“最多跑一次”的高校财务报销业务流程再造探究

黄明非

《中国教育经费统计年鉴》2005—2015 年，我国高等教育经费总投入从3524 亿元增加到9518 亿元，增长了1.7 倍。与此同时，我国高等教育的政府投入从1496 亿元增加到5930 亿元，增加了2.96 倍。高校资金总量的日趋增长与来源的多元化，资金处理业务活动日益复杂化。高校财务报账工作也日益频繁和复杂，项目众多、涉及面广、工作量大且手续繁琐，财务人员凭证编制有限，加之资金风险规避导致报销效率不高，不少高校出现了“报销难”的问题。在新会计制度背景下，财务人员将要面对预算会计与财务会计两套账，在有限的时间精力下，“报销难”问题的骤然加剧，传统的财务报销流程改革迫在眉睫。近年来，现代信息技术的发展为创新传统会计报销模式带来了契机，基于“互联网+”的网络预约报销模式备受推崇，本文选择多角度、全方位的探索与解析现代报销业务流程，希望高校报销难问题将逐步得到有效解决，更好地为广大师生服务，为高校的建设出谋划策。

一、现行传统报销业务流程现状及存在的主要问题

传统的财务报销模式主要包括排队取号报账、收单式报账、投递式报账等报销方式（具体流程见图1），基本流程都是报销人员填好纸质报销单据，再由经费负责人或相关领导审批后，通过网上预约叫号，将材料报送至财务处，财务审核人员可以采取当场审核收下并办理，亦可以在报销业务量拥挤时，收取材料齐全、符合规范的预约报账单，在财务后台由制证人员集中予以办理。不同的财务报销方式具有各自独特的优势，但仍存在共性问题，未能从实质上解决“报账难”的困境。本文从报销单据的规范整理、业务审批流程、财务凭证处理流程进行分析主要存在的问题：

（一）票据规范整理方面

1.纸质票据传递，效率低下，查询较难。目前，报销票据主要由经办人手工填写报销单，涉及出差、发放劳务、公务招待等，还需要提供出差审批单、人员信息表等，部分表单全部是手工填写，未采取网上流程审批、一方面由于手工填写仅凭经办人的判断完成，在不熟悉制度流程的情形下，会因判断失误而导致重复工作，与现行提倡的“最多跑一次”相差甚远，另外，由于现有财务软件一般只记录费用开支类别和附件张数，无法存储原始票据的电子信息。如需查询相关原始会计资料时，必须通过查询记账凭证并记录下相关凭证编号，然后再到档案部门查找原始单据，效率较为低下，查询不易。

图1 传统财务报销业务流程

2 报销经办人频繁变更、业务不熟练出现的问题。出于会计信息真实性、相关性原则，高校的财务报销经办人理应为学校正式编制或合同制人员。而事实是，学校教师需要承担授课、科研任务，担任硕博导师指导学生学业，有些还需要兼任部门管理工作，财务业务量集中时，排队取号等候报销时间耗费较多，要求老师办理每笔业务都亲自到财务报销大厅可能性不大。因此，从实践操作来看，财务报销经办人多为研究生或本科生，对于经费金额较高且事项繁杂情况下少数单位会聘请专职人员，仍不可避免的是人员流动性大且业务不熟练，不利于报销业务的办理。再者，由于高校面对的是各个专业的老师，相对于会计人员并不太熟悉财经知识，有些新进老师可能对学校的财经制度了解太少或一无所知，如对票据的归类整理、经费项目的预算支出、授权审批等相关财务知识等不太明白，在实际工作中，作为报销业务环节最源头（如图1 所示①流程）的“发票整理”、“填写报销凭证”都可能成为拦路虎，老师往往因相关环节手续不齐而无法完成报销任务，对财务工作表示不解与不满。

（二）审批流程繁杂，报销效率低下

高校作为事业单位法人，多为预算拨款的非营利性单位，现行的财务审批需要经过一系列顺序的循环活动，普遍实行预算指标（项目）负责人“一支笔”审批制度。报销人依照“一支笔”审批制度，各类需要审批签字的报销材料要一一由各环节负责人签字，缺少任何一笔审批报账业务就无法进行。负责人因公出差等原因或没授权代签，报账业务就要暂时停止，导致高校师生到财务处报账需要“跑多次”才能完成报销工作，原始的签字审批程序（如图1 所示②流程）的繁琐、低效率耗费了大量时间与精力在排队等待签字和报账上。

（三）审核业务量大，且存在信息沟通障碍，加重财务人员工作强度

财务人员根据手工传递收到的符合规范的报销材料，进行一笔笔入账、复核、银行打款。按照原始的业务处理过程，财务人员位于业务处理终端，报销经办人无法查询业务处理流程，只能通过柜台或电话咨询，信息流的停滞导致财务人员不仅需要处理繁多的报销材料，还要对每位老师的咨询进行解答，同时还要处理信息有误的报销材料。信息的不对称导致的沟通障碍，使得财务人员需要反复校对与核验（图1 所示③流程），尤其是在学期末和年末，使原本编制不足的财务人员工作强度加重。

二、基于“互联网+”的高校财务报销业务流程设计解析

随着经济社会发展新形态“互联网+”模式逐渐成为社会发展的引擎，其对各行各推动技术进步、效率提升和组织变革产生着深远影响。高校财务工作者将互联网技术与传统会计业务相融合，财务报销流程作为面向最广泛全校师生的财务管理基本流程，它的科学有效性直接影响着顾客满意度与财务工作效率。张巧华、倪晓红(2015)提出依托网络平台理念，采用电子单据进行会计信息流转实行网上报销；盛清燕（2016）提出构建“互联网+”模式下的财务报销信息系统---- 网络报销模式，郭娟（2018）则针对科研经费管理，利用“互联网+”模式对科研经费管理流程进行优化。

本文构建的基于“互联网+”的财务报销业务流程重构，需要在原始业务流程上借助互联网平台增设构建网上预约申报系统、在线审批电子票据管理系统、账务查询与信息发布等四大系统

第一，网上预约报销系统主要用于完成报销业务环节最源头（图1 所示①流程）的预约单填报工作，实现经费负责人授权的报销经办人通过网上预约报销，根据系统提示完成包括预约单填制、修改、查询、打印功能，同时可以在线跟踪查询预约单状态。

第二，在线审批电子票据管理系统实现电子票据的附件上传，根据“一支笔”审批权限，依次拜访各经费负责人或部门负责人（图1 所示②流程）。在线审批电子票据不仅涉及到预约单审批，还可以实现日常出差审批单、公务接待审批、公务卡报销审批等功能，实现随时随地审批。

第三，财务信息查询系统实现信息的流转与公开，经办人可以实时追踪预约单报销状态、工资薪金、经费项目到款以及各经费开支明细汇总查询等信息。

第四，信息发布管理平台完成手机短信及电子邮件信息发布工作，主要包括人员管理、信息服务管理、信息任务管理，信息查询等功能。

三、基于“互联网+”的高校财务报销业务流程再造

传统的报销业务流程中由于审批单填写不规范，报销材料可能需要反复手工修改与补充，导致工作效率低下，而且手工核算方式对超预算、超范围的现象难以进行系统管理，使得财务预算超支，监管难度增大。以“互联网+”为基础的报销流程再创是以高校财务信息化为基础所设计的平台，可以充分保证信息的快捷、科学、合理，使报销各个环节都在网络中进行实现，进而提高财务工作效率，通过设计网上填写报销单、在线审批、扫描报销单据等，通过网上生成传入财务系统，节约了时间成本，规范了报销行为合理化，有效的提高监督、审计职能，增强了财务工作效率。操作流程如下所示（见图2）：

图2 基于“互联网+”的财务报销业务流程系统分布

（一）报销人角度

1.采用网上预约报销，极大解决“排长队”、“报销难”问题。在网上预约报销体系下，报销人可以不受时间和空间的限制，随时、随地登录网上报销系统，根据报销材料选择投递报销模块，填写已授权报销的项目渠道、摘要、附件数量以及联系方式，上传扫描附件，选择相适应的业务类型、收款人、支付方式后生成财务预约单。网络预约报销业务类型涵盖日常所有类型报销，支持公务卡支付、对公转账等所有支付方式，不需要师生排队等号，亦无需当面审核等待，极大缓解了“报销难”问题。

2.采用在线审批制度，解决“跑多次”，实现“最多跑一次”。预约单填写完毕后，系统根据项目审批需要，传递到项目或部门负责人，在线审批预约单、出差审批单、公务接待单据等。审批完成后，报销人可将已预约的单据整理完整，到报销大厅投递，由财务后台进行审核并制证。通过在线审批联签相关单据，大大简化了业务流程，提高了办事效率，解决了师生排队签字、“跑N 次”问题。

3.网上查询功能与短信平台的建设，解决信息不对称问题，业务处理更加公开、透明。通过网上查询，业务处理流程信息流通更透明，报账手续更快捷；对于退回的预约单据，会填写回执信息，包含后续补充资料、退回原因等，报销人补办手续办理更加明朗。另外财务查询功能可为项目负责人提供及时、完整和准确的财务信息，包括预约单的物流信息、项目的执行情况、项目明细支出与支付情况，实现对项目进度、科研项目开支等实时动态监管。短信平台的建立则是进一步加强了信息的时效性，对合格或不合格的预约申请单及时传递到报账人，并汇总发送项目经费的报销情况、经费结余以及报销进度等，真正实现业务线上线下透明化管理。

图3 基于“互联网+”财务报销业务流程再造

（二）财务人角度

1.网上预约系统与财务系统实现对接，极大的提高了工作效率。报账人于网上预约报销系统生成预约申请单后，财务人员登录财务系统对分配后的预约单按照会计准则进行制证核算。为进一步提高核算效率与制单准确率，与以往制单流程不同，由开发人员根据预约报销系统填制的费用项、金额、支付方式、转账账号等要素，对接财务系统，如此制单人员只需在核算系统转入预约单号，即可生成会计分录。智能凭证的生成有利于财务人员记账，大大减轻了财务人员工作量，同时保证了制证准确率，极大地提高了工作效率。

2.银校平台实现无现金支付，转账实时追踪，高效安全。财务人员制单后的复核的凭证如涉及支付事项，一般由出纳人员根据银行账户和汇款单位进行转账支付或现金支付，现今将财务系统连接无现金系统，再通过银校直连系统，直接将款项根据预约报销系统录入的支付信息进行汇款，规避了现金风险，保证了资金的安全，且资金去向动态可随时查询。

3.网上查询平台的实时更新、短信平台的及时发送，降低双方沟通成本。预约报销系统实现网上查询功能、短信平台的建立，可将预约申请单的流转状态信息、支付到账信息实时更新，经办人或项目负责人能实时掌握预约报销情况，财务人员不必像往常一样进行柜面或电话答疑解释，信息沟通渠道顺畅，一方面有利于负责人对项目经费进行实时监督，提高资金使用效益，另一方面打通了“信息屏障”，降低了财务管理人员劳动强度，同时实现项目进度管理与经费预算管理协调一致。

四、“互联网+”背景下高校财务报销流程再造的挑战

（一）制度压力：新系统推行需要对接部门间进行充分沟通与交流

高校推行网上预约报销、在线联签审批等新兴系统，推行再造流程，使得报销工作由事中控制、事后控制向事前控制前移，会被其他部门认为存在财务工作量前移，造成其他部门与财务之间矛盾凸显，故而来自其他部门制度压力会影响着高校采纳意图。实施过程中，一方面需要重视管理新技术、理念在高层管理者中的宣传，通过校际互访，观摩兄弟院校成功案例，发挥其促进作用。另一方面，对推行阶段网上报销具体实施方面遇到的问题，做好实时解答，建立意见反馈机制，对师生提出的项目经费管理的意见和建议及时沟通与解决。

（二）加强校园网络基础建设，维护数据安全性

基于“互联网+”的财务报销流程优化，数据的处理与传输主要依赖网上预约报销等各个系统和网络，极易受到病毒的攻击，其安全性受到了前所未有的挑战，为保证系统各终端数据的归集、输出、存储的正常运转，首要任务是维护系统与网络的安全，不仅要做好病毒防范和网页防篡改等工作，还需做好数据的备份，尤其是对重要数据的备份。基于“互联网+”的财务报销流程需要高校进行信息网络化布局，只有通过对财务信息系统进行优化，才能真正体现其相对于传统报销模式的优越性。

（三）宣传与培训：做好新旧流程的衔接工作

“互联网+”的财务报销流程优化主要依托于互联网信息化平台，相较于以往流程相比，师生线下自行网上操作步骤较多，那么面对新兴流程，难免出现操作失误导致报销中断现象，系统本身因为容量或程序设置方面不全面存在不稳定等情况。因此，应预留过渡期间，对财务人员、经费报销人员以及相关系统的使用者，做好系统流程相关制度、规范、操作技术的宣传与培训工作，使其精通新的流程和操作，对出现的问题，通过建立QQ、网站答疑、微信公众号等方式进行全方位的解答，让系统使用相关人员对“互联网+”的财务报销流程在实操过程充分体验到方便、快捷、高效的成就感。