高职院校教学秘书提升执行力的具体策略

黄 莹

（漳州城市职业学院 福建·漳州 363000）

教学秘书是高职院校日常教学管理的重要组成，只是在实际开展教学和管理活动之时，各方面的原因常常导致已有的教学秘书无法充分发挥其作用、彰显其价值，甚至于一些院校教学秘书岗位人才流失严重。本文中，笔者将以“高职院校教学秘书执行力”为重要研究对象，探究具体的、有助于教学秘书提升执行力的方法和渠道，以期相关研究内容，能够为广大工作人员带来些许借鉴和启示。

1 高职院校教学秘书执行力的四重内涵

1.1 责任意识

树立责任意识意味着教学秘书对自身的工作有着深刻的认知和高度认同，清楚地意识工作的价值和意义所在。另外值得一提的是，教学秘书还必须对个人的岗位职责、工作内容十分清晰，能够严格按照相应的规章制度组织工作，助推日常教学管理工作的顺利进行。

1.2 业务能力

业务能力是执行力的重要组成，也是基础和关键模块，更是院校内部种种管理制度、管理理念得以被贯彻、落实和执行的前提。教学秘书要想具备广为认可的优秀的业务能力，首先要具备良好的沟通、协调能力，包括和本院系的师生沟通、与外院系的师生沟通以及和院校所属的职能部门、党政组织进行沟通等。在高职院校为教学秘书所设置的种种任务当中，小到选课、考试的答疑、成绩单的发放，大到教学技术的设置、教学大纲的撰写、课程表的排布等，都需要其与各方面有效沟通和协调，否则日常教学活动会面临各方面的巨大阻力。

其次，教学秘书必须具备良好的数字化办公能力，包括对各类信息平台的应用、办公软件的操作以及相应系统的使用、解答和宣传等。在信息技术普及率日渐提高的今天，教学秘书对日常很多工作的开展，都是依靠电脑、网络进行的，这就要求其必须在此方面具备良好的业务能力。

1.3 服务心态

教学秘书拥有怎样的服务心态，决定了其开启的教学管理工作是否能够高效、有序地进行，决定了其最终服务的质量和效果。

首先，良好的服务意识意味着教学秘书能够“想于人前，行于人先”，即将日常教学过程中有可能发生的一切问题，学生和教师有可能面临的一切困难充分考虑在内——先发现、先解决，而不是事后找补。

其次，教学秘书必须在日常工作中体现出强烈的“人文关怀”，对于有困难的教师和学生，在不违背校规和职责规定的情况下，在不扰乱其他同学正常学习和作息的情况下，予以关怀和帮助。

1.4 创新思维

高职院校教学秘书的创新思维主要体现在对工作方法的创新方面，比如对排课方法的创新、教务管理的创新以及资料管理的创新等。以教学秘书所要负责的档案管理创新为例，这些档案包括教务文件、院系通知、活动档案等，有纸质文件、也有电子材料，有针对学生的、也有仅辐射教务工作者领域的。所以在进行管理的过程中，可以先将档案划分为电子档案和纸质档案两种，纸质档案按照类别、辐射的领域和时间进行分类；电子档案则按照时间、所属的类别和辐射的群体进行分类。鉴于如今电子查询频次的不断增强，教学秘书还需要将纸质档案通过扫描的方式存储到电脑当中一份，以便随时调取。

创新思维还表现在对新技术、新渠道和新载体的应用方面，除却电子化的档案管理手段可以应用，教学秘书还必须掌握社交营销、线上教育、云平台等如今在学生当中颇为流行的信息传输方式。

2 高职院校教学秘书提升执行力的具体策略

之所以高职院校的教学秘书一度出现执行力不足的情况，归根到底是两方面因素共同导致的结果。从主观角度来说，一些教学秘书出现了职业倦怠情绪，这会直接影响其工作态度、状态和积极性，最终也会影响到执行力和教学管理的效果；从客观角度来说，随着信息技术在教育领域的不断落地，越来越多传统人为的工作内容被智能化操作所代替，而教学秘书的部分工作也被信息技术取代，这就意味着其很有可能在日常工作过程中，随着时间的推移逐渐被边缘化、被替代——倘若还需要维系教学秘书本身的工作责任，就需要其发挥应有的作用和价值，从主客观两个角度来改变。

2.1 主观策略

2.1.1 摆正心态，积极工作

“心态”是导致很多教学秘书无法正视自己的工作、无法正确地对待自己工作的根本性原因。为这种心态所影响的教学秘书，常常在日常工作中觉得自己缺少成就感、不被重视，所以为了改变这类情况，需要从这样几个角度进行调整与突破：

第一，通过心理咨询、户外拓展、交流互动等方式，来调整自己的心态，帮助自己以更加积极、轻松的心态来面对工作，不用所谓的“低成就感”来束缚自己的工作，消极怠工。

第二，树立正确的价值观和职业观，充分意识到高职院校当中的教学秘书工作十分关键且十分必要。高职院校面向社会培养实用型人才，而教学秘书是辅助院校实现这一目标的重要人员，带有不容忽视的庄严性和神圣性。

第三，无视偏见、不为误解所动。事实上教学秘书的工作除却当事人本身偶有“低成就感”的情绪外，舆论也会对其造成较大的压力，这就要求其无视这种不正确的观点和舆论，保持良好的心态积极工作，以服务之心对接院校、对接学生、对接其他教务工作者。

2.1.2 总结经验，游刃有余

高职院校的教学秘书，还必须善于总结经验和工作方法，这样才能保证其在真实的工作中，即便面临复杂的工作状况和服务对象，也能够不慌张。而除却前文所提及的档案管理方面的经验和创新之处外，还包括这样几个细节：

首先，教学秘书要善用调查问卷的方式，从服务对象当中寻找过往工作中的症结和不足，要从实际工作中发现问题、总结问题并解决问题，进而不断提高自己的工作能力。

其次，要善于在被动工作中总结经验。教学秘书除却日常惯性的工作内容外，很多时候还会面临被动工作的情况，越是如此越需要将这份被动工作的经历、过程及经验做好总结，以便为后续其它工作提供参考，更加游刃有余。

最后，教学秘书要善于收集各种能够服务于管理的新技术、新平台、新载体，用以简化个人的工作复杂程度。比如可以利用社交平台对学生的日常活动进行管理、告知、信息反馈，利用办公软件和数据库对学生的成绩进行录入、上报和汇总等。

2.2 客观策略

2.2.1 健全培训体系，拓展职业道路

高职院校要想提高教学秘书的执行力，还需要通过对外在环境的调整和改善，进一步提高其职业素养，这就需要院校本身建立健全围绕教学秘书所开启的培训系统，其主要培训内容涵盖执行力所涉及的四大模块，即责任意识、服务心态、创新意识和业务能力。这样不仅有助于教学秘书显著提升个人综合能力、进一步拓展其职业道路，更为院校本身顺利开启教育管理活动，提供了强有力的支持。

首先，围绕教学秘书所应具备的基础能力设置培训课程，包括责任意识培训、业务能力培训、创新意识培训等，目的在于提高教学秘书足以适应这一工作岗位的能力。

其次，积极组织业务沙龙，包括和其他院校的教学秘书组织交流会议，通过彼此间的对话、探讨，共同寻找有利于自身精进的方法和渠道。

再次，院校内部培训体系一旦生成，就要制度化、体系化和常态化，培训要定期进行，不能尽兴而来却半途而废。

最后，院校本身要注意对教学秘书队伍的组建及后备力量的挖掘，尤其是在读学生当中成绩优异、有心留校、热爱教育事业的学生，应适度观察和发展。

2.2.2 完善绩效考评，增强责任意识

教学秘书的工作多、杂且难以量化，基于此院校有必要建立一套完备的绩效考核标准，对教学秘书的工作进行全面评估。如此一方面有助于肯定教学秘书的成绩和工作，提高其工作的积极性；另一方面则可以增强其责任意识，促使其以更为严谨的状态投身工作。

首先，要制定完备的考核制度，要将绩效考核的结果和教学秘书的职业晋升、薪资待遇甚至校内职称等进行严格挂钩。

其次，设置契合院校实际情况的指标考核体系，将教学秘书执行能力的四大内涵细化为具体的考核指标，从工作效率、质量、服务心态、创新管理方法、对新技术的应用等几个角度进行评估。

最后，加强对绩效考评结果的应用，包括对现有制度的调整、工作方法的改进，以促进教学秘书不断提升自我，更好地为教学管理活动服务。

3 结束语

总而言之，作为高职院教学管理的重要组成部分，教学秘书执行力的高低将直接影响到院校的教学管理效果。对此，学校方面有必要加强教学秘书的队伍建设，对现阶段存在的问题进行深入分析，采取积极有效的措施予以改进。其要从主客观两个角度出发，在不断激发教学秘书的工作积极性、主动性，促使其端正工作态度，不断进行自我提升的同时，更要从外部优化管理制度、构建良好的工作环境和氛围，为院校顺利开展教学秘书工作、不断面向社会培养人才提供有力的支撑。