城市轨道交通工程档案信息化建设影响因素与对策分析

王希 胡翔 冀秀娟 都寒誉 张凯琦 吴霞

城市轨道交通工程档案形成于城市轨道交通工程项目提出、立项、招投标、勘察设计、施工、监理至竣工验收的全过程，在工程竣工验收和查考利用中发挥着重要作用。同时，现代信息技术的发展和企业的数字化转型，为信息化、高效化档案管理模式的应用创造了广阔空间。城市轨道交通工程档案信息化建设是提升档案管理水平、服务工程建设的必要途径。

1 江苏省五家地铁集团城市轨道交通工程档案信息化建设的实践成效

江苏城市轨道交通工程档案管理工作因起步较早、经验较为丰富，在全国城市轨道交通工程档案管理领域具有一定的引领和示范作用。在企业工作数字化转型和档案信息化建设大潮的引领下，江苏省五家地铁集团——常州地铁集团有限公司、苏州市轨道交通集团有限公司、无锡地铁集团有限公司、徐州地铁集团有限公司和南通城市轨道交通有限公司（下文简称常州地铁、苏州地铁、无锡地铁、徐州地铁和南通地铁），积极开展城市轨道交通工程档案信息化建设，在管理理念、管理流程、系统建设等多个方面取得了一定成果。

1.1 管理理念

在电子文件与电子档案管理实践中，先进的管理理念可有效提升管理效能。在对五家地铁集团的城市轨道交通工程档案管理基本情况进行实地调研时，五家集团的工作人员均认为，城市轨道交通工程的电子文件就其“档案端”的管理模式而言，和纸质档案无较大差异。两者的差异主要体现在前端的业务活动上，其电子文件形成、收集、归档等环节，与传统的纸质档案管理模式有着明显区别，应将符合档案管理的要求纳入形成电子文件的业务环境中，强化电子文件形成阶段质量管控。此种管理理念摒弃了传统纸质档案“事后管理”的思路，强调对电子文件的质量进行前端控制，以保障后续信息化工作的有序进行。

1.2 管理流程

（1）收集與移交

五家地铁集团的档案收集在体现出鲜明的信息化特色的同时，也存在一定的差异。例如，常州地铁采用“纸质与扫描件同步收集”的方式对项目档案进行收集，并使用电子档案系统离线客户端进行线上收集；苏州地铁对纸质档案收集组卷后进行数字化加工；无锡地铁主要采用“离线客户端”进行项目档案收集，并利用系统接口线上收集。

在移交工作上，五家地铁集团均规范了向城建档案馆移交档案的流程，移交方式亦有不同之处。如南通地铁、苏州地铁和徐州地铁同时移交纸质档案和电子档案，而无锡地铁仅移交电子档案。

（2）单套制归档

在单套制归档环节，南通地铁和徐州地铁已实现了企业文书档案、工程档案的单套制归档。常州地铁已可在试点范围内实现工程电子文件的在线归档，在电子签章、“四性”检测等内容上已打通路径，保证单套制归档流程的可行性。无锡地铁计划在合同系统里先实施单套制归档试点，下一步再考虑推广到整个OA系统，同时计划在合同管理系统里运用电子签章。

（3）档案数字化

工程档案的数字化是对其进行有效管理利用的前提。各家地铁集团对此都有清醒和敏锐认知，档案数字化开始时间较早，其中无锡地铁更是在2011年便开展了数字化工作；在纸质档案数字化完成率上，有四家集团的完成率达到70%以上，其中常州地铁的完成率达100%；在数字化档案利用率中，无锡地铁达成了100%的利用率。

此外，常州地铁、苏州地铁、无锡地铁和徐州地铁都建有馆藏档案及资料目录数据库、馆藏照片及音视频档案数据库，并在案卷级电子目录占比上达到100%，文件级电子目录占比在80%以上。

1.3 系统建设

（1）管理系统建设

为更好地开展电子文件与电子档案管理工作，五家地铁集团纷纷搭建了相关的管理系统，通过与业务系统挂接与互通，实现电子文件与电子档案的全流程管理。

常州地铁、苏州地铁、无锡地铁和徐州地铁的电子文件管理系统实现了基本的电子文件管理操作，如电子文件的全过程管理、在线收集与审批、检测电子文件的格式与属性等，并具备了鉴定处置功能，在系统销毁方式上采用物理删除或逻辑删除的方式。其中，常州地铁、苏州地铁和无锡地铁的管理系统，还可实现从业务系统中直接抽取数据信息。在档案信息化管理平台上，四家企业都将档案信息化建设纳入公司的信息化建设工作体系，并建设了档案信息化平台。其中，常州地铁、苏州地铁、无锡地铁的档案管理系统都具备线上检索、借阅功能，具有较快的线上检索速度，并采取一定的对检索条目、原文的权限控制措施；苏州地铁和无锡地铁的档案管理系统可与公司的OA办公系统对接。

上述四家公司中，苏州地铁的建设项目质保资料管理系统是系统建设的典型案例。该系统于2021年10月开始使用，涵盖了工程资料文件的形成、各工序节点工程质量的监控与工程文件的签批及归档整个项目流程。通过整体规划设计，该系统实现了工程质保资料管理数字化、规范化、一体化。系统运用电子签名、AI、OCR识别等技术，做到了将城市轨道交通工程所有专业类别进行标准划分、所有管理表格体系构建在质保资料管理平台上，并自动按归档要求形成案卷。具体功能上，包含了开工资料、工序资料、首件资料、质量评定、图纸管理、试验检测报告、计量资料管理、项目划分管理等资料的分部分项划分、在线填报、自动加载内置关联报表生成开工、工序、首件等文件，还包含对工程资料的智能搜索。系统内置了工程建设管理、检验批、质量验收、材料统计、施工记录及汇总等用表模板，可集成全套轨道交通建设工程标准表格。此外，系统还搭建了智能生成项目的WBS结构划分功能，内置标准的WBS结构划分，使得单位、分部、分项工程的结构划分标准明确，精细至工序级。相较于传统的人工分部分项划分，该系统提高了工程项目划分的效率，促进了工程项目的规范化建设。

（2）BIM系统建设

在城市轨道交通工程前端的业务活动中，BIM（建筑信息模型）系统在五家地铁集团得到了广泛运用，发挥着重要作用。各单位致力于实现档案管理系统、业务系统和BIM系统的协同信息管理，建设相关接口，并搭建协同办公的一体化平台，文件的分类、整理、组卷等多项业务活动，都可在BIM建设管理平台上完成。

目前，五家集团的BIM系统搭载的模型还在不断实现信息的可视化展示，比如模型附带某个墙面、管道、设备成本等相关数据，意味着今后有更多精细化的数据可通过BIM平台进行传输。此外，针对BIM系统产生的大量表单类文件，实现线上处理，如某集团的BIM平台内置数据收集系统，可配置4个类别140张表单，支持档案数据在线填报和收集。

2 城市轨道交通工程档案信息化建设的影响因素

尽管五家地铁集团已开展工程档案信息化的建设实践并取得了一定成效，但同部分发达地区、专业领域的信息化建设水平相比仍有一定的差距。主要体现在信息化制度与流程建设、技术应用、档案信息资源建设几方面。

2.1 信息化制度与流程建设

调研中发现五家集团在制度建设上尚存不足。首先，五家集团未能建立与档案信息化建设相关的整体规划，缺乏对信息化建设方向、原则、要求等内容的顶层设计。其次，缺失与信息化建设直接关联的具体操作规范。最后，五家集团现有的业务规范涉及档案分类整理、归档范围和保管期限划定等常规内容，缺少信息化建设的统一标准，档案数据标准、档案系统与其他业务系统的规范化集成、信息化建设相关软件和格式等基础的信息化业务内容均有待进行统一规定。

同时，五家集团的信息化管理流程仍有较大优化空间。在档案形成与归档阶段，一方面，电子文件管理尚存技术短板，抽取的电子文件数据无法直接归档；另一方面，BIM系统数据暂未归档，信息化建设进程中的来源数据不完整。在档案数字化阶段，五家集团的档案数字化目标、标准等有待进一步完善。

2.2 技术应用

五家集团的业务系统缺乏足够的在线归档能力，无法内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表，无法自动采集电子文件伴生数据，影响了电子文件的完整性。尽管多家集团开始尝试电子文件在线归档，但仍存在一些技术困难，如工程图纸文件和BIM系统内的模型数据难以实现电子原件的在线收集。

现有的档案管理系统也存在技术缺陷，在线检索、在线归档和档案实时利用能力较弱，缺乏将业务系统中抽取的数据直接归档的渠道和功能。一些对软硬件环境依赖度较高的工程项目文件如BIM文件无法找到合适的归档方式。此外，多数集团的信息化平台建设在一定范围内取得成效，但因缺乏和其他平台联通的接口，对于不同格式、不同功用的电子文件缺乏处理和接收能力，而难以推广到整个标段。

2.3 档案信息资源建设

电子文件收集不全面是档案信息资源建设面临的首要问题。如在元数据管理上，多数集团只能按照旧有的工程档案元数据标准进行元数据捕获。对于四种不同类型的元数据，目前还未建立具体的归档方案。同时，前端业务流程形成的文件包含了大量格式复杂、形式各异的材料，如BIM模型、CAD工程图纸等，在技术条件不足的情况下只能以纸质材料进行归档，电子文件归档不全面。

此外，五家集团的数字化档案整体利用率较低，档案信息化建设成果无法充分彰显。在数字档案馆（室）建设中，只有常州地铁建立了数字档案室，但并未深入开展后续建设工作。大部分集团依然缺乏主动利用数字化成果的意识，数据库缺乏共享性和流通性，影响档案信息化建设的科学布局和纵深推进。

3 城市轨道交通工程档案信息化建设的实践对策

3.1 完善制度体系，规范建设流程

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全國档案事业发展规划》指出，“机关、团体、企业事业单位和其他组织将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，保障档案信息化建设依法依规开展”。为保障城市轨道交通工程档案信息化建设工作有序开展，应推动档案信息化建设的制度和流程不断规范与完善，实现企业信息化建设工作布局合理、程序合规、管理规范。一方面，科学设计工程项目档案信息化制度体系。首先，将档案信息化建设列入城市轨道交通企业档案工作的重点，搭建企业档案信息化建设的总体框架，并明确各单位在信息化建设网络中的彼此联系及对应职责。其次，面向信息化建设的实际需要，制定并完善档案数字化、电子文件流转、业务系统管理等基本的管理细则。最后，针对工程项目档案信息化建设的具体操作环节，统一电子文件归档格式、元数据归档方案、信息系统操作规范等业务标准，编制相关的规范性手册及操作指南。另一方面，以制度约束并规范档案信息化建设流程。针对档案信息化建设所涉及的各个环节，建立适用性强的标准规范，统一信息化建设所涉及的信息系统、数据接口、操作方法等，推动建设流程的系统化和规范化。同时，强化对信息化建设流程的监督指导，建立督导责任制。此外，积极推动数字档案馆（室）建设，实现信息化建设流程的合理规划和实况把控。

3.2 集成信息系统，强化前端管控

针对系统现存的技术问题，应主动引入先进科技手段和科研人才，积极推动技术研发、合作及应用，克服管理系统存在的各项技术短板。同时，实现系统之间的集成与有效管控。《企业档案管理规定》指出“企业电子档案管理信息系统应当符合国家安全保密要求，具备收集、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计、格式转换、审计、备份、系统管理等基本功能，并与企业其他信息系统相互衔接”，企业应满足管理系统对多功能、多格式传输的集成性接口的需求及将档案管理系统嵌入业务系统的需求，使城市轨道交通建设运营单位使用统一的软件和数据接口，实现业务系统、归档系统、电子文件管理系统和数字档案馆的集成与有机联系。

此外，还应加强前端控制和全程管控意识。在选择管理软件、与技术公司合作时具备前瞻性，使企业各系统的功能覆盖档案管理全流程，尽量避免功能设置上的技术短板，实现各管理环节的信息化。还可利用清单加强前端管控，将清单嵌入前端业务系统。通过制定电子文件收集清单，从整体设计上完善电子文件的在线归档流程，实现归档文件标准前置、动态监控、移交留痕。

3.3 整合档案资源，实现高效利用

根据新修订的《中华人民共和国档案法》要求，“有条件的地区和部门应当充分利用信息化手段，建立数字档案馆（室），促进档案信息资源互联互通、共享共用”，企业针对电子文件收集归档不全面、数字档案利用率低的问题，应积极开展数字档案室建设，推动城市轨道交通工程档案信息资源整合共享。一方面，积极推动档案工作数字化转型，在建立电子文件收集归档方案、做好档案资源收集的同时，持续推进档案的数字化工作。另一方面，主动推动数字档案资源整合利用。可建立沟通机制，加强企业与工程各参建单位的交流，掌握信息化工作的进程与实况。还可设立预审机制，增加归档预审核和预立卷环节，实现工程项目档案在线移交与审查追溯。同时，在重要项目验收节点进行成果审查与验收，推动各单位档案数字资源共享整合。此外，也可建设工程项目档案数字资源库或共享平台，将各单位在工程建设各环节所形成的数字档案集中起来统一管理，还可利用本体、知识图谱等形式对工程项目档案资源进行直观化、体系化的开发利用。

*本文系江苏省档案科技项目“江苏省城市轨道交通工程档案管理规范研究”（项目编号：2022-11）阶段性研究成果。

（责任编辑：李 婧 孙 洁）