资源规划系统在医院供应链管理中的应用与效果分析

□ 胡伟标HU Wei-biao 戴伟DAI Wei 胡晓婷HU Xiao-ting 尹燕玲YIN Yan-ling 任洁REN Jie

浙江省台州恩泽医疗中心(集团)拥有“三甲”综合性医院台州医院和恩泽医院，“三乙”路桥医院和高端妇产专科医院，开放床位近3000张。2019年浙江省台州医院获得“全国质量奖”，成为全国首个获此殊荣的医疗机构。供应链的过程管理及结果是“全国质量奖”评审的主要内容之一，供应链信息化管理更是体现后勤保障能力的重要组成部分，也是赋能医院发展的主要途径。

医疗集团在运行中存在以下问题：监控管理体系缺少统一的、一体化的综合管理平台及其有效集成，院区间协同相对不一致，集团战略落地困难，院区各自为政，风险控制难，业务开展效率相对低下，人财物管理不到位，决策分析慢，精细化管理程度低，需要建立健全成本管控体系。2012年起，恩泽医疗中心(集团)与用友公司合作开发创建了医院资源管理平台——医院资源规划系统(hospital resource planning，HRP)并在2020年进行了升级。HRP整合了医院已有信息资源，融合了企业现代化管理流程，在供应链过程管理上向前通过与供应商平台、省药械采购平台接口对接前端供应链，向后通过与HIS系统、手麻系统接口对接后端供应链。管理人员在系统内完成采购单后链接HRP系统，对供应商进行资质文档及绩效多维度管理，实现实时协同、快速追溯、互联互通、信息共享。

HRP系统中医用耗材供应链管理过程特点及实施

1.集团运营HRP系统整体框架及特点。HRP系统创建和升级是根据省药械采购平台、三级公立医院考核和新医改的相关要求，通过咨询、学习政府相关制度，从调查、问询、访谈、头脑风暴等了解和收集供应商、临床科室、患者及家属的需求及期望，明确各方的需求内容，确认关键绩效指标(key performance indication，KPI)。对供应商评价、付款计划、采购管理、质量控制、库存管理、配送管理，制定标准操作程序(SOP)。确定收集指标的定义、指标来源、计算公式、责任部门和责任人、数据提供者、周期和时间节点，实现客户价值最大化，规范标准、保障供应、降低成本，高效和多赢[1]。

HRP在供应链管理中有资产管理、物流管理和合同管理三个模块，其系统整体框架如图1所示。物流管理通过采购管理衔接供应商平台、库存管理和存货核算，对于合同管理分为前期管控、中期实施和后期监管。建立供应商协同管理平台，包括产品“三证”、规模、代理及供应商廉政管理，在售后服务上包括物资配给及时性、准确性、培训及不良事件的反应处理等管理[2]。

图1 集团运营HRP系统整体框架

HRP系统中供应商平台是上下游协同、信息共享，聚焦供应商资质管理、采购业务协同、项目招投标管理三大流程为一体的高效协同平台，包括采购和物流两个业务流程，实现了多方共赢的发展格局，有效地避免了供应商不能及时更新资质信息，无法及时获取医院的订单，无法实时传递配货信息；有效地避免了库房管理人员和供应商无法抓取寄存物资库存信息及寄存库发票和付款对账困难问题。资质管理的有效性，规避了法律法规上的风险。优化并规范医院采购流程，实时业务协同和公开，可避免暗箱操作。溯源的有效和方便查处，可降低采购成本，实现快捷配送。时效物资的全程质量追溯，从供应商到云采购平台再到HRP全程跟踪，实现全面的报表统计及数据分析，包括分析采购执行时间效率，供应商评价，预测短期内院方需求和供应商供货能力等情况，同时提供价格变动趋势。

通过整合医院在用的多个软件系统，实时产生各类耗材相关报表，供耗材管理决策参考的行为识别BI系统(behavior identity，BI)。HRP系统集成了物资信息、采购数据、仓储状况、价格信息等，采集了病案系统中的病人信息、RW值、病种信息，麻醉系统中的麻醉和手术信息、耗材使用、治疗信息及HIS系统中的病人信息、治疗护理信息、医生信息、收费信息等。通过以上各个系统内的信息收集整合，再通过行为识别BI系统进行协同价值分析，降低采购和供应链管理成本。

2.医院资源规划系统(HRP)在运行管理中的实现和作用。根据医院实际的运行需求，医用耗材采购流程分为普通采购业务流程和寄存采购业务流程。普通采购业务流程是由使用科室提出物资需求申请，库房管理人员进行汇总平衡，产生申请单并通过系统通知采购人员，采购员采购后直接收货入库。寄存采购业务流程是由供应商把材料(物资)寄存在医院，医院预验收后，提供一个符合规范的库房，由供应商自行保管。产品所有权是厂商，没有发生交易及变化。当医院使用收费后，自动对寄存库的数量核减，这时医院与供应商形成交易，月底与供应商核对消耗记录，供应商根据消耗记录开具销售发票。

2.1医用耗材采购。临床科室在进行医用耗材需求申领后，对不符合预算、业务收入不匹配的物资需求HRP系统自动剔除，根据平衡供给规则，HRP系统自动库存平衡，计算精确的需求量，自动生成采购单，采购员在HRP系统下达采购订单，供应商接收相关信息后，根据采购信息制作配货单，同时产生配货单条形码或二维码。在采购报货的过程中，采购员通过网络订购的形式进行报货，避免出现把产品名称、规格、型号报错的情况，减少与供应商的沟通成本。采购员随时对订单进行跟踪，对订单的发货状态、物流状态及时了解，有效降低医院物资的缺货率，保证临床使用，保证病人及时得到有效治疗、护理。

2.2医用耗材溯源管理。供应商根据医院需求将医用耗材发货到医院，库房管理人员扫描供应商配送单上的条形码或二维码，将产品名称、生产企业、供货商、注册证号、规格型号、产品数量、生产日期及批号、灭菌批号、有效期等相关物资信息录入系统后入库。总库(一级库)库管员扫描物资库位码上架，临床有领用需求时根据科室的物资需求申请单，将物资转库到科室直接使用或科室库房(二级库)保存，同时科室库房(二级库)按物资和出入库时间等进行分类精细化管理，做好物资流向管理。与HIS收费系统对接，临床收费自动生成材料出库单核减二级库或科室寄存库库存，在其收费后同时生成《植入性医疗器械使用登记表》。整个物流管理过程中做到耗材的入库、计费、出库，全流程条码追溯管理，医用耗材临床使用、耗材产品、病人以及诊疗信息等关联整合，进行全流程的追溯管理[3]。

2.3医用耗材使用分析。通过HRP系统内的各个模块有效数据信息收集，集成到BI系统进行协同分析，使用耗材收入占医院耗材总收入比的Pareto图来确定耗材使用的主要科室。通过图表，可知晓80%的耗材使用基本上集中在外科及需介入、ERCP等需要手术治疗的科室。同时分析耗材收入增速比较高的科室、同比增长明显的耗材品种、同比耗材使用增长明显的病种、相同病种耗材占比高的医疗组及各类耗材国产化比例增比情况。分析重点科室同期业务收入、手术量与耗材增比情况。比较分析不同医疗组相同病种不同病人总费用情况、耗材费用情况、自费比例、手术费、平均住院日等。通过以上报表、数据，发现医疗、护理工作中存在的医用耗材不合理使用等现象，使医疗组和相关人员避免过度医疗，减少病人医疗费用[4]。

3.医院资源规划系统(HRP)的效能评估

3.1对医用耗材采购申请和领用的汇总计算准确，对不符合预算、业务收入不匹配的物资需求自动剔除，根据平衡供给规则，系统自动库存平衡，计算精确的需求量，自动生成请购单[1]。

3.2采购价格控制上，集团统一招标采购，对采购价格进行有效控制，同时及时了解价格变动，控制采购成本。供应商在平台录入采购发票信息后同步到HRP系统，财务审核发票信息，自动生成应付单和采购结算单，库房管理人员根据应付单对照实物验收后做付款单，实行采购的自动结算，同时完成集团内院区间交易结算。

3.3为赋能临床对手术室、介入和内窥镜等科室设立科室库房(二级库)，实行二级库管理，一级库(总库)库管员根据科室的物资需求申请单，将物资转库到科室二级库，实现二级库精细管理、实时查询、流向管理，与HIS收费系统对接，临床收费自动生成材料出库单核减二级库或科室寄存库库存，实现对高值耗材入库、计费、出库、全流程条码追溯管理[5]。

3.4存货自动核算。通过HRP系统中的采购和库存模块自动生成采购入库单、材料出库单及其他出入库单，产生物资的出入库凭证及财务凭证，加强科室核算。

3.5采购合同的闭环管理。HRP系统中嵌入合同管理模板，通过电子招采的过程生成关键信息，对合同的统一编码、重要条款录入、流程控制、权限控制、付款控制等进行分类管理，使合同会签审批更加规范和有效，同时付款过程严格控制，付款执行实时监控，避免合同实施过程中重付、漏付款现象的发生。

供应链管理KPI指标完成结果

完善的HRP系统使医用耗材的订单缺货率从去年的6%下降到3.4%，库存周转天数从7天下降到3.2天，耗材的临床配送时间从2.1天下降到1.17天，耗材验收合格率从99.45%提高到99.51%，耗材付款及时率从99.3%提高到99.5%。通过“办事效能、工作质量、服务态度”等指标的测评打分，2019年医用耗材的临床服务满意度从2017年的85.32%提高到89.64%。

展望

通过系统的合作开发实施和持续改进，保障了集团医用耗材的供应，持续推进了动态化信息化管理，使医用耗材供应链前后端信息通畅，资金利用率最大化，有效提升了医院后勤管理和实际应用能力。搭建高效的信息流、资金流、产品流，形成合作共赢的供应链平台，高质量低成本服务临床、服务患者，为紧密型医联体和医共体，集团调配医院的物资、人力以及资金等提供了安全有效的保障。