关于高职院校教学秘书工作内涵、现状及改进的思考

周微琳

（福建卫生职业技术学院，福建 福州 350101）

关于高职院校教学秘书工作内涵、现状及改进的思考

周微琳

（福建卫生职业技术学院，福建 福州 350101）

高职院校教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，是教学管理的直接执行者，是教务管理部门与系（部）之间的桥梁和纽带。在新时期，教学秘书工作应不断改进，切实做到“理”重于“管”，“做”重于“说”，使管理成效进一步提高。

高职院校；教学秘书；工作内涵

随着高等教育事业的迅速发展、教学改革的不断深入以及办学规模的不断扩大，高职院校人才培养模式也发生了重大变化，其中高职院校管理工作面临着一系列新的问题和挑战，教学管理成为学校管理的核心内容，教学管理水平的高低直接影响到学校的教学和人才培养质量，甚至影响到学校的生存和发展。为了提高教学管理水平，迫切需要建立一支高素质、高水平的教学管理队伍。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，在教学活动中起着举足轻重的作用。本文从教学秘书的工作内涵、现状及改进3方面进行探讨。

1 教学秘书的工作内涵

高职院校的教学秘书作为教学管理队伍中的基层管理人员，既是学校的服务者，又是学校的管理者，是从事与教学密切相关的事务性工作的管理及处理人员，是联系教与学的桥梁和纽带，是师生间的润滑剂，既兼管教学行政性事务工作，又有协助领导处理日常事务、做好领导助手的职责[1]。可见，教学秘书既与行政秘书有着相同的功能，又具有其特定的内涵，在教学整体工作中有着调度、协调、综合加工的功能。为使教学工作有规律、有组织、高效率地运转，教学秘书从事着大量的基础性工作，在教学管理中具有以下作用。

1.1 参谋服务作用

教学秘书的具体职责是为基层教学单位的日常教学工作服务，围绕“为教学服务、为教师服务”这一中心，在教材征订、教学任务安排、教师调课代课等一系列教学活动中提供优质服务。同时，教学秘书收集的各类信息和资料可为年度教学计划的制订、各项教学管理制度的出台提供依据，发挥参谋作用。

1.2 组织协调作用

在日常教学运行中，教学管理呈动态变化，情况纷繁复杂。教学秘书的工作面向教务主管部门、系领导、教研室、教师和学生，因此协调各方面的关系显得尤为重要。一是在二级管理模式下，教学秘书直接参与一线教学管理工作，因此要协调好与教务处的关系。二是教研室作为教学任务的具体承担者，是教学秘书的工作对象，因此要协调好与教研室的关系。三是教学秘书既是学生群体的管理者，也是服务者，其工作目标就是有效开展教学管理工作，为学生创造良好的学习环境。此外，教学秘书要按照系领导的要求，组织实施各项教学活动。

1.3 监督反馈作用

教学秘书在教学主管部门指导下，组织教学检查，监督各教学环节的落实情况。如督促教师上交教学计划、学生成绩等；教师对教学改革的建议，学生对教学活动的意见和要求等也要通过教学秘书去反馈。教学秘书及时把信息反馈给教学主管部门，并对所掌握的情况进行总结和研究，对教学管理、教学手段和教学方法提出合理的意见和建议，如理论教学与实践教学课时分配是否合理，教师教学重点是否符合专业需要等。

2 教学秘书的工作现状

在高职院校教学管理工作中，教学秘书岗位特征决定了教学秘书是教学管理工作最前沿的执行者。教学秘书在组织一线教学、维护教学秩序、保证教学质量、保障教学各项工作稳步高效进行的过程中起着举足轻重的作用[2]。但是，目前仍存在一些因素制约着教学秘书岗位职能的充分发挥，影响着教学秘书个体的发展。

2.1 教学秘书在教学工作中的地位和作用未受到足够重视

人们对教学秘书的工作存在偏见，对其岗位定级偏低，缺乏科学的评价体系和系统的指导与规范，缺乏有效的奖惩机制。同时教学秘书的学习交流机会较少，工作规程化程度低，盲目性、重复性工作较多，工作效率偏低，缺乏创新能力，以致许多教学秘书对自己的工作也缺乏正确认识。

2.2 教学秘书科研能力薄弱，职称晋升受阻

与一线教师、专业带头人相比，教学秘书参与科研项目的机会较少，他们虽然参与科研的愿望强烈，但由于缺乏指导，加之终日忙于具体事务，进修、外出学习的机会不多，在进行科研活动时显得心有余而力不足。然而科研能力是职称评定的重要砝码，教学秘书因科研能力薄弱导致职称晋升受阻，严重影响了其工作积极性，制约着教学秘书队伍整体素质的提高的。

2.3 职业倦怠阻碍教学秘书的专业发展及创新能力的提高

职业倦怠指因工作时间过长、压力过大、强度过高导致的一种疲惫不堪的状态。表现为教学秘书不能顺利应对工作压力而出现极端反应，伴随着长期的压力体验而产生情感、态度和行为的衰竭。教学秘书的工作既实实在在又繁重复杂，长期超负荷的工作极易导致心理焦虑，产生职业倦怠，缺少对职业的自豪感和职业发展目标，自信心、进取心和责任感不足，久而久之会形成人格缺陷，影响工作效率。

2.4 不能满足新形势的需求

我国高等教育正以空前的速度迅猛发展，从精英教育过渡到大众教育，由此带来了学生、教师、教育功能、教育观念等多方面的变化，因此，必须重新审视教学管理工作，更好地满足社会和学生的需要。当前教学管理工作突出的特点是学生增多，工作量加大，教学事务繁忙，这就要求教学秘书必须充分发挥主观能动性和创造性，在工作中大胆实践，积极思考，努力探索教学管理的新途径和新方法，为教学改革出谋划策，这样才能紧跟教学发展的步伐，不断提高自身素质，树立牢固的服务意识，使高职院校教学工作正常、有序地进行[3]。

3 教学秘书工作的改进

3.1 加强思想道德教育，提高教学秘书的服务意识

新时期高职院校教学秘书应当具备高度的政治觉悟、高尚的道德情操、高度的责任感、强烈的事业心和良好的心态。在实际工作中，要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策，爱岗敬业，无私奉献，全心全意为教育事业服务。因此，要加强对教学秘书的思想道德教育，使其认清自己所从事工作的重要性，明确教学秘书工作的服务宗旨，保持良好的心态，真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担，出色地完成本职工作[4]。

3.2 引进竞争机制，选聘优秀人才，改善教学秘书队伍知识结构

学校人事管理部门应重视教学秘书的选拔和培养，合理调整现有人员，大胆聘用新人，鼓励管理经验丰富、业务能力强、管理水平高、敢于开拓创新而又爱岗敬业的优秀青年教师加入教学秘书队伍，改善队伍的知识结构，切实把教学秘书队伍建设纳入学校整体建设规划之中。

3.3 重视知识更新，提高教学秘书队伍整体素质

在信息爆炸的当今时代，教学秘书的知识更新显得极为重要，学校要加大投入，在政策和经费上适当倾斜，多渠道、多形式地加强教学秘书的培养。如定期组织他们学习高等教育学、教育心理学、行政管理学、秘书学等相关知识，不断提高其专业素质和理论水平；组织参加校内外教务管理研讨会和经验交流会，学习先进的管理经验和科学的管理思想，不断提高管理水平；组织岗位培训，尤其是对计算机的运用和操作技能及教务管理系统软件的培训学习，以提高工作效率[5]。此外，还应鼓励教学秘书利用业余时间自学与工作相关的知识，提高认知能力和管理水平。

3.4 多渠道解决教学秘书的后顾之忧，调动其工作积极性

教学管理工作的开展需要多个部门的支持，学校各级领导要主动关心教学秘书的工作、学习和生活，建立健全激励机制，通过各种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时，在教学管理活动中，要充分肯定教学秘书的地位和作用，对责任心强、业务水平高、管理经验丰富的教学秘书，要给予一定的物质奖励和精神激励，激发其工作热情，使其开拓进取，大胆创新，为高等教育事业的改革和发展贡献自己的力量。

综上所述，通过对教学秘书的工作内涵、现状以及改进3方面的探讨，进一步认清教学秘书工作是教学管理的重要环节，学校应加强教学秘书队伍建设，吸引高层次人才到教学秘书岗位上来，保证教学秘书队伍的稳定性。同时，教学秘书也要加强自身学习，弥补自身能力的不足，在教学管理过程中切实做到“理”重于“管”，“做”重于“说”，使教学秘书工作由“经验型”向“科研型”“创新型”转变，充分开拓、发挥教学秘书的工作职能，进一步提高管理成效。

[1]庄佩芳.高职院校教学秘书工作内涵分析[J].天津职业院校联合学报，2010，12（2）：84-86.

[2]孙惠娟.高职院校教学秘书工作探析[J].文教资料，2010，4（2）：234-235.

[3]王慧勤.高职院校教学秘书工作现状与对策分析[J].包头职业技术学院学报，2009，10（2）：30-31.

[4]李春媚.关于高职院校教学秘书工作改进的思考[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009，15（3）：68-70.

[5]王淑娟.浅议高职院校教学秘书工作[J].今日科苑，2010（22）：207.

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1671-1246（2014）13-0026-02