转换后的档案信息真实可靠性遭到质疑。

2.3 差错形式多样

“数转模”项目实施过程相当复杂，操作环节多、技术参数烦琐，在项目实施过程中，任何阶段任何环节上出现主要技术参数不正确或指标控制不合理，都有可能使转换后的档案信息出现遗漏或失真。就项目承接方实施的工作流程而言，有数据下载、图像转换、数据打包、输出打印、胶片冲洗、胶片质检及入库多个基本阶段以及制作标版标识、计算输出画幅容量、档案图像标准化处理、图像打包、图像及数据质检等重要环节，仅在数据打包前就容易出现档案电子目录数据与电子影像不一致、电子影像处理不标准、电子标版内容不正确等问题，出错环节多、错误方式多种多样。就档案管理方承担的全生命周期而言，在档案异质备份制作、保管、移交和利用的过程中，往往因为项目初期主要技术参数及归档备份机制准备不充足，项目中期没有专业的技术团队跟踪业务流程，或项目后期承担大量检查工作等，出现各种各样遗漏或失真错误。

2.4 监督管理容易失控

由于双方工作目标不一致，档案管理方与项目承接方在某些方面难以达成共识。就档案管理方而言，在监督管理时很难深入基层一线，真正置身于整体项目的系统工程之中，更无法精准到每一个工作岗位。即便档案管理方努力与项目承接方密切合作，但项目承接方所提供的岗位操作技术人员专业水平普遍不高，经过短期技术培训后连下载目录数据与图像是否吻合、质量检查技术参数是否符合标准等基本问题都未充分掌握便匆忙上岗，上岗后往往因种种原因轻易离开，承接方不得不重新招人再次培训上岗，因此档案管理方在监督管理方面的失控，导致无法保证缩微胶片的质量，其直接后果就是岗位操作人员制作的缩微胶片达不到质量标准。

3 明清档案“数转模”项目的提升管理路径

与时下“数转模”项目流行的方式一样，一史馆“数转模”项目也是采取外包方式。面对项目过程中容易出现的各种问题，一史馆在有效区分项目实施主体和项目管理主体的前提下，对双方各自履行的职责进行了明确规定。项目承接方作为项目的实施主体，对项目实施过程各阶段、各环节完成情况、质量监督负有主要责任。档案管理方在项目启动之初就以项目核心价值目标为引领，与项目承接方共同合作，增强全员的核心价值意识，从实际出发破解项目外包后容易出现的管理难题，从而有效提升“数转模”项目管理的整体水平。

3.1 以强化责任为目标加强对承接方管理

档案管理方采取项目外包的出发点是要承接方替代管理方完成工作任務，最终目标是获得优质的缩微品，为避免项目外包后出现目标和责任弱化的问题，档案管理方以强化责任为目标加强对承接方管理。一是项目开始前与承接方签订协议明确双方的权利与义务，要求承接方制定并遵守项目工作的各项管理规定，包括公司现场人员填写出勤登记的日常管理规定、填写安全巡检记录以及遵守签订的档案保密协议等。二是项目实施过程中加强与项目承接方之间的工作联动，根据工作需要联合成立专项工作小组，诸如质量管理专项工作小组，建立畅通的质量信息传递渠道与反馈机制等。三是根据工作任务和工作进展情况设置合理的工作检查节点，包括对承接方工作成果进行分批次验收的常态工作节点，随时掌握项目的实时工作进度，细化工作目标，压实工作责任，让承接方始终感受到来自管理方的责任压力，进而积极主动将项目的整体质量风险控制在最小范围之内。

3.2 以确保质量为目标加强项目技术标准管控

针对非纸质档案内容与形式分离进而造成介质转换后档案记录信息极易出现遗漏或失真的问题，档案管理方应确保承接方以项目技术规范为支撑加强基础性管理。事实上，“数转模”项目质量管理体系正是通过细化相应技术规范来实现的。这些技术规范至少包括以下三个方面：一是数字档案信息的输出规范，此项规范由档案主管部门制订，比如国家档案局制定并颁布实施的《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》；二是“数转模”工作具体操作规范，此类规范正常情况下由档案管理方制订，比如一史馆制定的《数字图像转换缩微胶片操作规范》；三是缩微胶片质量标准，涉及缩微胶片的图像技术标准、图像清晰度、图像密度等方面，此类规范正常情况下也来自档案管理方，诸如一史馆针对明清档案缩微工作制定的《明清档案缩微复制工作质量标准》。将档案管理方要求的技术管理规范落实落细，既是承接方必须完成的最基础和最重要工作，也是档案管理方对项目技术标准进行精细化管理的具体表现。项目技术管控的精细化管理有利于从技术源头加大监管力度，防止不合格缩微品产生，为提升项目管理质量提供强有力的技术支撑。

3.3 以杜绝差错为目标加强项目流程管理

一是加大对项目工序流程的管理，针对流程中数据下载、图像转换、数据打包等不同阶段特点，严查工作内容、工作规范、工作进度，确保操作工序的规范性。二是加强对各阶段各环节工作流程表单的管理，每道工序均填写工作表格，诸如“数转模”项目档案数据提调单、目录数据及图像数据接收确认单、图像处理记录表、组卷及质检记录等，有效实现细化量化标准化管理。三是实行阶段性量化管理，即随着每个工作节点进行阶段性数据量化统计，并使这些统计数据的内容及操作者与每盘胶片质量之间发生动态性关联，这样既实现对操作者的工作量化管理，又使得各阶段工作内容明晰进而真正实现职责到人，可以有效防范各类数据遗漏或图像失真等现象。

3.4 以提升管理为目标强化监督功能

从操作实践看，仅仅强化常规性质量监督与管控工作并不能完全保证缩微品质量，只有同时强化质量监督与核查工作才能确保缩微品质量的稳定性。更重要的是，这种质量监督与核查的权力应绝对置于档案管理方的控制之下，并从以下几个方面予以强化：一是规定并指导承接方设置专职检查人员，专职负责对数据、图像及缩微胶卷等全要素技术指标进行质量检查。比如数据检查方面包括电子目录数据的档案文件命名、图像模式、文件数量是否正确，电子目录数据与电子影像是否一致，电子标版影像片首标识区、电子影像索引区及片尾标识区的数据编号是否准确等；图像检查方面包括数据接收下载环节档案图像格式是否正确、数据处理转换环节是否完成“彩转灰”、图像是否完成标准化处理等；胶片检查方面包括缩微胶片背景密度、灰雾度及解像力基本技术指标等。二是档案管理方选派业务经验丰富的专业技术人员组成核查小组，专职承担缩微品质量检查工作，针对承接方全面检查过的产品，同样基于全要素技术指标按比例进行质量抽查，如某一环节或某一节点出现误差则整批予以退回。三是档案管理方组织本单位相关处室负责人根据项目进度分批次验收，验收过程中严格执行相关流程与工作规章，比如《数转模项目批次验收工作方案》，内容包括本批次相关项目的文档、数据、图像、胶片及安全措施等，再次全方位严把质量关。四是接受业界专家指导，一方面在项目启动初期聘请业界专家针对项目的流程、岗位设置、质量标准等提出具体要求，另一方面项目结项时再次聘请专家参与项目验收，最终完成项目的质量监督与核查闭环。

值得注意的是，项目现场管理是“数转模”项目管理的一项重要内容且是一个关系重大的管理课题，是档案管理方与项目承接方共同承担的重要职责。项目现场管理不仅需要双方管理层和所有员工共同参与，获得共识并采取共同的自觉行动，更需要相关专业人员通过专业手段加强现场管理。仅就项目现场的安全管理而言，安全隐患无处不在，诸如制作过程涉及的用电、消防安全的监管问题，现场人员的进出管理问题，这些潜在的隐患均需要得到及时有效控制。[8]此外，在项目管理实施过程中，产生的诸如档案数据的下载、保管，缩微品的制作、移交，输出数据的打印、保存等工作，均与档案管理方各相关部门存在诸多密切联系。因此，档案管理方应采取严谨的工作流程，明确操作规范，进而建立起覆盖全时、全员、全区域、全过程的安全保障体系，确保所有风险提前得以防范。有效的项目现场管理有利于避免“数转模”项目工作中档案管理方与项目承办方各自为政的分割式管理现象，让档案管理方与项目承接方共同推进“统一管理、分工协作、逐级负责”的管理方式，将各项管理措施横向到边、纵向到底，形成各有侧重、合作互补的良性工作机制，排除各种影响存储介质质量的风险因素。这也恰恰是以项目核心价值目标为引领，全面增强全员核心价值意识，有效提升“数转模”项目整体管理水平的最佳切入口。

总之，“数转模”项目是数字化时代带给档案部门的巨大机遇与挑战。针对重要珍贵历史档案的“数转模”工作，需要从多角度进行认真考量，尤其在对其进行异质转换与管理的过程中，要强化档案“数转模”项目的价值引领作用，落实项目管理过程中的各项责任，全面有效地做好“数转模”项目管理提升工作，只有这样才能真正高质量实现档案“数转模”项目的工作目标，真正高质量提升档案保护與利用的水平与质量。

注释与参考文献

[1]中国第一历史档案馆.明清档案事业九十年[M].北京：人民出版社，2016：289-302.

[2]李丽云.论数字资源长期保存研究机制[J].北京档案，2010（9）：11-12，30.

[3]杜琳琳，郝晨辉.《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》简介[J].中国档案，2010（10）：62-63.

[4]黄霄羽，靳文君.档案服务能力的概念界定与内涵解读[J].档案与建设，2023（4）：14-18.

[5]金淑红.数字化技术与档案存储解决方案[J].科技创新与应用，2014（6）：54.

[6]商艺涵.我国档案造假问题的实证解析与治理对策[J].档案管理，2023（2）：84-88.

[7]王颖.纸质历史档案文献毁损原因及其保护研究[J].档案管理，2020（4）：75，77.

[8]中国第一历史档案馆.明清档案与历史研究论文集.中国文史出版社，2015：784-793.

（责任编辑：邵澍赟）