公立医院后勤物资采供管理路径探讨

曲跃宇 山西省针灸医院

调查显示，对于一所开放床位达到2000 张以上的三甲医院而言，所需要的后勤物资种类需要在2000 种以上。从这些数据不难看出医院后勤物资供应数量多、种类广、项目杂等特点，除了必要医疗设备以及药品之外，所有物资基本囊括其中。在传统科室成本核算中，并没有涉及后勤物资消耗，现阶段，医疗领域的改革正在大力进行，临床科室绩效考核制度并未全面完善。因此，如何采取科学的措施来制定后勤物资采购管理体系，进而将采购流程、成本以及供应满意度等作为管理体系的内容成为当前诸多医院关注和重视的焦点，这实际也是公立医院优化采购管理的主要任务。

一、医院后勤物资采供管理常见问题以及原因分析

（一）物资采购流程不够规范

公立医院的物资采购流程应当根据采购金额和种类，针对性采用差异性采购措施，在采购中满足规范化、透明化和制度化的要求。公立医院几乎属于事业单位，所采用的采购模式几乎和政府一致，但这种采购方式无法满足全面覆盖的需求，仍存在部分医院采购比较随意。此外，部分公立医院在招标采购的过程中，并未对物质进行有效分类和汇总，呈现出来的计划性并不强[1]，临时采购和采购遗漏成为常态，进而增加了采购成本、流通成本以及库存压力。通过对物资请购权限进行分析，通常后勤部需要编制物资采购计划，而非常规物资需要科室提出书面申请，再进行统一采购，但当前公立医院存在缺少常规物资目录的问题，导致部分需要物资的科室不理解申购流程，采购效率大打折扣，进而影响到一线临床医学工作的开展。

（二）采供工作人员综合素质比较低

我国医疗事业一直受到相关部门的重视，很多公立医院为提升自己的专业能力与核心竞争力，在药物、器械等方面都投入了很大的人力、物力，积极构建专业医学团队，却忽略了后勤投入。很多医院存在后勤物资采购人员不专业的情况，还有一部分医院存在兼职现象。医疗体系自身具有特殊性，对采购管理人员专业的包容性较高，因此采供人员的专业素质、敬业程度良莠不齐。加之他们入职以后，医院并未提供相关的培训，就使得这些采供人员的管理知识结构不完善，在成本控制方面缺乏明确的意识，综合素质较低，能力不足。在采购中常常会买错、少买、多买等，难以适应当前我国公立医院日趋复杂且十分多样的采供工作要求[2]。

（三）缺少科学合理的供应商评价管理体系

物资采购必然要涉及采购方与供应方双方的沟通交流，现阶段，医院在下游供应商管理方面的体系和手段都比较单一落后，比较习惯使用传统的管理措施。比如，无法及时更新供应商和商品降价等相关信息，这些信息涉及了供应商的授权期限和经营条件等。对于公立医院而言，未能全面了解和掌握供应商的相关信息，在采购的过程中容易产生合同履行风险。此外，从供应商的角度进行分析，由于准入管理存在盲目性和无序性，进而给物资采购带来负面影响，增加物资采购工作量，采购效率低，无法及时供应。目前，很多医院并没有比较明确的供应商准入标准，供应商的资质审查与管理随意、无序。即便确定供应商之后，也未有效构建比较合理和科学的评价机制，同时还未对供应商所提供的商品和服务进行全面评价[3]；同时，对供应商的后续管理也比较松懈。

（四）医院内部控制监管不到位

医院监督物资采购的部门主要是内部审计、纪检监察等部门，需要严格监管医疗器械采购，在国家强制执行的形势要求下，很多医院都针对性设置好配套监督考核机制，但对于后勤物资采购部门而言，往往存在监督缺失和监管机制薄弱等现象。与此同时，我国大多数医院的监督部门的监管范围存在局限性，监督内容和体制等还不完善，无法对医院的日常采购工作形成全面监督。另外，物资采购涉及大量资金，如果监管力度不足很容易出现一些经济管理缺失的问题，采购人员工作相对固定，缺乏对岗位的监督与制约[4]，增加了一些不法分子挪用资金、采购腐败的风险。

二、如何改善后勤物资采购管理存在的问题

（一）建立健全内控制度，并按照相关规定严格执行

1.以内控制度降低采购成本

通过对江苏省苏北人民医院的后勤物资采购流程进行分析，该医院在集中招标采购管理制度的基础上，不断结合后勤物资招标采购情况，进而针对性制定和完善招标采购流程，健全内部管理制度。在采购的过程中，严格遵循政府采购规范，并强化医院内部控制措施，同时对非常规物资采购加大招标力度，科学、合理编制常规物资的采购计划。

在进行公开招标时，公立医院应当选择具备ISO9000 质量管理体系认证的专职代理机构，尤其是成套机电设备的招标，要充分发挥和利用专业代理机构的优势，拓展代理服务的广度和深度。延伸努“招前”“招后”技术服务，增加技术含量。另外，江苏省苏北人民医院在进行物资采购之前，进行了网上公开询比价，2019年-2020年一年时间内进行了一百三十多次公开询比价，分别为医院物资采购节约了19.6%和22.5%的成本。除此之外，还采用带量采购模式，该模式同样可以实现降低物资采购成本的目的。据调查，2019年度，医院所需物资中，生活垃圾袋与分体空调的采购单价较往年分别降低了68%和33%，这两项采购为医院节约成本将近27万元；2020年，医院通过公开询比价的方式，购入比原先单价再降低26.6%的分体空调，采购成本再节约8—10 万元。

2.建立采购部门专用邮箱，发放订单

传统的医院后勤物资采购具有随意性，常常以口头订货的方式实现物资采购交易，这种方式不仅给管理和监督造成了困难，而且在采买过程中很容易出现物资采购数量上的错误。鉴于此，江苏省苏北人民医院实行邮箱发放订单制度，避免口头订货。在订单中，除了有明确的物资数量之外，还涉及了所需物资的单价、规格等相关信息，进而有效避免采购部门和供货商之间存在的信息不对称现象，能够提高采购质量和满意度。

（二）加强采购人员的业务学习，规范采购流程

由于公立医院采购部门相关人员综合素质欠缺，医院需要针对性制定相关培训措施，对此类人员开展定期培训，在有必要和有条件的情况下，可以安排到周边医院进行学习先进的管理经验；此外，还可针对性邀请相关专家进院传授知识和技能，通过这种方式来提高采购人员的业务技能，与此同时，医院要加强全院的廉洁意识与服务意识，加强相关政策宣传；建立考核机制，鼓励采供人员不断学习新的知识和相关法律法规；要求采购人员到临床科室等实地去了解后勤物资使用情况，经常与维修人员、临床科室人员沟通，丰富采购工作经验，提升自己的业务水平[5]，这样才可以明确具体的采购需求。另外，还要对采供人员实行轮岗制度，避免贪污腐败等现象的发生。

另外，医院应制定详细的后勤物资采购流程，并严格执行。首先，制定计划，仓库保管员要根据日常使用量拟定采购计划单，得到审批许可后交由采购人员进行校对和采买。其次，进行询价，在采买过程中，采购人员要按照货比三家、质量第一的原则进行后勤物资询价。在完成物资购买以后对物资数量、价格等相关信息进行登记和入库。最后，流程透明化，接受公众监督。医院采购部门应当严格遵守《中华人民共和国政府采购法》[6]，将采购渠道、价格、招标议标程序全部公开；并且在采购过程中也要做到各环节的公开透明，杜绝任何徇私舞弊、以权谋私的现象。

（三）加强资产管理，明确物资请购权限

固定资产管理是公立医院的重要工作内容，是采购工作的尾声。在资产管理环节，江苏省苏北人民医院推行临床科室“同质化”，通过对这种方法进行分析，主要重点在于加强审核科室申购物资，对于“同质化”而言，主要强调的是一视同仁，明确科室所需物资，均等对相关科室分配所需物资。但对于医院科室而言，经常发生调整，无法将具有针对性的物资调剂到相关科室，对此，在物资采购之前，需要有效减少个性化物资，尤其比较特殊的是固定资产类相关物资。

（四）强化供应商管理途径

下游供应商是提供医院所需后勤物资的重要部门，因此供应商管理也是医院物资采购管理体系中不可或缺的一部分。首先，建立供应商评估准入制度，并且在供应过程中随时注意和寻找更加合适的供应商，采购部门定期拟定新供应商开发计划。评估准入制度建立起来以后，医院采购部门要严格按审核其资格以及备选供应商的资格，实行末位淘汰制，淘汰不符合要求的备选供应商。

其次，定期进行巡查，对后勤物资使用进行跟踪调查；还要注重全院对后勤物资供应满意度的调查，根据调查结果及时整改；为考核供应商的日常产品供应质量，医院要定期召开科室座谈会，根据相关记录和满意度，征求各部门意见及建议，以帮助医院做好取缔和更换供应商的决策。根据后勤物资供应满意度调查结果，对于总分低于80 分的供应商，医院在第二年应终止合作。不断优化供应商队伍，提升服务质量。

（五）实行多部门联合监督制度

后勤物资采购工作不仅仅是采购部门的工作，因为与资金方面存在较大的联系，因此还要和财务部门建立紧密的联系，与监督部门进行采购流程、采购管理工作的对接。鉴于此，医院所有的物资采购工作要与资金管理部门、采购监控关键部门进行联合作业。从技术编制、预算执行、供应商招投标、产品质量检测、合同签订到最终付款，整个流程都需要医院联合审计、纪检监察及财务部门一起做到事前、事中、事后监督，从而使得采购过程的监督更加具备实效性[7]。

三、公立医院后勤物资采供管理成效

公立医院在解决后勤物资采供管理存在的问题后，能够有效提高管理成效，满足后勤物资采供管理效率提高需求，规范化采购管理，对降低成本和提高外部协调性等具有重要作用。

（一）提升采购管理效率

通过对公立医院实施后勤物资采供管理进行分析，实行邮箱发放订单制度实际是一种信息化管理措施，有助于管控相关采购流程，可以对各环节进行时限规定，满足申请、审批等环节的追溯需求，可以加快整个进度。此外，可以将采购功能集中到后勤办公室，相关管理部门就不用将精力集中在采购上，主要将精力集中在物资采购的论证、审批等环节，后勤办公室按照规定程序有序开展采购工作，有效规避采购拖延现象。

（二）满足采购规范化管理需求

公立医院在物资采购的过程中，需要精准把握采购管理政策，此外，要制定统一规范的流程，满足物资采购有制度可依，相关部门的工作易于协调。在采用的过程中，可进行全程监控，进而使相关部门形成制约，规避单个部门采购统囊现象，进而避免不规范采购工作。

（三）降低采购成本

对采购人员专业培训后，可以提高这些人员的采购技巧和对市场的熟悉程度，采购质量明显提升，同时还能降低采购成本。比如，可以在信息化改造的基础上进行采购管理，有效完成相关采购任务，这种管理措施可以缩减采购人员，既能节省采购和仓管的人力，同时还能降低公立医院工作开展成本。

四、结语

综上所述，优化公立医院后勤物资采购体系对医院的经济效益和管理效率提高具有重要作用，但当前很多公立医院后勤物资采购方面存在着诸多问题，为提高物资采购管理效率，需要针对性解决相关问题，优化医院后勤物资采购管理措施，有效提高采购成效，进而全面体现出公立医院的社会效益和经济效益，本文提出几点策略，以期能够为相关部门提供借鉴。