电子档案管理在劳动保障工作中的应用

摘  要：劳动保障是指以保护劳动者的基本权益所采取的一切措施和行为的总和，因此，积极开展相关劳动保障工作，对于维护人民群众的合法权益至关重要。计算机以及互联网的发展使得我国各行各业在很大的程度上都发生了翻天覆地的改变，而在劳动保障工作方面，计算机中的先进电子技术也在发挥着越来越重要的作用。所以，更好的研究劳动保障工作中电子信息技术的作用，能够有效的促进劳动保障工作的长远发展。笔者将在本文中通过分析电子档案的优势和特点，探索其在劳动保障工作中应用的可行性，对于提高电子档案管理在劳动保障工作中的应用效果提供一些参考意见。

关键词：电子档案;管理;劳动保障工作;应用

电子信息技术作为时代发展的产物，在人们生活的方方面面起着越来越重要的作用。在基本的劳动保障工作中，电子档案管理的应用也是一种新的形式。电子档案可以用计算机来对材料的数据进行分类整合，作为处理资料的一种重要方式，它具有高效、快捷、方便等诸多特点，能够给劳动保障工作带来很大的便利。同时，目前的电子档案管理也存在着些许的问题，想要充分发挥出它的作用，就要对其进行创新化管理。

1 电子档案的特点优势

1.1 很强的保密性

不同于一般传统意义上的纸质档案，在劳动保障工作中进行电子档案查阅，档案的保密性能有效降低其泄露的风险。相关劳动保障的工作人员在查阅电子档案时可以只搜索关键词，找到具体范围内的文件，避免了全部档案信息暴露出来，因此可以大大降低档案资料泄露的可能性。

1.2 高效、快捷

电子档案通过应用计算机系统完成档案的管理工作，不仅可以降低相应的工作负担，从而提高相应的工作效率，还能够使正在查阅档案的人员高效、快捷的搜集到所需的档案内容。日常生活中网络技术的广泛普及，可以使劳動保障方面的档案管理工作变得更加方便，避免在档案的归档和查找时的繁琐过程，减少多余的人力耗费。另外，还可以分散相关的工作量，进而实现随机的归档，更方便进行检索工作，提高信息获取的效率。

1.3 大幅度提高档案的使用效率

对于一些档案进行加工完善和分类处理时，电子档案的应用能够极大的提高档案的使用效率。在计算机系统中存储的电子档案，具有重复的复制和使用的特点，能够用来更好的满足相关工作人员对于档案的不同加工要求。在传统的纸质档案当中，由于不同的档案管理人员的使用习惯和具体的操作不同，再加上不同的认识水平，就导致了纸质档案在管理时的标准不同，长此以往不仅会影响到档案的质量，而且也会影响档案的使用情况。纸质档案的管理需要很多的人力物力，使得管理人员没有足够的时间进行其他的编研工作，很大程度上不利于整体管理水平的提高。但是电子档案可以有效的克服这类障碍，使得管理人员的工作效率大幅提升，不仅减小了档案管理工作的工作量，还能够使管理人员有时间进行其他的编研工作，对于提高档案的管理水平起着重要作用。

1.4 能够及时进行补漏增缺

电子档案的直观表达也能够使得相关管理人员对档案中出现的错误进行及时的校对，避免了错误的档案信息的进一步扩散。如果在电子档案中出现了漏记、漏交的问题，就可以直接利用计算机对其进行改正，比传统文书更加的方便、快捷，既省时又省力，保证档案的真实性。

2.电子档案管理在劳动保障工作中应用的策略

劳动保障工作中的电子档案管理发挥着越来越重要的作用，使得劳动保障工作效率有了很大的提升。所以，在今后的劳动保障工作中，就要不断增强对电子档案的重视程度，然后通过构建一个全新的电子档案系统加强电子档案管理在劳动保障工作中的应用。笔者对电子档案管理在劳动保障工作中应用的策略展开了阐述，希望能够为劳动保障工作领域更好的发展而献计献策。

2.1 建立建全相关的规章制度

建立起比较完全的规章制度，有利于更加科学、高效、规范的进行电子档案的管理工作，也有利于电子档案管理便捷的应用于劳动保障工作当中。为了能够充分的利用电子档案的优势，使其更好发挥作用，大幅提高工作效率，首先就应该在劳动保障中建立完善的规章制度，详细的规定电子档案管理各个环节，细化搜集、审查、整理过程，这样有利于规范电子档案管理人员的行为，实现档案的高效管理。

2.2 提高电子档案的安全性

在电子档案的管理工作中，电子档案的安全无疑是一个重点。在电子档案的查阅过程中，首先就要求设置用户权限，降低档案信息泄露的可能性，保障电子档案使用过程中的机密性。另外，还要求电子档案管理人员实施监控，对电子档案系统的访问进行记录，确保档案信息的安全。通过对不同档案信息建立一个单独的档案信息库，用来保障不同的档案信息之间不会因为相互关联而引起的信息外流。

2.3提高劳动保障工作人员的计算机技术水平

一些从事劳动保障工作的人员的计算机网络技术水平还不是很高，这对于电子档案的应用是一个很大的障碍。因此，必须提高电子档案管理人员的网络技术水平。一方面，必须加强劳动保障工作人员在计算机网络技术方面的培训工作。计算机网络技术的应用可以有效地提高劳动保障工作中电子档案的使用效率，也能够保证电子档案在之后的劳动保障工作中的普及和推广。对于相关档案管理人员进行集中统一的计算机培训就是为了使档案管理人员在复杂的档案管理实践操作中积累经验，以应对日后的各种电子档案管理工作中的问题，提高劳动保障工作的效率。

2.4 加大电子档案管理资金的投入

在劳动保障工作中想要开展完善安全的电子档案的管理，资金的投入是必不可少的。由于局限于传统的纸质档案，对电子档案的信息化建设的投资还相对有限。而要实现劳动保障工作中电子档案的广泛使用，必须升级相关的设备，扩大空间场地，还要配套消磁和防污染的保护措施。因此，资金的投入应该相应增加。

3.结语

综上所述，电子档案管理对于劳动保障工作领域的发展有着越来越重要的作用。然而，由于电子档案的使用和普及程度不够以及档案管理人员的计算机水平限制，使得当前的电子档案在劳动保障工作中的应用还没有全面的铺展开。由于电子档案的方便和快捷高效的特点，使得今后的劳动保障工作中必然要加大这方面的应用和探索。所以，在今后的劳动保障工作中，管理人员必须强化对电子档案的重视和普及，并且要从电子档案管理的多个方面，从劳动保障工作的多个角度进行分析，从而研究出更有利于电子档案管理发挥其效用的方法和措施，促进劳动保障工作领域在更大幅度上的发展和进步。

参考文献

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[3]  蔡国庆.浅谈电子档案管理[J].黑河学刊，2014（03）：113+138.

作者简介：张芬鹤，1985年10月生，男，汉族，山西省平定县，中级经济师。