高职院校材料物资采购管理中存在的问题及对策

张剑

【摘 要】 文章介绍了高职院校材料物资采购质量管理的基本要点，分析了当前高职院校材料物资采购质量管控中存在的主要问题，提出了高职院校材料物资采购中加强质量管理的对策。要提高认识，强化服务意识，充分发挥主观能动性;进一步完善制度，加强规范化管理。

【关键词】 高职院校;材料物资采购;质量控制;存在问题;对策

对于高职院校运行而言，物资采购管理是工作正常运转、日常经营的主要保证，也是难点，而实施流程化、规范化管理是主要途径。近些年，关于高职院校材料物资的采购管理，相关单位针对自身情况，建立了一系列管理办法、制度及工作流程，进一步规范物资采购质量控制，从而使材料物资采购质量显著提升，为高职院校材料物资采购的有序进行提供了基本保证。对于基本材料物资而言，如常见的办公物资、实验室器皿、水电耗材等，这些材料物资既不形成固定资产，也不能登记低值易耗，同时不能在在建工程转固，表现形式为：物品小、价值低、采购涉及面广、数量需求不稳定、权利与责任交织，多种技术经济因素交互作用等，但如不能对其进行及时采购，同样会面临日常办公、教学、实验难以开展的问题。因此，为了保证采购质量管理工作和需求单位工作的顺利开展，又要节约资金，充分发挥物资和资金的最大功效，采购材料物资工作的规范管理就显得尤为重要，管理上也具有很大的难度。

一、材料物资采购质量管理的基本要点

关于采购质量管理的控制，各高职院校结合其日常工作特点均对采购控制提出了明确的要求，从流程控制、细节把控等方面对采购整个流程实施了约束，对保证采购质量发挥了积极作用。具体来讲，个人认为，做好采购管理及实施，对采购质量进行有效把控，就应抓住以下几点：其一，对于基础材料物资采购而言，其无需进行招标，可采取定点采购，挑选多家单位从价格质量等方面进行对比，可对降低成本及提高效率有极大作用。其二，供应商管理。供应商的供货能力、质量保证能力、相关行业业绩对采购材料物资的管控也具有积极的作用，实际实施中应分别采取措施加以应对。其三，合同管理。强化技术条款的约束及做好采购合同评审，以应对后续合同履行中可能存在的问题可起到规避采购风险的目的，对控制采购成本及质量有利。其四，物流管理。强化物流管理及做好物流过程中的产品防护属于重点，也是保证材料物资性能的关键。其五，材料物资检验。验收是基础，材料物资的质量为首要影响因素，材料物资是否可以应用于实际生产必须通过验收来确定，可见其重要性。其六，仓库管理。材料物资的保存完好及标识应作为重点进行考虑，以确保项目实施能够有效进行。

二、当前高职院校材料物资采购质量管控中存在的主要问题

1、思想观念陈旧，服务意识不强

一是重视不够，专业管理人员缺乏。大多高职院校对采购管理人才不够重视，部分高职院校甚至将采购管理人员作为后勤服务人员，使得员工的专业技能不足及人员工作满意度偏低，不利于吸收采购管理的综合性人才。二是采购人员思想观念陈旧。部分采购人员思想观念不能做到与时俱进，管理水平低下，且由于长期所形成的固有的采购理念，很难适应目前新形势下采购管理，部分人员仍对物资采购实施分散采购及松散的供应链管理模式，物流成本高及采购质量得不到有效保证，从而使得高职院校采购成本过高，不利于发展。三是服务意识不强。在采购管理过程中，服务意识不够强，并没有将用户实际需求以及用户使用满意度结合起来，服务质量不高。

2、购置的材料物资管理无序、监管欠缺

高职院校的物资采购管理工作有的还处在不断摸索阶段，在实践工作中常常遇到许多问题。如招标管理不够规范、供应商选择范围不广，采购手段相对落后，不能及时了解、反馈及处理市场和用户信息，工作效率不高，采购针对性不强、结算方式不完善等。对于高职院校管理而言，教学仪器设备购置为重点要求，材料物资购置比较随意，该种管理模式存在片面性，导致大多材料物资流通环节的成本节约问题，材料的装卸、运输、存放、资产闲置等方面的问题，增加了采购成本，给高职院校造成了极大的损失，且对核算造成一定的影响。此外，有的高职院校对材料物资采购人员的监管存在一定的缺失，如采购过程是否规范，物资质量如何，供应商选择等方面，在很大程度上取决于对作为采购行为主体的管理和监督。

三、高职院校材料物资采购中加强质量管理的对策

1、提高认识，强化服务意识，充分发挥主观能动性

一是從学院领导到管理工作人员都应提高认识，应该从开展采购工作到执行各项规章制度的各个环节，应主动担起采购管理中的主要责任，而不是一种“权利”。进一步完善采购管理制度和规范化采购程序，不断提高采购效益。二是对采购管理人员实行业务培训、持证上岗、定期考核等，不断提高物资采购人员的业务素质、专业知识和专业技能，通过加强法律法规教育，不断增强责任意识和廉洁自律意识。三是强化服务意识。为推进物资采购的科学管理，相关工作人员应强化管理责任和服务意识，充分发挥主观能动性。在实际管理工作中不断的提高服务意识和服务质量，不断改进服务方式，密切结合采购实际和用户需求，编制采购计划时遵循实际的物资需求和库存物资的平衡原则，对计划物资的必要性以及怎样实施采购，如何监控等提出意见和建议。管理人员要相互配合，协调工作，统一思想，切实把采购物资的质量好坏，价格是否合理，用户是否满意作为衡量采购工作好坏的标准。

2、进一步完善制度、加强规范化管理

（1）招投标管理。相关法律法规对招投标管理提出了明确的要求，相关单位应认真落实。一是做好对招投标文件的管理，如实际操作中，对于一些大批材料物资的采购则应综合实际情况编写招标资料，在其中要限制一些资质低的供货商投标，以确保材料物资采购质量。二是评标管理。在实际材料物资采购中，可在结合材料物资技术要求及法规规定的基础上结合投标单位的实际情况选择合适的供应商，切实降低采购成本，提高采购质量。

（2）供应商管理。一是供应商资格及能力的评价，包括对供应商提供的样品进行综合评定，以确定合格合适的供应商。二是做好对供应商的再评价工作。如每年可结合实际情况，对所提供材料物资的供应商进行分级管理及评价，以对供应商的供货能力及质量保证能力有明确的判定，可为后续采购奠定基础。

（3）合同管理。一是做好合同管理的基本规划，在采购实施前，应当详细分析高职院校采购中的实际因素，并在相关方充分沟通的前提下制定科学、合理的评价结果，以便后续合同管理工作的开展。二是风险管理，建立相应的预防机制，对合同管理风险进行有效预防，将风险隐患降到最低，并确保合同双方的权利与义务。三是做好对合同的评审工作，如在合同签订前，可结合各采购材料物资提出部门的要求对合同的内容开展评审，明确要求及义务，以为后续履行打好基础。

（4）物流管理。一是高校应建立与物流单位的联系，选择合适的物流单位并建立良好的供应关系。二是结合现有情况，高职院校应利用现有电子化信息系统发展电子商务，扩大网络采购的比例，以降低采购成本。三是做好采购规划，对常用材料物资及同类材料物资实施集中采购，以实现优化供应商及降低采购成本的目的。

（5）物料检验。一是材料物资入场前应做好检验，对于存在质量异议的材料，可移交第三方进行验收，如不合格，不得入场验收。二是做好高职院校基础设施建设，如加强对监测人员的培训及购进监测设备等，以保证监测检验工作的开展。

（6）仓库管理。一是对于材料物资应建立台账，做好出入库管理，以防止物料领用混乱。二是存放管理，如对于一些有特殊要求的物料，应实施单独管理，以防止物料因保管不善而造成的损失。三是遵循先进先出的原则，减少材料物资的积压等，以提高货物的利用率。

综上所述，对于高职院校运行而言，物资采购管理是日常经营的主要保证，也是难点，而实施流程化、规范化管理是其主要途径。

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[5] 李爽，洪亮，李斌.浅谈高职院校教学仪器設备的采购管理[J].扬州教育学院学报，2011.29（03）57-60.

【作者简介】

张 剑 （1976—）男，陕西扶风人，本科学历，经济师，研究方向：招标采购及政府采购、资产管理.